Gegenstand des Ausschreibungsverfahrens waren losspezifische Rahmenvereinbarungen (7 Lose) im Bereich Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) zur Erbringung von Personaldienstleistungen für die Entleiherin.
Der Gegenstand dieses Loses beinhaltet insbesondere die folgenden Bereiche:
— Warenannahme und -verteilung,
— Materialausgabe, Bestellung und Verteilung von Büromaterial,
— Postverteilung in 2 Gebäudekomplexen,
— Wertstoffentsorgung (Müll, Toner, Styropor, Kartonagen, Reißwolf-Papiercontainer),
— Gebäudemanagement, bspw.:
—— Kleinere handwerkliche Tätigkeiten/Reparaturen (z. B. Lampenwechsel),
—— Begleitung von externen Handwerkern bei Reparaturen in den Gebäudekomplexen,
—— Überprüfung und Betreuung von Reinigungs- und Renovierungsarbeiten,
—— Abstimmung mit den jeweils zuständigen Ansprechpartnern,
—— Überwachung von fälligen Wartungsfristen.
— Mithilfe bei hausinternen Umzügen (Möbel- und Materialtransport),
— Unterstützung bei der Gestaltung der Unterbringung und Raumbelegung,
— Vorbereitung von Besprechungsräumen (z. B. Bestuhlung, Bewirtung etc.),
— Kontakt mit der Hausverwaltung,
— Erledigung von Einkäufen, Besorgungen,
— Dienstfahrten.
Der Bedarf an Unterstützungsleistungen beinhaltet dabei insbesondere die folgenden Bereiche:
— Durchführen von Organisationsuntersuchungen und Organisationsentwicklung,
— Erstellen und Optimieren von organisatorischen Konzepten inkl. Wirtschaftlichkeitsanalysen und Handlungsempfehlungen,
— Geschäftsprozessmanagement,
— Verwaltung der internen Mobiltelefonie sowie landesweite (Baden-Württemberg) Ansprechperson für den Mobilfunkrahmenvertrag (Endgeräte-und Vertragsmanagement),
— Konzeptionelle sowie datenbankbasierte administrative Verwaltung der Zutrittskontrolle,
— Veranstaltungsmanagement,
— Sonderaufgaben für die Teamleitung im Rahmen von Projekten und beim Erstellen von Konzepten zu hausinternen Regelungen.
Dienstanweisungen u. ä.
— Mitgestaltung bei der Implementierung von IT-Grundschutzmaßnahmen.
Der Bedarf an Unterstützungsleistungen beinhaltet dabei insbesondere die folgenden Bereiche:
— Mitarbeit in der Kosten- und Leistungsrechnung,
— Mitarbeit bei der Kalkulation von IT-Leistungen und Projekten,
— Mitarbeit bei der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen,
— Mitarbeit im Produkt- und Projektcontrolling,
— Mitarbeit bei der Budgetplanung und Budgetüberwachung,
— Mitarbeit bei der Betreuung des Berichtssystems und Erstellen von Ad-hoc-Berichten.
Der Bedarf an Unterstützungsleistungen beinhaltet dabei insbesondere die folgenden Bereiche:
— Erstellen und Veröffentlichen von internen/externen Stellenausschreibungen in Zusammenarbeit mit den Fachreferaten,
— Korrespondenz und telefonischer Kontakt (Auskünfte) mit Bewerberinnen und Bewerbern sowie mit den Fachabteilungen,
— Bewerberlisten erstellen, geeignete Profile erkennen und in den Bewerberlisten ausweisen,
— Terminierung, Vorbereitung und Durchführung bzw. Koordination von Vorstellungsgesprächen,
— Erstellen von Personalratsvorlagen zur Einstellung von neuen Mitarbeitenden,
— Beteiligung der Beauftragten für Chancengleichheit und des Schwerbehindertenvertreters überwachen,
— Unterstützung der Personalsachbearbeiter/innen.
Der Gegenstand dieses Loses beinhaltet insbesondere die folgenden Bereiche:
— Selbstständige Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren,
— Selbstständige Erstellung von Vergabe- und Vertragsunterlagen unter Einbeziehung der Fachabteilungen,
— Unterstützung bei der Prüfung rechtlicher Fragestellungen im Vergabebereich,
— Beratung und Unterstützung der Fachabteilungen bei der Leistungsbeschreibung und Vertragsgestaltung bei freihändigen Vergaben,
— Mitwirkung bei sonstigen Beschaffungen.
Der Bedarf an Unterstützungsleistungen beinhaltet dabei insbesondere die folgenden Bereiche:
— Verwaltung von (Lizenz- und Wartungs-) Verträgen,
— Unterstützung bei der Erstellung von Compliance-Berichten und Kennzahlen (z. B. Lizenzbestände),
— Beratungsleistung zu diversen Lizenzierungsmodellen unterschiedlicher Hersteller,
— Pflege des zentralen Lizenzmanagementsystems mit Erfassung von Lizenzen und Verträgen,
— Pflege und Verwaltung des Lizenzpools,
— Unterstützung bei Beschaffungen und Ausschreibungen,
— Pflege und Aufbau eines Software-Warenkorbes,
— Unterstützung bei Softwareaudits.
Der Bedarf an Unterstützungsleistungen beinhaltet dabei insbesondere die folgenden Bereiche:
— Unterstützung der Abteilungsleitung und der Referatsleitungen,
— Organisatorische Aufgaben, z. B. Besprechungs- und Terminorganisation, Dienstreise- und Veranstaltungsorganisation, Telefonzentrale, Informationsverteilung, Zusammenarbeit mit den Hausdiensten und den anderen Geschäftsstellen,
— Verwaltungsaufgaben, z. B. Schriftverkehr, Dokumentenablagemanagement, Überwachung von Vorgängen, Protokollführung, Postein- und Postausgang, Schlüssel- und Transponderverwaltung, Überwachung von gesetzten Terminen und Überwachung der Aufgabenerledigung mit rechtzeitigem Einfordern der Leistungen,
— Erfassung von Krankheitstagen und Unterstützung administrativer Abläufe bei der elektr. Zeiterfassung.