Hankintayksikön tavoitteena on hankkia vastuullinen yhteistyökumppani Vantaalla sijaitsevien VAV-konsernin (jäljempänä Tilaaja) omistamien asuinkiinteistöjen piha- ja leikkialueiden ulkoilu- ja leikkivälineiden toimittajaksi sekä leikkivälineiden tarkastajaksi, vuosihuoltojen ja muiden huoltotöiden tekijäksi. Piha- ja leikkialueet ovat pääsääntöisesti lasten käytössä ja siksi Tilaaja pitää erityisen tärkeänä, että olosuhteet leikkimiselle ovat kunnossa ja turvallisia lapsille.
Tavoitteiden saavuttamisen edellytykset on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella, hankinnan kohteet kriteerit-osiossa sekä tarjouspyynnössä esitetyissä liitteissä. Hankintapäätöksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 87,8 % (max. 1435 vertailupistettä) ja laadun 12,2 % (max. 200 vertailupistettä). Hinnan painoarvosta leikkivälineiden uusinnan osuus on enintään 1035 vertailupistettä sekä tarkastusten ja vuosihuoltojen osuus enintään 350 vertailupistettä. Hinnan osalta tarjouslaskennassa hyödynnetään liitteenä olevaa tarjouserittelylomaketta. Leikkivälineiden uusintojen osalta Tilaaja tekee tarjousten hintavertailut manuaalisesti tarjousvertailun pohjalta, kun taas Tarkastusten ja vuosihuoltojen vertailuhinnan Tarjoaja syöttää Tarjouspalvelussa tarjouslomakkeeseen.
Laatua ja vastuullisuutta arvioidaan Tarjoajan tallentamien tuotekorttien perusteella. Laadulliset tekijät on pisteytetty ja ne vaikuttavat hankintapäätökseen. Vertailussa tullaan käyttämään lisäksi ns. kahden kuoren menettelyä, jolloin laatupisteet arvioidaan ensin. Tämä lisää suoritettavan laatuarvioinnin objektiivisuutta.
Tilaajan ulkoilu- ja leikkivälinetoimituksissa korostuu tuotteiden laadukkuus, turvallisuus, käytettävyys, esteettisyys sekä toimitusajat. Tilaaja edellyttää, että kaikki tarjotut tuotteet täyttävät turvallisuusstandardien SFS-EN 1176 ja SFS-EN 1177 vaatimukset.
Tilaaja edellyttää tarjoajia tutustumaan huolellisesti kaikkiin tarjouslomakkeen liitteisiin sekä sopimusehtoihin. Jätetyt tarjoukset käsitellään erikseen kukin omana osanaan. Palvelu toteutetaan tarjouspyynnön palvelukuvauksien ja laatuvaatimusten mukaisesti. Tarjous tulee tarjoajia sitovaksi, kun Tilaaja on vastaanottanut tarjouksen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen tiedoksi.
Hankintayksikön tavoitteena on hankkia vastuullinen yhteistyökumppani Vantaalla sijaitsevien VAV-konsernin omistamien asuinkiinteistöjen piha- ja leikkialueiden ulkoilu- ja leikkivälineiden toimittajaksi sekä leikkivälineiden tarkastajaksi ja vuosihuoltojen tekijäksi.
Hankinta käsittää Tilaajan omistamien ja täysin hallinnoimien vuokra-asuinkiinteistöjen leikki- ja ulkoiluvälineet, niiden toimitukset, asennukset ja leikkivälinetarkastukset sekä vuosihuollot. Hankinnan tavoitteena on saada kustannustehokas, laadukas, monipuolinen, asiakasystävällinen ja joustava yhteistyökumppani, joka toiminnallaan myötävaikuttaa Tilaajan asuinkiinteistöjen piha- ja leikkialueiden viihtyvyyteen, käytettävyyteen ja erityisesti turvallisuuteen. Tavoitteena on kumppanuusluontoinen yhteistyö, joka perustuu vuorovaikutukseen ja sopimusosapuolien väliseen luottamukseen. Piha- ja leikkialueet ovat pääsääntöisesti lasten käytössä ja siksi Tilaaja pitää erityisen tärkeänä, että olosuhteet leikkimiselle ovat kunnossa ja turvallisia lapsille.
