De onderhavige opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst voor diensten voor de organisatie van evenementen in het kader van het Belgische voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie van 1 januari tot en met 30 juni 2024 in opdracht van de FOD Sociale Zekerheid, de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, de POD Maatschappelijke Integratie en het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen. De aanbestedende overheid zoekt een dienstverlener 'Professional Congress Organiser' (hierna 'PCO' genoemd).
De opdracht omvat:
- de praktische en technische bijstand bij de organisatie van de evenementen van de FOD Sociale Zekerheid, de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, de POD Maatschappelijke Integratie en het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen die worden georganiseerd in het kader van het Belgische voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie van 1 januari tot en met 30 juni 2024.
- de organisatie en coördinatie van het onthaal en het goede verloop van de evenementen van de FOD Sociale Zekerheid, de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, de POD Maatschappelijke Integratie en het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen die worden georganiseerd in het kader van het Belgische voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie van 1 januari tot en met 30 juni 2024.
De opdrachtnemer wordt verzocht de aan de raamovereenkomst deelnemende organisaties bij te staan bij de planning, organisatie en uitvoering van alle technische bijstand en organisatorische aspecten van elk evenement, door alle nodige knowhow, diensten, logistiek, materiaal, uitrusting, enz. ter beschikking te stellen, in samenwerking met het projectteam van elke aan de raamovereenkomst deelnemende organisatie, de interne diensten van de aan de raamovereenkomst deelnemende organisaties en de externe partners.
De opdracht omvat:
- de praktische en technische bijstand bij de organisatie van de evenementen van de FOD Sociale Zekerheid, de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, de POD Maatschappelijke Integratie en het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen die worden georganiseerd in het kader van het Belgische voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie van 1 januari tot en met 30 juni 2024.
- de organisatie en coördinatie van het onthaal en het goede verloop van de evenementen van de FOD Sociale Zekerheid, de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, de POD Maatschappelijke Integratie en het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen die worden georganiseerd in het kader van het Belgische voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie van 1 januari tot en met 30 juni 2024.
De opdrachtnemer wordt verzocht de aan de raamovereenkomst deelnemende organisaties bij te staan bij de planning, organisatie en uitvoering van alle technische bijstand en organisatorische aspecten van elk evenement, door alle nodige knowhow, diensten, logistiek, materiaal, uitrusting, enz. ter beschikking te stellen, in samenwerking met
het projectteam van elke aan de raamovereenkomst deelnemende organisatie, de interne diensten van de aan de raamovereenkomst deelnemende organisaties en de externe partners.
De organisator(en) moet(en) alles kunnen organiseren, ook online of hybride evenementen. Wij verwachten van hem dat hij de uit te voeren acties kan plannen en het budget kan opstellen en respecteren, d.w.z. een transparante terugkoppeling over de cijfers en kosten. Wij verwachten budgettaire transparantie en een proactieve feedback over de obstakels, problemen en vordering bij de voorbereiding.
Hij zal de dienstverleners, leveranciers en betrokken partijen (cateraar, cameraman, artiesten, technisch personeel, enz.) moeten contacteren en selecteren indien die niet reeds in een raamcontract zijn opgenomen of door onze keuze worden opgelegd. Eenmaal het project is gepland, zal hij, indien nodig, de plaats van het evenement bepalen en de nodige reserveringen maken, overeenkomstig de wensen en de stappen die de deelnemer aan de raamovereenkomst reeds heeft ondernomen. Hij is ook verantwoordelijk voor alles wat draait rond gastvrijheid (hotels, verplaatsingen, enz.) en voor de verwerking van de uitnodigingen en accreditaties via een in het kader van het voorzitterschap opgelegd systeem (raamovereenkomst FOD Buitenlandse Zaken, met name voor formele en informele evenementen) of via een eigen systeem (op verzoek van een deelnemer aan de raamovereenkomst).
Op het terrein zorgt hij voor alle logistieke aspecten van het project (installatie, verlichting, geluidssysteem, beveiliging, accreditaties/vestiairemunten, enz.)
Als aanspreekpunt moet hij in staat zijn alle vragen te beantwoorden en eventuele organisatorische problemen op te lossen.