Door de wereldwijde pandemie COVID-19, die kan worden gekenmerkt als een onvoorzienbare omstandigheid, zijn de inkoopvolumes (afnames) van deelnemende instellingen over de jaren 2019, 2020 en lopende het jaar 2021 gekelderd. Afnames zijn gereduceerd tot meer dan 50%. Wat de toekomst gaat brengen en de impact zal zijn op het 'nieuwe (hybride)werken’ is tevens ook niet te voorzien.

Op basis van Artikel 2.163e AW zijn penvoerder (ROC van Twente) en opdrachtnemer (Canon) overeengekomen de opdracht met 12 maanden te verlengen om de negatieve gevolgen van COVID-19 te compenseren en deelnemers de tijd te geven om te bezien wat de impact zal zijn op het onderhavige inkooppakket.

Evident is dat partijen de COVID-19 pandemie niet konden voorzien, er geen wijziging van de algemene aard van de opdracht is en dat de (opdracht)waarde van deze niet wezenlijke wijziging niet meer bedraagt dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

Artikel 2.163e AW is van toepassing. Artikel 2.163d, tweede tot en met zesde lid, is van overeenkomstige toepassing.

Onder normale omstandigheden kan een opdracht die (anders dan gebruikmakend van verlengingsopties opgenomen in de aanbestedingsstukken en het lopende contract) niet worden verlengd omdat er dan in feite sprake is van een nieuwe opdracht die moet worden aanbesteed. Doen partijen dit toch dan is dit een zogenaamde wezenlijke wijziging. Dit is niet toegestaan.

Er zijn echter een aantal uitzonderingen die een niet-wezenlijke wijziging (en dus toegestane wijziging) opleveren. De uitzonderingsgronden zijn opgenomen in de artikelen 2.163b tot en met 2.163g van de Aanbestedingswet. De relevante uitzonderingsgrond in onderhavige COVID-19 situatie is “onvoorzienbare omstandigheid” Artikel 2.163e. Ten tijde van de aanbesteding en het sluiten van de overeenkomst was Covid-19 en de bijbehorende impact op partijen - waarvan het einde nog niet in zicht is - onvoorzienbaar. Dit biedt partijen de ruimte om gewijzigde afspraken te maken om verliezen die ten gevolge van Covid-19 niet terug te verdienen zijn in de normale looptijd en optiejaren. Daarom wordt een extra verlenging van 12 maanden - een zogenoemde holiday period voor - ter compensatie van voorbedoelde verliezen toegevoegd zodat de einddatum 31-12-2023 wordt.

Oorspronkelijke opdracht is gepubliceerd op 10-09-2018 met TenderNed kenmerk: 195480. Zie bijgevoegde aankondigen.