Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine aus überwiegend öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur und ca. 80 Instituten und Einrichtungen. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten und Einrichtungen. Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die „Full-Service“ Miete von Abteilungsdruckern, die zentral aufgestellt werden, über ein Netzwerk angeschlossen, meist über einen zentralen Druckserver angesteuert und üblicherweise von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Zu den Abteilungsdruckern zählen insbesondere auch Multifunktionsgeräte mit Druck-, Kopier-, Scan- und evtl. Faxfunktion. Leasingverträge sind ausdrücklich nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.
Die Abteilungsdrucker werden abgegrenzt von Arbeitsplatzdruckern, deren Beschaffung nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist, da diese von einer anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt werden. Als Arbeitsplatzdrucker werden Geräte verstanden, die typischerweise von einer Person direkt am Arbeitsplatz (auf oder in unmittelbarer Nähe zum Schreibtisch) genutzt werden und hinsichtlich ihrer Größe (Dimensionen) und Emissionswerte (Geräuschentwicklung, Schadstoffemission) dafür vorgesehen und geeignet sind.
Vom Auftraggeber sind je Einzelmietvertrag für einen Abteilungsdrucker der monatliche Mietpreis für den Abteilungsdrucker und das zugehörige Zubehör zu zahlen. Verbrauchsmaterial (z.B. Toner, Heftklammern, mit Ausnahme von Papier ) und Verschleißteile werden pauschal über die Klickkosten abgerechnet (worin z.B. Material, Arbeitszeit für fachgerechten Aus- und Einbau, Fahrtkosten enthalten sind). Die Klickkosten pro Seite, unterscheiden sich zum einen nach schwarz / weiß und zum anderen nach Farbe für Drucken und Kopieren.
Durch das vorliegende Vergabeverfahren werden in großem Umfang überregional gemeinsame Bedarfe institutsübergreifend gebündelt in den Wettbewerb gestellt und in Form von Abrufverträgen für spätere Institutsabrufe auf der gemeinsamen SRM-Plattform allen Nutzern zugänglich gemacht. Dies soll über die Anbindung der Online-Shop-Lösung des mit diesem Vergabeverfahren jeweils gesuchten Auftragnehmers geschehen. Die Online-Shop-Lösung wird dazu in den Beschaffungsworkflow der MPG integriert.
Das bedeutet, dass die Produktsuche und die Zusammenstellung eines Warenkorbs in dem Online-Shop des Auftragnehmers geschehen und dieser Warenkorb dann an das SRM-System der MPG zur Abwicklung weiterer interner Prozesse (z.B. Genehmigung) übergeben wird. Die Bestellung erfolgt dann aus dem SAP-System der jeweiligen Einrichtung der MPG.
Der Datenaustausch zwischen dem Online-Shop des jeweiligen Auftragnehmers und dem eProcurement-System der MPG erfolgt über die SAP-Standard-Schnittstelle OCI (Open Catalog Interface). Das eProcurement-System der MPG nutzt die OCI-Version 4.0 (siehe Anhang in Kapitel 4).
Die Generalverwaltung sowie die Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft müssen Abteilungsdrucker und Abteilungsdrucker-Zubehör in dem Online-Shop des jeweiligen Auftragnehmers auswählen und, soweit beim jeweiligen Abteilungsdrucker herstellerseitig möglich, frei konfigurieren können und hierfür den Einzel- und Gesamtpreis (aufgegliedert nach den Leistungsbestandteilen) mit der Möglichkeit zum Ausdrucken angezeigt bekommen.
Der Vergabegegenstand wird nicht in Lose aufgeteilt (vgl. Ziffer II. 1.8 der EU-Bekanntmachung).
Das von der Max-Planck-Gesellschaft benötigte und vom Auftragnehmer anzubietende Produktportfolio an Abteilungsdruckern wird durch folgende Geräteklassen charakterisiert:
— Geräteklasse 1: Abteilungsdrucker A4 s/w,
— Geräteklasse 2: Abteilungsdrucker A4 Farbe,
— Geräteklasse 3: Abteilungsdrucker Multifunktional A4 s/w,
— Geräteklasse 4: Abteilungsdrucker Multifunktional A4 Farbe,
— Geräteklasse 5: Abteilungsdrucker Multifunktional A3 s/w,
— Geräteklasse 6: Abteilungsdrucker Multifunktional A3 Farbe,
— Geräteklasse 7: Abteilungsdrucker Multifunktional A3 Farbe Professional.
mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen. Diese Abteilungsdrucker müssen im Online-Shop des Auftragnehmers frei auswählbar und konfigurierbar sein.
