Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen:

— Vorbereiten und Scannen von Dokumenten,

— Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme,

— Zwischenlagerung digitalisierter Akten.

Die ITEBO GmbH hat die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/ Aktendigitalisierungen durchgeführt. Die Rahmenvereinbarung kann durch die ITEBO GmbH selbst sowie für alle Gesellschafter der ITEBO GmbH genutzt werden, wobei die ITEBO GmbH die notwendigen Leistungen aus der Rahmenvereinbarung bedarfsweise abruft, koordiniert und die Abrechnung mit den jeweiligen Gesellschaftern vornimmt.

Zu den Leistungen gehören insbesondere:

Transport:

— Bereitstellung von Transportbehältern,

— Transport der Aktenbehälter,

— Rücktransport der Akten.

Digitalisierung:

— Vorbereiten der Dokumente,

— beidseitiges Scannen der Dokumente,

— Übergabe der Daten an das Dokumentenmanagementsystem (Metadaten),

— teilweise Zwischenlagerung der digitalisierten Akten,

— Entsorgung von „Verbrauchsmaterial“.

Nebenleistungen/Vorgaben an die Auftragsdurchführung:

— Schulung der Mitarbeiter der ITEBO sowie der Mitarbeiter der jeweiligen Institutionen (Aktenstandorte),

— regelmäßige Sicherungen der Datenbank (redundant) mit den Scan-Daten.

Speicherung der Daten auf einem Datenserver in Deutschland.

Die Rahmenvereinbarung ist mit einem Auftragnehmer geschlossen worden.