Tilaajan omistamat, Vantaalla sijaitsevat kiinteistöt sekä leikkivälineet on esitelty liitteessä kiinteistöjen välineluettelo. Tarjous tehdään tarjouslomakkeelle (huom: välilehdet) ja tallennetaan tarjouspalvelu.fi:hin. Vertailuhinnoilla on eri painotuksia ja ne on pisteytetty. Pisteytys on nähtävillä tarjouslomakkeessa.
Leikkivälinetarkastajan ja vuosihuollon tekijän pätevyysvaatimukset: tarkastusten laatijan tulee olla henkilö, joka on suorittanut leikki- ja lähiliikuntapaikkojen turvallisuus -peruskoulutuksen tai omaa jonkin tason S2P -sertifioinnista tai on toiminut vastaavissa tehtävissä vähintään kolmen vuoden ajan. Sama pätevyysvaatimus koskee myös vuosihuollon suorittajaa. Toimittajan tulee hyväksyttää tarkastuksia ja vuosihuoltoja tekevät henkilöt Tilaajalla ennen töiden aloittamista. Toimittaja huolehtii tarkastajiensa/vuosihuoltoasentajiensa ammattitaidosta ylläpidon vaatimilla päivityskoulutuksilla.
Tarjoajan edellytetään tulkitsevan hankinnan asiakirjoja ulkoilu- ja leikkivälineiden asiantuntijana. Mikäli tarjoaja havaitsee annetuissa tiedoissa puutteellisuuksia, jotka voivat vaikuttaa tarjouksen sisältöön, niistä on tiedusteltava etukäteen (ks. yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana). Tarjoajalta edellytetään laadunvarmistussuunnitelma. Laadunvarmistussuunnitelman tavoitteena on ohjailla prosessien, työsuoritusten ja työvaiheiden kulkua sekä varmistaa tilaajan asettamien tekijöiden ja tavoitteiden toteutuminen. Laadunvarmistussuunnitelma tulee toimittaa tilaajalle mahdollisen selonottoneuvottelun yhteydessä.
Sopimuskauden tavoitealkamisaika on 1.6.2023 ja sopimus on voimassa toistaiseksi kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Tilaajan ja toimittajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2024. VAV valitsee jätettyjen tarjouksien perusteella kaksi toimittajaa, joiden kanssa tehdään sopimukset.
Toimitustilaukset sekä tarkastukset / vuosihuollot kohdistetaan ensisijaisesti hankinnassa eniten vertailupisteitä saaneelle tarjoajalle. Hankinnassa toiseksi eniten vertailupisteitä saanut Tarjoaja toimii koko sopimuskauden varatoimittajana tarjoamillaan hinnoilla. Mikäli ensisijainen sopimustoimittaja ei kykene aikataulullisista tai muista syistä tuottamaan sopimuksen mukaista Palvelua tai sen osaa, voidaan nämä tilaukset yksittäisesti kohdistaa varatoimittajalle. Tarjousvertailussa huomioidaan myös osittain tuotteiden laadullisia tekijöitä.
Tarjoajan on annettava tarjous kaikista tarjouslomakkeiden tuotteista ja töistä. Mikäli tarjoaja ei ole tarjonnut kaikkia tarjouslomakkeeseen eriteltyjä tuotteita ja töistä, tulkitaan tarjous puutteelliseksi. Puutteellinen tarjous hylätään. Tarjoajan kannalta huomioitavaa on myös se, että tarjottujen tuotteiden, töiden ja hintojen tulee sisältää kaikki tässä tarjouspyynnössä, hankintasopimusluonnoksessa ja palvelukuvauksessa määritellyt kriteerit.