Palkkahallintopalvelun piiriin kuuluvat VR-Yhtymä Oy ja sen suomalaiset konserniyhtiöt, jotka ovat sopimuksen tekohetkellä seuraavat: VR Kunnossapito Oy, Avecra Oy, Oy Pohjolan Liikenne Ab, Karelian Trains Oy, Transpoint International Oy.
VR-konsernilla tarkoitetaan VR-Yhtymä Oy:tä sekä tässä hankintailmoituksessa tai muualla hankinta-asiakirjoissa määriteltyjä konserniyhtiöitä.
Palkkahallintopalvelut sisältävät laajamittaisesti manuaaliseen ja sähköiseen palkanlaskentaan liittyvät toiminnot, niissä käytettävät tietojärjestelmät ja liittymät, palvelun kontrollit ja hallintaprosessit palvelutasosopimuksineen ja -raportointeineen sekä asiakaspalvelun VR-konsernin henkilöstölle tiketöintijärjestelmineen sekä sovitut tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät toimintamallit. Hankittavan palvelun tavoitteena on tuottaa VR-konsernin palkanlaskenta sovitussa laajuudessaan korkealaatuisesti ja kustannustehokkaasti sekä hyvän kumppanuuden hengessä.
VR-konsernin palkkahallintopalvelut, jotka sisältävät muun muassa seuraavat asiat:
— Palvelussa tarvittavat tietojärjestelmät (esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmä, toimihenkilöiden lomasuunnittelujärjestelmä, liittymät, asiakaspalveluun liittyvä tiketöintijärjestelmä sekä mahdollinen rajattuun toiminnallisuuteen perustuva työaikatulkinta)
— Manuaalinen palkanlaskennan aineiston käsittely ja tulkinta
— Sähköinen palkanlaskennan aineiston käsittely ja tulkinta (työaikatapahtumia siirtyy liittymällä useista eri työaikajärjestelmistä)
— Palkanlaskennan vaatimien tietojen ylläpito henkilön tiedoissa palkanlaskentajärjestelmässä (henkilö- ja työsuhdetiedot välitetään pääsääntöisesti sähköisesti liittymällä VR:n HR Master data -järjestelmästä)
— Lomaoikeuksien laskenta ja ylläpito, lomalaskenta ja lomien korjaukset
— Sairaus- ja tapaturma-ajan palkanlaskenta ja tulkinta, tapaturmailmoitusten tekeminen
— Pitkien poissaolojen käsittely
— Lomautusten käsittely
— Kela-hakemukset
— Luontoisetujen ja vähennysten käsittely
— Palkanlisien käsittely
— Palkkioiden käsittely
— Palkkionsaajien manuaalinen tallennus palkanlaskentajärjestelmään, palkkioiden maksu
— Yleiskorotukset
— Takautuvat palkanmuutokset ja -korjaukset
— KTA-laskenta, palvelusvuosi/kokemusvuosikorotukset
— Yrityskauppatilanteisiin liittyvät palvelut
— Palkka-ajot ja maksutiedoston tuottaminen
— Palkkalaskelmien toimittaminen kirjepostina ja verkkopalkkana tai muulla sähköisellä tavalla
— Kirjanpito- ja lomapalkkavarausaineistojen tuottaminen huomioiden mahdolliset yhtiökohtaiset eroavaisuudet
— Viranomaisilmoitukset ja tilitykset
— Tilastot kolmansille osapuolille, esim. Tilastokeskus ja EK
— Ay-jäsenmaksujen ja ulosottojen käsittely ja tilitys
— Eläkesäätiöön, vakuutus-, avustus- ja sairaskassoihin ja henkilöstörahastoon liittyvät palvelut
— Palkanlaskennan kontrollit ja laadunseuranta
— Raportointi
— Lakisääteisesti arkistoitavan materiaalin toimittaminen VR:lle tai palveluun liitettävä sähköinen arkistointi
— Palkkatodistusten laatiminen
— Asiakaspalvelu VR konsernin henkilöstölle.