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:
1. Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für die MPG; Bestandteil des Online-Shops ist eine Online-Plattform mit entsprechenden aktuellen Inhalten, insbesondere Dokumentationen (u.a. Benutzer- und Administrationshandbücher, Beschreibung der Konfiguration und Inbetriebnahme) sowie Downloads (u.a. aktuelle Treiber, etc.);
2. „Full-Service“ Vermietung und Lieferung von Abteilungsdruckern und Abteilungsdrucker-Zubehör (wobei das Zubehör ggf. auch nachträglich anmietbar ist) sowie Einbindung und Konfiguration der Abteilungsdrucker in das jeweils bestehende Netzwerk; Aufrechterhaltung der Betriebs- / Nutzungsbereitschaft durch Wartung (z.B. Reparatur, Austausch, falls Gerät irreparabel); fachgerechter Ein- und Ausbau von Verschleißteilen;
3. Nach Aufwand vergütete Beratungs- und Unterstützungsleistungen, z.B. zur Optimierung der Druckerlandschaft in MPG-Instituten sowie zum Druckermanagement (Abrechnung auf Stundenbasis viertelstundengenau);
4. Ergänzende Leistungen:
a. Einweisung in die Nutzung des Abteilungsdruckers und seines Zubehörs (z.B. Finisher);
b. Ständig verfügbare Anlaufstelle (gemäß Kapitel 2.7.2) für Serviceanfragen (z.B. Störungsmeldung, erste Störungsdiagnose);
c. Berichtswesen über Einzelmietverträge, vereinbartes Sortiment und die Nutzung der Abteilungsdrucker (siehe Kapitel 2.7.3).
Üblicherweise werden bei den Bedarfsträgern Microsoft Windows-Betriebssysteme, Apple MacOS X, Linux oder andere Unix-basierende Betriebssysteme eingesetzt. Die entsprechende Kompatibilität der im Sortiment des Online-Shops des Anbieters angebotenen Systeme muss im Online-Shop beschrieben werden.
Die Beschreibungen der Ausstattungsmerkmale an dieser Stelle dienen ausschließlich der Verdeutlichung der Beispiel-Geräteklassen für Abteilungsdrucker, die wiederum beispielhaft für den Umfang des Sortiments stehen. Diese Beispiele bilden typische Konfigurationen nach; sie stellen aber keine abschließenden oder konkreten Anforderungen an die jeweilige Geräteausstattung bzw. Geräteklasse dar, die von den Bedarfsträgern im Einzelfall bestellt werden. Die Bedarfsträger der MPG müssen im vom Auftragnehmer zu erstellenden Online-Shop die Möglichkeit haben, die benötigten Abteilungsdrucker und das dazu passende Zubehör innerhalb des vereinbarten Sortiments individuell zusammenzustellen, soweit eine Individualisierung (z.B. Speicherausbau, Festplattengröße, Papierkassettengröße und -anzahl, Finisher) technisch möglich ist.
Sog. „Refurbished Geräte“ (z.B. werksüberholte oder nach Auslieferung an einen Kunden wieder zurückgenommene Geräte) sind nicht zugelassen. Im Online-Shop sind ausschließlich fabrikneue Geräte auf dem jeweiligen aktuellen Stand der Technik anzubieten.
Es müssen für jeden Abteilungsdrucker stets die jeweiligen Original Ersatz- und Verschleißteile sowie Original-Verbrauchsmaterialien (z.B. Toner, Heftklammern, mit Ausnahme von Papier) für das entsprechende Gerät eingesetzt werden (siehe Kapitel 2.4.5, Anlage 7).
Die „Full-Service“ Miete von Abteilungsdruckern umfasst die Bereitstellung, die Wartung, den Austausch von Verschleißteilen und die Lieferung von Verbrauchsmaterial (z.B. Toner, Heftklammern, mit Ausnahme von Papier). Die Füllstände des Verbrauchsmaterials werden seitens des Auftragnehmers überwacht. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass Verbrauchsmaterial rechtzeitig geliefert wird. Das Nachfüllen des Verbrauchsmaterials erfolgt durch den Auftraggeber.
Im Online-Shop muss zudem die Möglichkeit bestehen, zugehöriges Zubehör mit- oder nachzubestellen. Bei Nachbestellungen erhöht sich der Mietpreis entsprechend des Preisbildungsmodells bezogen auf die verbleibende Restmietdauer.
Zu den Abteilungsdruckern werden seitens des Auftragnehmers Wartungsleistungen erbracht (siehe Kapitel 2.5). Als Wiederherstellungszeit gilt der nächste Werktag (Montag bis Freitag) bei sämtlichen deutschen Standorten der Generalverwaltung, Instituten und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft.
Über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung werden sich die technologischen Gegebenheiten durch Fortentwicklungen ändern. Das Spektrum des anzubietenden Sortiments ist deshalb vom jeweiligen Auftragnehmer während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf dem aktuellen Stand der Technik zu halten.