EDF Groupe souhaite acquérir pour ses agents une solution logicielle SAAS de gestion des frais et services associés (archivage) en remplacement de l'actuelle.
Cette solution permettra de créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait), de gérer les demandes et reprises d’avance et gérer les indemnités kilométriques.
Le montant global du marché est estimé à 8 M€ avant négociation sur la durée totale du marché (8 années dont options)
La DRH Groupe EDF souhaite analyser les applications informatiques disponibles dans le domaine de la gestion des frais.
Le service doit permettre l’arrêt de l’application actuelle, et offrir la possibilité de :
— créer, modifier et valider des notes de frais (au réel ou au forfait),
— gérer les demandes et reprises d’avance,
— gérer les indemnités kilométriques,
— gérer les ordres de mission (déplacements professionnels qui nécessitent l’utilisation du véhicule personnel) et les déclarations de sinistres – lot optionnel,
— gérer l’archivage selon la norme ISO NF461 – lot optionnel.
Les processus seront totalement dématérialisés, avec une fonction de scan des justificatifs (le fait générateur et les justificatifs de dépense), ainsi qu’un stockage centralisé probant sur 3 ans plus l’année en cours (agréé par l’Urssaf et l’administration fiscale).
Les enjeux principaux du projet de gestion des frais sont :
— de disposer d'un SI fonctionnel, facile d'utilisation, bon marché et moderne,
— de proposer une expérience utilisateur innovante et facilitante à l’aide d’une saisie sur plusieurs supports (par ordinateur, tablette, smartphone…),
— de mettre en place un service qui permet de se conformer à la réglementation et de faciliter tout audit (audit externe ou audit interne),
— de permettre la récupération de la TVA sur les dépenses au réel.
L'éditeur sera également en mesure d'assurer quelques éléments d'intégration si besoin, la maintenance, l'expertise et la formation au service.
La majorité de l'intégration au SI de l'entreprise sera fait par les services internes.