Hankinnan kohteena on kirjallisuus ja muut kirjastoaineistot mukana olevien tilaajakaupunkien ja -kuntien kirjastoille tämän hankintailmoituksen ja sen liitteiden mukaisesti.
Hankinta ei koske e-aineistoja.
Porvoon kaupungin sivistyslautakunta tekee päätöksen kaikkien mukana olevien hankintayksiköiden puolesta. Jokainen tilaaja (hankintayksikkö) solmii omat samansisältöiset sopimuksensa valittujen toimittajien kesken.
Hankinnan kohteena ovat seuraavat osa-alueet:
1. Kotimainen yleinen kirjallisuus
- sisältäen Suomessa julkaistun ruotsinkielisen ja muun kielisen kirjallisuuden
2. Ulkomainen yleinen kirjallisuus
3. Äänikirjat
4, Nuotit
5. Musiikkiäänitteet
6. Elokuvatallenteet
Tarjoaja voi tarjota yhtä, useampaa tai kaikkia osa-alueita.
Tilaaja valitsee puitejärjestelyyn kaikki hyväksyttävän tarjouksen jättäneet tarjoajat.
Sopimuskausi on 1.1.2022 - 31.12.2023, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa tilaajan päätöksellä alkuperäisin ehdoin ajalle 1.1.2024 - 31.12.2025. Toimittajakohtaisen päätöksen optiokauden käyttöönotosta kaikkien tilaajien osalta tekee Porvoon sivistysjohtaja viimeistään neljä (4) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.
Hankinnassa mukana olevat kirjastot kuuluvat HELLE-kirjastoihin ja käyttävät Koha-kirjastojärjestelmää.
Hankinnan arvioitu arvo on sitoumuksetta noin 750 000 €, alv 0 % / vuosi. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.
Tilaajatahoilla on käytössään Woima-Wirta Oy:n toteuttama sähköinen hankintaportaali, jonka kautta ne tutustuvat valittavissa olevaan kirjastoaineistoon, tekevät valinnat ja tilaavat aineistot. Portaali vertailee kunkin yksittäisen hankinnan hintoja ja ohjaa tilauksen sille aineistotoimittajalle, joka tarjoaa sen tilaushetkellä edullisimpaan hintaan. Tilaaja tekee tilauksia pienemmissä määrin lisäksi myös sähköpostitse ja toimittajan
verkkokaupan kautta.
Kotimaisessa kirjallisuudessa yleisen kirjallisuuden lisäksi tarjonnan tulee sisältää julkisten organisaatioiden, oppilaitosten, erilaisten yritysten ja yhdistysten ja muiden pienkustantajien tuotantoa. Tarjouksessa on selvitettävä vuosittain tarjottavien uutuusnimekkeiden määrä.
Ruotsin- ja englanninkieliseltä kirjallisuudelta edellytämme tarjottavalta aineistolta nimekemäärältään ja sisällöltään laajaa kattavuutta.
Tarjouksessa on selvitettävä vuosittain tarjottavien uutuusnimekkeiden määrä.
Kirjastot tilaavat kotimaisen kirjallisuuden pääsääntöisesti ennakkotilauksina.
Osa-alueeseen sisältyvät Suomessa julkaistu ruotsin- ja muun kielinen kirjallisuus
Ulkomainen yleinen kirjallisuus
Äänikirjat
Nuotit
Musiikkiäänitteet
Elokuvatallenteet