De ni erhvervsakademier og 5 maritime professionsbacheloruddannelser i Danmark (Ordregiverne) udbyder i fællesskab en IT-løsning til at understøtte digitalisering og administration af eksamensprocesser — skriftlige som mundtlige. Udover selve systemet omfatter udbuddet også implementeringen hos de respektive uddannelsesinstitutioner, samt efterfølgende drift, support og vedligeholdelse. De løbende ydelser kan forlænges ud over de fastsatte 4 år i yderligere 2 gange et år. Den maksimale løbetid for kontrakten er således seks år regnet fra tidspunktet for overtagelsesdagen for systemet (og dermed ikke regnet fra tildelingen).
De omfattede uddannelsesinstitutioner gennemfører en række forskellige prøve- og eksamensforløb fra helt enkle skriftlige og mundtlige eksaminer til eksaminer, hvor forskellige prøveformer kombineres. Systemet skal understøtte denne variation i eksamensformer.
Eksamensadministrationssystemet skal fungere i tæt integration med uddannelsesinstitutionernes (øvrige) studieadministrative systemer for de respektive uddannelser, og systemet vil blive et kritisk system i institutionernes virksomhed og aktiviteter, hvorfor der i høj grad lægges vægt på, at systemet er velfungerende og let at arbejde i, samt — ikke mindst — at systemet kan driftsafvikles på en stabil og sikker måde. Det gælder særligt i spidsbelastningsperioder og under et stort antal brugere. Eksamensadministrationssystemet skal driftsafvikles samlet for alle de omfattede uddannelsesinstitutioner, og både driften samt den løbende vedligeholdelse og support skal varetages af den vindende tilbudsgiver.
Tilbudsgiver skal endvidere levere projektbistand til klargøring, test og implementering af systemet.
Ordregiverne under dette udbud er de 14 respektive nævnte uddannelsesinstitutioner, der dels er nævnt i afsnit VI.3) og i øvrigt er beskrevet uddybende i udbudsbetingelserne med bilag, men anskaffelsen skal betragtes som en helhed, der koordineres af en nedsat styre- og projektgruppe.
Erhvervsakademi Aarhus fungerer som udbudsfuldmægtig for de 14 deltagende uddannelsesinstitutioner i forhold til gennemførelsen af dette udbud, men selve kontrakten vil blive underskrevet af de enkelte institutioner, der således både er ordregivere og kontraktparter i forhold til den vindende tilbudsgiver (dvs. den valgte leverandør).