Rigsarkivet skal forlade sine nuværende bygninger på Slotsholmen med adressen Rigsdagsgården 9, 1218 København K.

Derfor skal i alt ca. 17 225 hyldemeter arkivalier flyttes fra Rigsdagsgården 9, 1218 København K på Slotsholmen til Kalvebod Brygge 32-34, 1560 København V, med start d. 2.10.2017.

Der skal i denne forbindelse gennemføres en intern flytning af arkivalier på Kalvebod Brygge på op til 2 000 hyldemeter.

Selve flytteopgaven består af fire faser i en fastlagt rækkefølge. Af praktiske og logistiske grunde er det er et minimumskrav, at denne rækkefølge fastholdes og følges af leverandøren. De 4 faser fremgår detaljeret af udbudsmaterialet.

Nedenfor er en redegørelse for indholdet af de 4 faser:

Fase 1) Flytning af ca. 14 600 hyldemeter almindelige arkivalier fra Slotsholmen til Kalvebod Brygge. (foretages primo oktober 2018 til medio marts 2018);

Fase 2) Flytning af op til ca. 2 000 hyldemeter primært almindelige arkivalier internt på Kalvebod Brygge. (foretages medio marts 2018 til medio april 2018);

Fase 3) Flytning af ca. 2 200 hyldemeter kartoteksæsker fra Slotsholmen til Kalvebod Brygge. (foretages medio april 2018 til medio maj 2018);

Fase 4) Flytning af ca. 425 hyldemeter »storformater« (større end standard-æsker) fra Slotsholmen til Kalvebod Brygge. (foretages medio mej 2018 til ultimo maj 2018);

Fase 4 afsluttes senest 31.5.2018 og herved afsluttes den fysiske del af flytteopgaven. D. 1. juni startes afleveringsforretningen.

Afleveringsforretningen vil foregå ved, at parterne i fællesskab besigtiger de flyttede arkivalier samt til- og fraflytningsadressen. Afleveringsforretningen skal senest være afsluttet 30.6.2018. Afleveringsforretningen afsluttes ved at begge parter godkender og underskriver et dokument som afslutter afleveringsforretning og slutregnskab og dermed den samlede flytteopgave.