Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von PCs und Zubehör mittels Rahmenvereinbarung. Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
1. Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für MPG;
2. Verkauf und Lieferung von PCs inklusive Standardsoftware sowie zugehörigem Zubehör (wobei das Zubehör isoliert bestellbar ist);
3. Ergänzende Leistungen:
a. Serviceleistungen (Austausch, im Einzelfall Support vor Ort);
b. Bereitstellung einer Online-Plattform mit entsprechenden aktuellen Inhalten, insbesondere Dokumentationen (u. a. Benutzer- und Administrationshandbücher, Beschreibung der Konfiguration und Inbetriebnahme) und Downloads (u. a. Updates der Betriebssoftware, aktuelle Treiber, etc.);
c. Ständig verfügbare Anlaufstelle für Serviceanfragen (z. B. Störungsmeldung, erste Störungsdiagnose);
d. Berichtswesen (Reporting) mit Berichten über Einzelaufträge und das vereinbarte Sortiment.
Alle Kapitel- und Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU).
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von PCs und Zubehör mittels Rahmenvereinbarung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern. Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
1. Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für MPG;
2. Verkauf und Lieferung von PCs inklusive Standardsoftware sowie zugehörigem Zubehör (wobei das Zubehör isoliert bestellbar ist);
3. Ergänzende Leistungen:
a. Serviceleistungen (Austausch, im Einzelfall Support vor Ort);
b. Bereitstellung einer Online-Plattform mit entsprechenden aktuellen Inhalten, insbesondere Dokumentationen (u. a. Benutzer- und Administrationshandbücher, Beschreibung der Konfiguration und Inbetriebnahme) und Downloads (u. a. Updates der Betriebssoftware, aktuelle Treiber, etc.);
c. Ständig verfügbare Anlaufstelle für Serviceanfragen (z. B. Störungsmeldung, erste Störungsdiagnose);
d. Berichtswesen (Reporting) mit Berichten über Einzelaufträge und das vereinbarte Sortiment.
Durch das vorliegende Vergabeverfahren werden in großem Umfang überregional gemeinsame Bedarfe institutsübergreifend gebündelt in den Wettbewerb gestellt und in Form von Abrufverträgen für spätere Institutsabrufe auf der gemeinsamen SRM-Plattform der MPG allen Nutzern zugänglich gemacht. Dies soll über die Anbindung der von den künftigen Auftragnehmern (= Rahmenvertragspartnern) einzurichtenden Online-Shop-Lösungen geschehen. Diese Online-Shop-Lösungen werden dazu in den Beschaffungsworkflow der MPG integriert.
Das bedeutet, dass die Produktsuche und die Zusammenstellung eines Warenkorbs durch die Abrufberechtigten in dem jeweiligen Online-Shop des jeweiligen Auftragnehmers erfolgt, dieser Warenkorb dann aber zum Zwecke der Abwicklung weiterer interner Prozesse (z. B. Genehmigung) an das SRM-System der MPG übergeben werden muss. Die abschließende Bestellung erfolgt dann aus dem SAP-System der jeweiligen Einrichtung der MPG.
Der Datenaustausch zwischen dem Online-Shop des jeweiligen Auftragnehmers und dem eProcurement-System der MPG erfolgt über die SAP-Standard-Schnittstelle OCI (Open Catalog Interface). Das eProcurement-System der MPG nutzt die OCI-Version 4.0 (siehe Kapitel 4 – Lieferantenhandbuch).
Die Generalverwaltung sowie die Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft müssen die PCs und das PC-Zubehör in dem jeweiligen Online-Shop der jeweiligen Auftragnehmer individuell zusammenstellen, auswählen sowie frei konfigurieren können und hierfür den Einzel- und Gesamtpreis (aufgegliedert nach den Leistungsbestandteilen) mit der Möglichkeit zum Ausdruck angezeigt bekommen.
Zu den jeweiligen im Online-Shop angebotenen PCs müssen auch Serviceleistungen in verschiedenen Güteklassen (z. B. Gold / Silber / Bronze) und unterschiedlichen Laufzeiten (36/48/60 Monate) als Option im Online-Shop auswählbar sein.
Volumina:
Im vorliegenden Fall geht der aufgrund einer Umfrage unter den Instituten und Einrichtungen (inkl. der Generalverwaltung) der Max-Planck-Gesellschaft bei seinen Bedarfsträgern zum voraussichtlichen Bedarf der nächsten Jahre für die Basisvertragslaufzeit (24 Monate) von ungefähr folgendem gesamten Beschaffungsvolumen für 24 Monate aus, das mit der ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung insgesamt mit den jeweiligen Auftragnehmern gedeckt werden soll:
PCs gesamt: ca. 6 900 Stück;
davon: Mini PCs ca. 1 700 Stück;
Business PCs ca. 2 400 Stück;
High End PCs ca. 1 500 Stück;
Workstations ca. 1 300 Stück.
Es handelt sich bei den angegebenen Mengen um Schätzwerte, die so genau wie möglich ermittelt wurden. Abweichungen von diesen unverbindlichen Schätzwerten nach oben oder unten sind möglich und für den Auftraggeber zulässig. Der jeweilige Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Mindestbestellmenge aus der Rahmenvereinbarung.