Ziel der Ausschreibung ist die Auswahl eines Auftragnehmers, der alle Standorte der Auftraggeberin (aktuell 28 Standorte) mit Büromaterialien und Moderationsausstattungen entsprechend des ausgeschriebenen Sortiments und in der angeforderten Qualität beliefert und für den Abruf des Materials gemäß dem geforderten Sortiment einen Onlineshop einrichtet und für die Auftraggeberin bereitstellt.

Das geschätzte Auftragsvolumen für das geforderte Sortiment (Kernsortiment) für einen Leistungszeitraum von zwei Jahren liegt bei ca. 130.000,00 € netto. Darüber hinaus wird ein geschätzter Auftragswert von ca. 20.000 € für das Sortiment aus dem Gesamtproduktkatalog (Randsortiment) für zwei Jahre angesetzt. Insgesamt beläuft sich der geschätzte Auftragswert über die gesamte Vertragslaufzeit (inkl. etwaiger Vertragsverlängerungen) auf ca. 300.000 €.

Die Auftraggeberin mit ihren etwa 3.000 Mitarbeitern ist mit 28 Dienststellen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland vertreten. Die Versorgung der Mitarbeiter mit den für den Dienstbetrieb erforderlichen Büromaterialien erfolgt bundesweit über einen Lieferanten.

Es soll eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von zwei Jahren (01.12.2023 bis 30.11.2025) abgeschlossen werden mit der zweimaligen Option zur Verlängerung um jeweils ein Jahr durch die Auftraggeberin.

Für die ausgeschriebene Leistung wurde auf der Grundlage des Bedarfs der Vorjahre ein unverbindliches Mengengerüst ermittelt.

Darüber hinaus können nach Bedarf aus dem Produktkatalog des Anbieters auch weitere Waren bestellt werden.

Die Auftraggeberin ist nicht verpflichtet, die angegebenen Mengen als Mindestabnahme abzunehmen bzw. kann diese im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten nach §§ 132 GWB überschreiten.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Bestellungen zur Belieferung der einzelnen Standorte ab dem 01. Dezember 2023 über eine kostenlose Internetplattform (Onlineshop) erfolgen.

Dazu ist auf der Internetplattform ein WEB-basierter Katalog / Warenkorb mit dem von der Auftraggeberin ausgewählten Kernsortiment und den vereinbarten Preisen bereitzustellen. Der WEB-basierte Katalog ist mit Fotos der Produkte zu versehen. Darüber hinaus muss jeder Artikel mit einer Produktbezeichnung versehen werden.

Zudem ist für die zentralen Beschaffungsstellen (eingeschränkter Nutzerkreis) der Auftraggeberin der Gesamtkatalog per Internetzugriff mit der auf alle Produkte bestehenden Rabattvereinbarung zur Verfügung zu stellen.

Die Bestellungen (Einzelabrufe) erfolgen zentral über eine Stelle der Auftraggeberin und in der Regel über den Onlineshop; eine telefonische oder schriftliche Bestellung soll trotzdem möglich sein.

Die Bestellungen durch die Auftraggeberin erfolgen in der Zeit von Mo-Fr von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr.

Eine Bestellbestätigung (bei Onlinebestellungen automatisch generiert) ist an die Auftragnehmerin zeitnah per E-Mail zu übermitteln.