Kontrakt om levering, konfiguration, udvikling, udrulning, vedligeholdelse, support og videreudvikling af tjenestetidssystem.
Kriminalforsorgen har ansvar for landets arrester og fængsler samt tilsyn af lovovertrædere, der har fået andre domme end frihedsberøvende domme.
Ressourcestyring, vagtplanlægning og daglig aktivitetsregistrering for Kriminalforsorgens personale foregår i dag lokalt på Kriminalforsorgens institutioner og er it-understøttet af to forskellige it-systemer. Aktiviteterne foregår lokalt og omfatter mange forskellige personalegrupper og dermed overenskomster. Der anvendes i dag forskellige principper for vagtplanlægning og registrering, og det er en løbende udfordring at sikre, at der i vagtplanlægningen allokeres et tilstrækkeligt antal personale til at dække planlagte vagter, samt at disponibelt personale kan dække opståede vagter ved fx sygdom.
— Til systemerne er knyttet ca. 100 terminaler til tidsregistrering placeret i Kriminalforsorgens forskellige enheder.
— Som en del af reorganiseringen er der etableret en ny organisationsstruktur med 3 niveauer (områder, institutioner og enheder). Den nye organisationsstruktur kan på sigt indebære, at vagtplanlægningen ikke fremadrettet kun vil finde sted enhed for enhed, men eksempelvis også på institutionsniveau. Som led heri skal etableres et system, der blandt andet muliggør planlægning på flere niveauer, herunder område, institutions og enhedsniveau.
— Kriminalforsorgen omfatter ca. 5 000 medarbejdere og ca. 90 enheder.
— Kriminalforsorgen ønsker fremadrettet at sikre en optimal ressourceanvendelse og effektiv opgavevaretagelse hos Kriminalforsorgen.
På den baggrund udbyder Kriminalforsorgen anskaffelsen af et nyt system, der kan anvendes i alle Kriminalforsorgens enheder uanset art og geografisk placering.
Hovedegenskaberne i Systemet vil være:
1) Funktionalitet, der understøtter den overordnede proces (planlægningscyklus) og planlægningstyper samt underliggende processer for planlægning og registrering af tjenestetidsaktiviteter for alle Kriminalforsorgens ansatte, herunder opsamling af data via flexterminaler.
2) Funktionalitet, der understøtter anvendelse af alle gældende regelsæt (overenskomster, lovgivning, »Vejledende bestemmelser« og lokale tilpasninger af »Vejledende bestemmelser«), som Kriminalforsorgens medarbejdere skal tage højde for i forbindelse med planlægning og registrering af tjenestetidsaktiviteter i Systemet.
3) Understøttelse af overførsel af data til SLS (Statens Lønsystem).
4) Integration til AD så login for brugere kan foregå via AD.
— Systemet skal af sikkerhedsmæssige årsager driftes og hostes af Kriminalforsorgen eller en af Kriminalforsorgen udpeget tredjeparts leverandør, som ligeledes vil være det sted, hvor data skal opbevares.
— Leverandørens hovedleverancer er:
A) Afdækning af Kundens behov gennem afholdelse af indledende workshops med Kunden, således at Kriminalforsorgen får indsigt i systemets muligheder og ud fra de angivne behov i udbudsmaterialet i samarbejde med leverandøren kan beslutte den mest hensigtsmæssige brug af systemet
B) Levering og konfiguration af et standardsystem (inklusive licenser) og eventuel udvikling af kundespecifikke tilpasninger.
C) Udrulning og gennemførsel af et Pilotforløb samt støtte til Kunden i forbindelse med den tekniske og organisatoriske udrulning i resten af organisationen.
D) Levering og opsætning af flexterminaler.
E) Undervisning og uddannelsesmateriale bl.a. i form af korte videoer til selvundervisning.
F) Support, vedligeholdelse og videreudvikling af Systemet.
— Det forventes, at udrulningen vil løbe over en længere periode, hvor først enkelte af Kriminalforsorgens enheder eller afdelinger vil afprøve systemet i en pilot og dermed skabe et erfaringsgrundlag, førend systemet udrulles til resten af landet.