Uitgangspunten voor het Huisvestingsprogramma Vlaamse overheid Brussel
De huidige huisvesting van de Vlaamse ambtenaren in Brussel is verspreid over meerdere kantoorgebouwen op diverse locaties. Het merendeel van de ambtenaren oefent zijn functie uit vanuit de Brusselse Noordwijk, waar de Vlaamse overheid ook diverse kantoorgebouwen huurt. In de loop van 2017 komen twee belangrijke huurovereenkomsten op einddatum. Gezien de ouderdom van beide gebouwen wordt geopteerd om een nieuwe huisvesting te betrekken, die meer is aangepast aan de hedendaagse noden, behoeften en mogelijkheden, zonder dat op heden vastligt op welke wijze dit vorm zal krijgen. In opdracht van de Vlaamse overheid, staat PMV in voor het laten realiseren van het huisvestingsprogramma Vlaamse overheid Brussel. Er wordt hoe dan ook groot belang gehecht aan duurzame huisvesting voor de Vlaamse overheid. In totaal wordt kantoorruimte gezocht voor circa 2.000 tot 2.600 ambtenaren, ingericht volgens het Anders Werken-principe of een opvolger.
Opdracht voor het Huisvestingsprogramma Vlaamse overheid Brussel
De opdracht bestaat uit het ontwerpen, bouwen en terbeschikkingstellen (via een huur) van een gebouw, of aaneengesloten gebouwencomplex, of gebouwdeel (dat op zich als een functionele eenheid te beschouwen is / een eigen identiteit zou kunnen uitstralen - zgn. ‘single tenant') op een door de opdrachtnemer voorgestelde locatie. Verder bestaat de opdracht eveneens uit het realiseren en financieren van de inrichtingswerken.
A) Het huurcontract zal gesloten worden met de Vlaamse overheid.
Er wordt uitgegaan van een initiële huurperiode van minstens 9 jaar, met aanvang eind 2016.
De looptijd kan op verzoek van de huurder tot drie maal toe worden verlengd met bijkomende periodes van telkens 3 jaar. De huurovereenkomst bevat service level agreements waarbij kwaliteitseisen tijdens de looptijd van de huurovereenkomst afdwingbaar worden gemaakt op straffe van huurvermindering en/of mogelijkheid tot het vorderen van de ontbinding van de huurovereenkomst. Na afloop van de – al dan niet verlengde - huurperiode moet de huurder kunnen beschikken over een aankoopoptie (aan marktwaarde) m.b.t. het project. Tijdens de looptijd van de huurovereenkomst beschikt de huurder over een voorkooprecht. De exacte modaliteiten van de huur, waaronder ook de duur, net als de verdere voorwaarden en juridische structurering waaronder het huisvestingsprogramma dient gerealiseerd te worden, zullen het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen.
B) De kandidaat zal daarnaast een investeringsvoorstel moeten voorleggen voor participatie van de Vlaamse overheid, PMV en / of een andere entiteit van de PMV-groep. De concrete modaliteiten van een eventuele participatie zullen in een volgende fase nader bepaald kunnen worden. In deze fase staat nog geenszins vast of en op welke wijze de participatievoorstellen deel zullen uitmaken van de toewijzing. Inzonderheid wordt erop gewezen dat de ESR-95 neutraliteit van het project cruciaal is en dat het project in de loop van de gunningsprocedure ten allen tijde zal moeten kunnen worden aangepast om die doelstelling te kunnen realiseren.
Vereisten cq. randvoorwaarden
Het huisvestingsprogramma moet aan de volgende vereisten / randvoorwaarden kunnen voldoen, waarvoor de de nodige stavingsstukken en onderbouwing moeten voorgelegd worden:
1. Oppervlaktebehoefte
Bruto (verhuurbare) Oppervlakte van 40 000 à 55 000 m² (BACS-meetcode), inclusief specifieke, gebouwgebonden behoeften en cateringbehoeften, te verhogen met archiefruimte, parkeerplaatsen en fietsenstallingen. Dit komt (indicatief) overeen met 20 000 à 26 000 m² Office Area en Local Support Area, gemeten volgens de EU-code EN 15221-6 “Facility Management, deel 6: Metingen van gebied en ruimte in Facility Management”. In deze fase wordt nog uitgegaan van de BACS-meetcode (Bruto Oppervlakte (BACS)). In een volgende fase zal de oppervlakte gemeten worden volgens de EU-code.
2. Locatievereiste
Het project moet gelegen zijn in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest waarbij de hoofdingang van de voorgestelde huisvesting gelegen is:
- Hetzij op minder dan 1000 meter wandelafstand gemeten vanaf het rond punt op de kruising tussen de Koning Albert II-laan en de Simon Bolivarlaan, in de Brusselse Noordwijk (treinstation Brussel-Noord);
- Hetzij op minder dan 1000 meter wandelafstand gemeten vanaf een belangrijke ingang van het treinstation Brussel-Centraal én binnen de Brusselse vijfhoek.
