Tämä on osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn, jonka tavoitteena on hankkia Monetra-konsernin ja sen asiakkaiden (jatkossa myös tilaaja/tilaajat) käyttöön HR-järjestelmä (jatkossa myös järjestelmä tai palvelu) sekä siihen liittyviä palveluita. Hankinnassa on kyse HR-järjestelmäkokonaisuuden toimituksesta, ylläpidosta ja kehittämisestä. Hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai vaatimusmäärittelyä ei kyetä tekemään ilman neuvottelujen käymistä.
Osallistumishakemuksen jättäjiä pyydetään huomioimaan, että hankinnan ilmoitettu kokonaisarvo on arvio, eikä tilaaja sitoudu tilaamaan palvelua em. summalla. Hankinnan kokonaisarvossa on pyritty ottamaan huomioon mahdollinen kasvava tarve tulevaisuudessa.
Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä, jossa tilaaja neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista (ml. vaatimusmäärittely) menettelyyn hyväksyttyjen tarjoajien kanssa. Neuvottelujen tavoitteena on täsmentää hankintasopimuksen ehdot siten, että tilaajan ja tilaajan loppuasiakkaiden tavoitteet HR-järjestelmäratkaisulle täyttyvät mahdollisimman hyvin markkinoilla olevien valmisohjelmistojen avulla. Neuvottelujen avulla tarjoajille pyritään saamaan mahdollisimman hyvä ymmärrys tilaajan tarpeista sekä tilaajalle ymmärrys tarjoajien ratkaisuista ja näin saamaan mahdollisimman hyvä lopputulos HR-järjestelmän hankintaan.
Neuvottelunmenettelyyn valintaan liittyy ehdottomia vaatimuksia sekä laadullista arviointia.
Neuvottelujen aluksi neuvottelumenettelyyn valituilta osallistujilta pyydetään alustavat tarjoukset vastaamalla alustavaan tarjouspyyntöön. Neuvottelumenettelyn aikana tarjouspyyntöä / hankintasopimuksen ehtoja tarkennetaan ja neuvotteluiden päätteeksi osallistujat saavat lopullisen tarjouspyynnön vastattavakseen.
Kiinnostuneet ehdokkaat (jatkossa myös tarjoajat) voivat lähettää osallistumishakemuksen, jolla pyytävät saada osallistua hankintamenettelyyn.
Ehdokkaan soveltuvuus- ja kelpoisuusehdot on kerrottu mm. osallistumispyynnön kohdassa Muut ehdot.
Monetra-konserni hankkii kokonaisratkaisuna järjestelmän
henkilöstötietojen hallintaan (HR master), palvelusuhteen elinkaaren hallintaan ja
henkilöstön kehittämiseen sekä sen käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvät palvelut. Tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä ”HR-järjestelmä” tarkoittaa palveluna hankittavaa järjestelmää kokonaisuudessaan tuotanto- ja koulutus-/testiympäristöineen sekä järjestelmään liittyviä tukipalveluita.
Hankinnan tavoitteena on, että tuleva HR-järjestelmä kattaisi henkilöstöön liittyvät
asiat (lukuunottamatta rekrytointia ja palkanlaskentaa) koko työsuhteen elinkaarelta ja vähentäisi manuaalista työtä.
Hankinnan kohteena olevalle HR-järjestelmäkokonaisuudelle on jo
osallistumispyynnössä asetettu joitakin vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja tarkentaa
vaatimusmäärittelyään ja tarjouspyyntöasiakirjojaan kilpailutusprosessiin valittujen
tarjoajien kanssa käytyjen neuvottelujen pohjalta. Kiinnostuneita ehdokkaita
kehotetaan tutustumaan huolellisesti tähän osallistumispyyntöön ja sen liitteisiin, joissa on kuvattu tarkemmin HR-järjestelmäkokonaisuutta ja sillä suoritettavia tehtäviä.
Hankinnan kohteena oleva järjestelmä on palvelukeskuksen käyttöön tuleva
moniyritysympäristön mahdollistava valmisohjelmisto, joka parametroimalla ja vain vähäisellä ohjelmointityöllä (esim. järjestelmäliittymät) saatetaan vastaamaan
tilaajan kuvaamia tarpeita. Monetran palveluissa käytettävät järjestelmät vaihtelevat alue- ja asiakaskohtaisesti, eli HR-järjestelmän tulee integroitua vaihteleviin järjestelmäympäristöihin palvelukeskusmallin vaatimukset huomioiden.
Hankintasopimus tehdään kilpailutuksen voittaneen toimijan kanssa kattamaan ensin käyttöönottoprojekti, jonka jälkeen siirrytään vaiheittain jatkuvien palveluiden käytön piiriin. Sopimuskauden aloitusaikataulu on arvio ja sopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
Määräaikaisena sopimuskautena tilaajan irtisanomisaika on yhdeksän (9) kuukautta ja palveluntarjoajan irtisanomisaika on 12 kuukautta. Palvelusopimus tulee voimaan järjestelmän käyttöönoton hyväksymisestä, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana tilaajan puolelta kuuden (6) ja toimittajan puolelta 12 kuukauden irtisanomisajalla. Käyttöönotosta tehdään erillinen toimitussopimus.
Aikataulullisesti kilpailutuksen tavoitteena on solmia hankintasopimus valitun
toimittajan kanssa vuoden 2021 H1 aikana, mutta aika on arvio, eikä tilaaja sitoudu
siihen. Käyttöönottoaikataulu tullaan suunnittelemaan vaiheittaiseksi eri
käyttäjäorganisaatioiden mukaan. Tarkempi aikataulu ja vaiheistus sovitaan valitun
toimittajan kanssa.
Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tarkoitus on hankkia HR-järjestelmä
kokonaisratkaisuna siten, että sekä sen käyttöönottoon että ylläpitoon liittyvät
palvelut ovat yhteensopivia ja että niiden hallittavuus tämän vuoksi on helppoa ja
käytännöllistä. Hankinnan tavoitteena on nimenomaan yhdistää tällä hetkellä
loppuasiakkaiden eri järjestelmissä tapahtuvaa henkilötietojen hallintaa samaan käyttökokemukseltaan yhdenmukaiseen kokonaisuuteen.