Kauf, Einführung und Wartung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Informationen.
Der Auftraggeber plant die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Das zu beschaffende DMS soll am Standort Hannover eingesetzt und als unternehmensweites elektronisches Archiv sowie DMS von bis zu 2 500 Mitarbeitern und bis zu 500 externen Nutzern genutzt werden. Zukünftig sollen somit mehrere Millionen Dokumente über unterschiedlich lange Zeiträume von bis zu 30 Jahren rechts- und revisionssicher verwaltet werden.
Die Hauptaufgaben des zukünftigen DMS sind die digitale Erfassung, Bereitstellung und Verwaltung inkl. automatischer Prozesssteuerung (Workflow) aller eingehenden und bestehenden Dokumente. Der Zugriff auf Dokumente muss sowohl internen wie auch externen Nutzern möglich sein. Das angebotene DMS muss über standardisierte Systemschnittstellen, insbesondere zu SAP, zur Integration in die bestehende IT-Infrastruktur des Auftraggebers verfügen. Im Rahmen des Auftrages muss das DMS an die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers angepasst werden. Für die Umsetzung dieser Anforderungen sucht der Auftraggeber ein geeignetes Softwaresystem sowie einen geeigneten Vertragspartner, der die Umsetzung zusammen mit dem Projektteam des Auftraggebers realisiert. Hardwarekomponenten (Server, Archivspeicher etc.) sind nicht Bestandteil der Vergabe.
Nach derzeitigem Stand sind folgende Einführungsschritte geplant und Bestandteil der Vergabe:
(1) Erstkonfiguration: Bereitstellung und Konfiguration einer Basislösung zu Beginn des zweiten Halbjahres 2017. Diese umfasst die Installation und kundenspezifische Basiskonfiguration des Systems. Zudem sind kundenspezifische Anforderungen durch die Konfiguration eines Workflows einzurichten.
(2) Wissensaufbau: Entwicklung und Durchführung von Schulungen für Multiplikatoren und Administratoren (fachlich und IT). Das Ziel ist ein umfassender Wissenstransfer mit dem sichergestellt wird, dass zukünftige Ausbaustufen des Systems durch den Auftraggeber in begrenztem Umfang selbst übernommen werden können.
(3) Wartung und Support: Nach Inbetriebnahme der Lösung sollen Wartungs- und Unterstützungsleistungen durch den Anbieter übernommen werden.
Vor der endgültigen Vergabe an den Bieter mit der höchsten Eignung, behalten wir uns vor ein Proof of Concept durchzuführen, um die gemachten Angaben zur Leistungsfähigkeit des angebotenen Systems zu überprüfen.