De wandelafstand wordt gemeten aan de hand van Google Maps, route voor voetgangers. De toegangspaden naar de hoofdingang van het gebouw of gebouwencomplex dienen te voldoen aan de richtlijnen van het Handboek Toegankelijkheid Publieke Gebouwen. De kandidaat dient een duidelijke omschrijving van de aangeboden locatie te geven waaruit afdoende blijkt dat aan de vooropgestelde locatievereiste is voldaan.
3. Zakelijke rechten
De kandidaat is gehouden aan te tonen dat hij de nodige titels of rechten heeft of gedurende het verder verloop van de procedure zal kunnen verwerven teneinde het voorgestelde project te realiseren. Inzonderheid moet hij uiterlijk bij gunning (cq. contractsluiting) daadwerkelijk en onvoorwaardelijk kunnen beschikken over de nodige zakelijke rechten op het projectterrein.
4. E-peil
Garanties dat een E-peil van maximaal E-60 kan worden behaald.
Het ambitieniveau op het vlak van E-peil en energie-efficiëntie in het algemeen ligt echter aanzienlijk hoger. De aanbestedende dienst behoudt zich dan ook het recht voor om in een volgende fase deze randvoorwaarde cq. eis nog bij te stellen. Er wordt op gewezen dat de nodige contractuele sanctiemechanismen zullen worden ingeschreven om de naleving van de desbetreffende garanties te verzekeren.
5. Timing (vergunningsmatige planning en bouwproces)
De Vlaamse overheid ambieert de nieuwe huisvesting tegen het najaar 2016 te betrekken. Bijgevolg worden projecten beoogd met een snelle realisatietijd. De kandidaat moet aantonen dat een inhuizing tegen het najaar van 2016 redelijkerwijs mogelijk zou kunnen zijn. Er wordt verduidelijking verschaft over het vergunningentraject (waarbij hij aannemelijk maakt tegen wanneer hij over de nodige stedenbouwkundige en milieutechnische vergunningen zal kunnen beschikken). Voorts wordt ook de timing voor het bouwproces opgegeven.
Projectdefinitie
Het project wordt beschreven in een projectdefinitie (die zal toegevoegd worden in het bestek in een volgende fase, en waarvan de actuele samenvatting beschikbaar is op www.pmv.eu). Op hoofdlijnen zullen volgende principes gelden, die ter duiding van de opdracht reeds meegegeven worden:
Strategie vastgoedbeleid Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid heeft een belangrijke en (beeld-)bepalende voorbeeldfunctie. Bij de huisvesting van haar ambtenaren oefent ze dan ook haar gidsfunctie uit en formuleert ze antwoorden op maatschappelijke tendensen die zich aandienen. Dit is medebepalend voor de randvoorwaarden waarop de keuze voor een huisvestingsproject voor Vlaamse ambtenaren wordt bepaald. Bij het creëren van werkplekken vertrekt de Vlaamse overheid van een integrale kwaliteitszorg en past ze op consequente wijze de eigen beleidsopties toe die voor andere maatschappelijke geledingen worden uitgetekend. De Vlaamse overheid beschouwt het immers als haar opdracht op een vooruitstrevende manier om te gaan met de huisvesting van haar diensten. Hierbij wordt gestreefd naar een open realisatieproces.
Ambitieniveau ruimtelijke meerwaarde
Het algemene ambitieniveau van de Vlaamse overheid voor ambtenarenhuisvesting wordt beschreven in de nota “Ambitie ruimtelijke meerwaarde voor overheidsgebouwen ambtenarenhuisvesting Vlaamse overheid” van Peter Swinnen, Vlaams Bouwmeester (zie www.pmv.eu). De ambitie van de Vlaamse overheid inzake ambtenarenhuisvesting kan niet minder zijn dan het bouwen van voorbeeldprojecten een overheid waardig, met een duidelijke ruimtelijke meerwaarde. Dit zijn projecten die ondubbelzinnig inzetten op een slimme werkomgeving met aandacht voor verblijfskwaliteit, stedelijke synergie, opladen van de publieke ruimte, architecturale uitstraling, het boeken van programmatorische winsten, energetische intelligentie en innoverende investeringstechnieken.De strategische aspecten met betrekking tot ruimtelijke meerwaarde zijn in kaart gebracht. Het betreft zowel criteria met betrekking tot het proces als het product.
Op het vlak van duurzaamheid hanteert de Vlaamse overheid het handboek “Waarderen van kantoorgebouwen – Op weg naar een duurzame huisvesting voor de Vlaamse overheid” uitgave 12/2010. Hierin kan een gebouw 1 tot 4 sterren scoren. De Vlaamse overheid ambieert kantoorgebouwen met een maximum van 4 sterren.