Inbjudan
Universitetskanslersämbetet (nedan även "UKÄ") inbjuder härmed att lämna anbud gällande ramavtal för konsultstöd för informationshanteringstjänster omfattande registrator, arkivarie och informationssäkerhetskonsult.
Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).
Universitetskanslersämbetet har för sitt behov avsikt att teckna ramavtal med en leverantör.
Bakgrund
På UKÄ ansvarar funktionen Informationsförvaltning för arkiv, registratur och informationssäkerhet. UKÄ har två anställda arkivarier som arbetar med UKÄ:s informationsförvaltning.
Sedan 2017 har UKÄ arbetat med att avropa och införa Public 360. UKÄ är nu i fasen att hitta nya arbetssätt och rutiner som ska fungera med diariesystemet Public 360.
Uppdrag
UKÄ:s behov som ramavtalet ska möta är att vid behov ha tillgång till avlastning för kärnfunktioner som registratur och arkiv. Att kunna förstärka funktionen informationsförvaltning under perioder med hög arbetsbelastning eller då UKÄ behöver lägga resurser för att kunna prioritera valda uppgifter. Det kan även handla om att ha tillgång till kompetens/resurs för att lösa specifika uppgifter, t.ex. inom området informationssäkerhet.
Exempel på uppgifter/områden är UKÄ behöver konsultstöd är:
Registratorskonsult som avlastning i registraturen (den tjänst som hittills använts mest av UKÄ)
Uppdrag inom informationssäkerhet, t.ex. stöd med LIS, styrdokument.
Översyn av processer och handlingstyper i syfte att uppdatera klassificeringsstrukturen (självständigt arbete)
Gallringsutredningar (självständigt arbete i såväl pappershandlingar som it-system)
Vid behov täcka upp vid längre frånvaro/vakanser (registratur, arkivarie, informationssäkerhet)
Registratorsuppgiften på UKÄ är både omfattande och komplex och upplärning i grunderna brukar uppskattas till en månad. Därför är det normalt sett bara aktuellt med längre konsultuppdrag hos UKÄ när det gäller registratorsuppgiften, uppdrag som löper flera månader.
Under 2020 behöver UKÄ en registratorskonsult från och med avtalsstart. UKÄ kommer diskutera hur myndigheten ska sköta kommande uppdrag med klassificering och informationssäkerhet med vinnande leverantör.
Ramavtalsperiod
Avtalet gäller från och med avtalstecknande, dock tidigast från 1.5.2020 och två år.
UKÄ kan komma att förlänga uppdraget vid ett eller flera tillfällen. Som längst kan uppdraget pågå i fyra år efter avtalstecknande.
Uppsägning av avtal ska meddelas skriftligen av UKÄ senast tre (3) månader före avtalets utgång. I annat fall löper avtalet automatiskt vidare.
UKÄ förbehåller sig rätten att besluta om en eventuell förlängning.
Uppdrag som påbörjas inom ramavtalstiden ska avslutas som om ramavtalet är gällande, även om ramavtalet vid utförande av uppdrag upphört att gälla.
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Omfattning och innehåll
Upphandling omfattar informationshanteringstjänster enligt förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag.Upphandlingen genomförs med avsikten att ingå ramavtal med en leverantör.
Anbud ska lämnas på hela ramavtalsåtagandet som beskrivs i förfrågningsunderlaget.
De tjänster som ramavtalet kommer att omfatta beskrivs i avsnitt 3. Krav på tjänsten.
Den uppskattade volymen för uppdrag inom ramavtalet uppskattas till 3 miljoner kronor, den maximala volymen på ramavtalet uppskattas till 6 miljoner kronor.
Ingånget ramavtal garanterar dock inte viss uppdragsvolym utan utgör endast underlag för kommande avrop. Den uppskattade volymen kan därmed komma att såväl understigas som överstigas.