Oy Turku Energia – Åbo Energi Ab (jäljempänä Turku Energia) hakee kumppania sähkö-, tele-, teollisuusautomaatio- ja ulkovaloverkostojen tarvikkeiden mahdollisimman tehokkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen toimittamiseen.
Hankintakokonaisuuteen sisältyy toimittajan Turku Energian tiloissa ylläpitämä kaupintavarasto sekä työmaakohtaisesti projekteittain tilattavat tavarahankinnat. Kaupintavarastossa ylläpidettävä materiaali muodostuu erilaisista sähkötarvikkeista (noin 500 nimikettä).
Kaupintavaraston ylläpito edellyttää Tarjoajan tilausjärjestelmän/verkkokaupan integroimista Tilaajan toiminnanohjausjärjestelmään Tilaajan määrittelemällä tavalla. Tavaran otosta kaupintavarastosta muodostuu sähköinen tilaus ja valmiiksi tiliöity lasku Tilaajan toiminnanohjausjärjestelmään. Palvelutoimittajan tulee tarjouksessaan sitoutua siihen, että palvelu on käytössä 1.7.2022 mennessä ja sähköinen rajapinta tilauksissa ja laskutuksissa toimii tuolloin.
Sähköiseltä rajapinnalta vaadittavat toiminnallisuudet ja vaatimukset sekä vastuut määritetään ja neuvotellaan valitun toimittajan kanssa sopimuksen allekirjoitukseen mennessä pohjautuen kilpailutusprosessin aikana toimitettuun dokumentaatioon ja käytyihin neuvotteluihin.
Projektikohtaisesti tilattavat materiaalit ovat mm. työkohteisiin tilattavia materiaalitoimituksia. Projektikohtaisesti tilattavat materiaalit tulee merkitä selkeästi pakettikohtaisesti, jotta materiaaleja vastaanotettaessa tunnistetaan, mille projektille materiaalit on tilattu.
Kilpailutettavien hankintojen yhteenlaskettu vuosittainen ennakoitu arvo on yhteensä 700 000 Euroa (Alv 0 %). Turku Energia ei sitoudu arvioituun hankintojen vuosiarvoon.
Sopimuksen alkamisen tavoiteajankohta on 1.7.2022. Sopimuskausi on 1.7.2022 - 30.6.2025. Hankintaan liittyy 3 vuoden optioaika 1.7.2025 - 30.6.2028, jonka mahdollisesta lunastamisesta tehdään päätös 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Mikäli aloitus viivästyy, sopimuskaudet lykkääntyvät vastaavalla viivästymisajalla.
Hankinnasta kiinnostuneita Ehdokkaita pyydetään toimittamaan osallistumishakemus asetettuun määräaikaan mennessä.
Hankintakokonaisuuteen sisältyy seuraavat osa-alueet:
- Päivittäinen operatiivinen palvelu
- Projektikohtaisesti tilattavat materiaalit
- Automaattisesti täydennettävät kaupintavarastomateriaalit (suurin osa materiaalivirrasta)
- Palautuva materiaali
Päivittäisen operatiivisen palvelun tuottamiseksi toimittajan edellytetään nimeävän palvelusta vastaavan henkilö ja hänen varahenkilönsä.
Projektikohtaisesti tilattavat materiaalit ovat mm. työkohteisiin tilattavia materiaalitoimituksia. Projektikohtaisesti tilattavat materiaalit tulee merkitä selkeästi pakettikohtaisesti, jotta materiaaleja vastaanotettaessa tunnistetaan, mille projektille materiaalit on tilattu.
Kaupintavarastossa ylläpidettävä materiaali muodostuu erilaisista sähkötarvikkeista. Tarvikkeet varastoidaan Turku Energian tiloissa, johon Toimittaja toimittaa automaattisesti materiaalia varastoon hälytysrajojen perusteella. Tarjoajan tulee sitoutua sähköisen integraatiorajapinnan rakentamiseen tarjoajan Kaupintavarasto-järjestelmän ja Turku Energian toiminnanohjausjärjestelmän (Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations, myöhemmin D365) välille 1.7.2022 mennessä käyttöönotettuna ja testattuna.
Toimittajan edellytetään vastaanottavan ja hyvittävän toimittajalta tilattua palautettavaa materiaalia.
Osallistumispyynnön liitteessä "Hankinnan kuvaus Turku Energia" on kuvattu tarkemmin hankintakokonaisuutta ja edellä mainittujen osa-alueiden sisältöä. Lisäksi osallistumispyynnön liitteenä on luonnos hankintasopimuksesta "Hankintasopimusluonnos". Hankinnan yleisinä sopimusehtoina sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä ehtoja (JYSE 2014 Tavarat ja JYSE 2014 Palvelut).
Turku Energia varaa oikeuden tarkentaa/muuttaa hankintaan liittyviä yksityiskohtia sekä sopimusluonnosta hankintaprosessin edetessä. Lopullinen sitova sisältö julkaistaan hankinnan lopullisen tarjouspyynnön yhteydessä.
Soveltuvuusvaatimukset täyttävät Ehdokkaat hyväksytään hankinnan tarjouspyyntövaiheeseen, jossa Tarjoajille toimitetaan täydennettäviä kilpailutusasiakirjoja ja erilaisia tarjoukseen tulevia liitteitä. Kilpailutusasiakirjoissa määritellään tarkemmin hankittavat tarvikkeet ja materiaalit aikatauluineen ja vaatimuksineen.