Norddjurs Kommune har behov for et Økonomi og Debitorsystem (ERP).

Leveringsaftalen tildeles iht. de i SKI rammeaftale 02.19 Saas-Cloud angivne retningslinjer. Serviceområdet er Y67 Myndighedens Økonomi.

Hovedområde er Økonomi

Opgaveområdet er Myndighedsbudgettering, Økonomisk orientering, Finansiel controlling, Kreditor- og debitoradministration, Kontoafstemning og omkontering, Regnskab, Økonomisupport, Økonomiske autorisationer og bemyndigelser, Kasse og likviditet, Låneadministration

Grundlaget for leverandørvalg er sket på baggrund af Norddjurs Kommunes udarbejdede behovsopgørelse. SKI FORM/STORM udvælgelsessystem, SKI vejledning på 02.19, Leverandørernes materiale fra www.ski.dk, Tekniskafklaring med potentielle leverandører på SKI 02.19, Værktøjer på www.SKI.dk.

Nærmere beskrivelse af tjenesteydelsens art, er gengivet i punkt II.2.4.

Norddjurs Kommune har brug for et økonomi- og debitorsystem, som effektivt kan understøtte behovet for udarbejdelse af budgetter og den løbende opfølgning på budgetoverholdelsen samt give et overblik over det forventede regnskab. Kommunen har behov for at udarbejde budgetter, der kan anvendes til styring i forhold til det politiske niveau samt i forhold til de administrative behov på forskellige niveauer. Lederne skal gives et godt redskab for at foretage deres løbende/månedlige økonomistyring direkte i økonomisystemet. Systemet skal understøtte udvikling af arbejdsgange både decentralt og centralt til at være mindre manuelle og mere systemunderstøttede for derved at øge effektiviteten og kvaliteten. Dette skal ske igennem høj grad af automatisering og digitalisering i flest mulige processer. Systemet skal kunne understøtte følgende punkter:

Generelle behov,

- Adgangskanaler og standarder,

- Vidensdeling, samarbejde og søgning,

- Rapporter, Data og dokumentation af data til kommunens BI løsning,

- Dataudtræk til eksterne myndigheder

Kontoplan

Budgetprocessen,

- Etablering af grundlag for nyt budget med budgetår og minimum 3 budgetoverslagsår,

- Opdatering af pris- og lønskøn,

- Indarbejdelse af ændringer i budgetgrundlag: Budgetforslag og vedtaget budget,

- Teknisk budgetvedtagelse

Budgetopfølgning,

- Budgetopfølgningsrapporter,

- Indberetning af tillægsbevillinger/omplaceringer

Prognose for indeværende og kommende års lønudgifter m.v. – Forventet regnskab

Anlæg,

- Anlægsstyring,

- Anlæg – vedligeholdelse af stamdata,

- Rapportering

Regnskabsprocessen,

- Årsregnskabet – regnskabsaflæggelse,

- Anlægsaktiver,

- Afstemning,

- Købsmoms og registreret moms,

- Snitflader til fagsystemer og andre 3. parts systemer,

- Ledelsestilsyn, -efterkontrol, -bilagskontrol,

- Automatisk bilagshåndtering og kontering,

- Økonomiske udlæg på mobile devices

Planformsstyring,

- Brugerstyring,

- Organisatorisk styring,

- Personalestyring

Debitor,

- Selvbetjening,

- Aftaler,

- Udlæg,

- Tilbageholdelse af udbetaling til borger,

- Kassefunktion – til pas/kørekort/udlægsforretninger

Behovsopgørelsen er udarbejdet på baggrund af Norddjurs Kommunes saglige og objektive kriterier, der blandt andet også har inddraget kommunens arbejdsgange. Behovsopgørelsen er omsat til SKIs FORM/STORM udvælgelsessystem.