Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Pilotbereiche der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und elektronischen Studierendenakte.

Die Universität Koblenz-Landau beabsichtigt die Beschaffung, Einführung und den Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Workflowkomponente für die Automation und Digitalisierung interner Prozesse (außerhalb spezieller Fachverfahren), sowie Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Die Universität Koblenz-Landau hat für das Projekt zwei Pilotbereiche benannt: Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung und die elektronische Studierendenakte.

Hochschulen müssen als subzentrale öffentliche Auftraggeber gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU ab dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronisch-strukturierte Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Um dieser Verarbeitungspflicht nachzukommen, soll ein DMS mit Workflowkomponente als geeignetes IT-System zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung beschafft werden.

Der zweite Pilotbereich beinhaltet die Einrichtung einer elektronischen Studierendenakte zur rechtsverbindlichen Verwaltung von studienrelevanten Dokumenten. Die technische Basis bildet dabei das DMS, über dessen Oberfläche u.a. die Abgabe von Abschlussarbeiten, inklusive Anbindung an das Campusmanagementsystem, realisiert wird. Aktuell sind die HIS-GX Module SOS, POS und LSF sowie HISConnect im Einsatz, welche perspektivisch im Zeitraum von Oktober 2022 bis April 2029 durch HISinOne abgelöst werden.

Diese Software (im weiteren DMS-Software) soll als On-Premise Variante vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt und implementiert werden.

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, die Konfiguration einschließlich einer notwendigen Anpassung von Parametern auf die besonderen Anforderungen der Universität Koblenz-Landau (z.B. Customizing), die funktionsfähige Bereitstellung, die Einführung und die (zeitweise) Betriebsunterstützung eines DMS sowie die Anbindung von weiterhin genutzten Verfahren und die Schulung von Personal in die DMS-Software. Innerhalb des Einführungsprojekts sind die folgenden Dokumente verpflichtend in Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Universität Koblenz-Landau zu erstellen:

- Rollen- und Rechtekonzept

- Verfahrensdokumentation

- Schulungskonzept

- Datenschutzkonzept.

Der Beschaffungsgegenstand muss die Funktionalitäten der Pilotbereiche: elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung und elektronische Studierendenakte abbilden können. Daneben werden Funktionalitäten abgefragt um eine zukünftige Nutzung als flächendeckendes DMS sicherzustellen. Hierzu zählen insbesondere die Überlegungen das identische System z.B. für Bau-, Projekt- oder Personalakten nutzen zu können.

Die bereitzustellende DMS-Software muss insbesondere folgende Funktionsbereiche abdecken:

- Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

- Elektronische Studierendenakte

- Möglichkeiten zur kollaborativen Zusammenarbeit

- Archivkomponente

- Scan- und OCR-Komponenten

- Workflowkomponente

- individuelle Rechtezuweisung auf eine Vielzahl an Nutzergruppen.

Die vollständigen Funktionsbereiche, die die zu beschaffende DMS-Software abdecken muss, liegen als Anlage 603 "Anforderungskata-log_Gesamtbewertungsmatrix" bei.