Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine aus überwiegend öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur und ca. 80 Instituten und Einrichtungen. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten und Einrichtungen. Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Arbeitsplatzdruckern (im Folgenden „Drucker“) mittels Rahmenvereinbarung, wobei beabsichtigt ist, eine Rahmenvereinbarung mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer (im Folgenden „Auftragnehmer“) abzuschließen.
Als Arbeitsplatzdrucker werden Geräte verstanden, die typischerweise von einer Person direkt am Arbeitsplatz (auf oder in unmittelbarer Nähe zum Schreibtisch) genutzt werden, und hinsichtlich ihrer Größe (Dimensionen) und Emissionswerte (Geräuschentwicklung, Schadstoffemission) dafür vorgesehen und geeignet sind. Arbeitsplatzdrucker werden abgegrenzt von Abteilungsdruckern, die typischerweise zentral aufgestellt werden, über ein Netzwerk angeschlossen und meist über einen zentralen Druckserver angesteuert werden; Abteilungsdrucker werden üblicherweise von mehreren Mitarbeitern genutzt. Die Beschaffung von Abteilungsdruckern ist nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung, da diese von einer anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt werden.
Durch das vorliegende Vergabeverfahren werden in großem Umfang überregional gemeinsame Bedarfe institutsübergreifend gebündelt in den Wettbewerb gestellt und in Form von Abrufverträgen für spätere Institutsabrufe auf der gemeinsamen SRM-Plattform allen Nutzern zugänglich gemacht. Dies soll über die Anbindung der Online-Shop-Lösung des mit diesem Vergabeverfahren gesuchten Auftragnehmers geschehen. Diese Online-Shop-Lösung wird dazu in den Beschaffungsworkflow der MPG integriert.
Das bedeutet, dass die Produktsuche und die Zusammenstellung eines Warenkorbs in dem Online-Shop des Auftragnehmers geschehen und dieser Warenkorb dann an das SRM-System der MPG zur Abwicklung weiterer interner Prozesse (z.B. Genehmigung) übergeben wird. Die Bestellung erfolgt dann aus dem SAP-System der jeweiligen Einrichtung der MPG.
Der Datenaustausch zwischen dem Online-Shop des Auftragnehmers und dem eProcurement-System der MPG erfolgt über die SAP-Standard-Schnittstelle OCI (Open Catalog Interface). Das eProcurement-System der MPG nutzt die OCI-Version 4.0 (siehe Anhang in Kapitel 4).
Die Generalverwaltung sowie die Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft müssen Drucker, Drucker-Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile in dem Online-Shop des Auftragnehmers auswählen und, soweit beim jeweiligen Drucker herstellerseitig möglich, frei konfigurieren können und hierfür den Einzel- und Gesamtpreis (aufgegliedert nach den Leistungsbestandteilen) mit der Möglichkeit zum Ausdrucken angezeigt bekommen.
Neben Druckern und Drucker-Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteilen müssen im Online-Shop für jeden angebotenen Drucker auch Wartungsleistungen (Teil der sog. ergänzenden Leistungen) individuell auswählbar sein.
Der Vergabegegenstand wird nicht in Lose aufgeteilt (vgl. Ziffer II. 1.8 der EU-Bekanntmachung).
Das von der Max-Planck-Gesellschaft benötigte und vom Auftragnehmer anzubietende Produktportfolio an Druckern wird durch folgende Geräteklassen charakterisiert:
— Geräteklasse 1: Tintendrucker Farbe Basis,
— Geräteklasse 2: Tintendrucker Farbe Multifunktion Basis,
— Geräteklasse 3: Tintendrucker Farbe Multifunktion Business,
— Geräteklasse 4: Fotoelektrischer Drucker s/w Basis,
— Geräteklasse 5: Fotoelektrischer Drucker Farbe Basis,
— Geräteklasse 6: Fotoelektrischer Drucker s/w Multifunktion Basis,
— Geräteklasse 7: Fotoelektrischer Drucker Farbe Multifunktion Basis,
— Geräteklasse 8: Fotoelektrischer Drucker Farbe Multifunktion Business
mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen. Die Drucker, das jeweils zugehörige Drucker-Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile müssen im Online-Shop des Auftragnehmers frei auswählbar und, soweit beim jeweiligen Drucker herstellerseitig möglich, konfigurierbar sein.
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
1. Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für MPG;
2. Verkauf und Lieferung von Druckern verschiedener Hersteller inklusive des zugehörigen Drucker-Zubehörs (z.B. Stromkabel, Anschlusskabel) sowie Ersatz- und Verschleißteile, wobei das Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile auch isoliert bestellbar ist;
3. Ergänzende Leistungen:
a. Wartungsleistungen (Austausch, falls Gerät irreparabel);
b. Bereitstellung einer Online-Plattform mit entsprechenden aktuellen Inhalten, insbesondere Dokumentationen (u.a. Benutzer- und Administrationshandbücher, Beschreibung der Konfiguration und Inbetriebnahme) sowie Downloads (u.a. aktuelle Treiber, etc.);
c. Ständig verfügbare Anlaufstelle für Serviceanfragen (z.B. Störungsmeldung, erste Störungsdiagnose).
d. Berichtswesen über Einzelaufträge und das vereinbarte Sortiment (siehe Kapitel 2.6.3).
Üblicherweise werden bei den Bedarfsträgern Microsoft Windows-Betriebssysteme, Apple MacOS X, Linux oder andere Unix-basierende Betriebssysteme eingesetzt. Die entsprechende Kompatibilität der im Sortiment des Online-Shops des Anbieters angebotenen Geräte muss im Online-Shop beschrieben werden.
Die Beschreibungen der Ausstattungsmerkmale im Eignungskatalog dienten ausschließlich der Verdeutlichung der Beispiel-Geräteklassen für Drucker, die wiederum beispielhaft für den Umfang des Sortiments stehen. Diese Beispiele bilden typische Merkmale der jeweiligen Geräteklasse nach; sie stellen aber keine abschließenden oder konkreten Anforderungen an die jeweilige Geräteausstattung bzw. den jeweiligen Funktionsumfang dar, die von den Bedarfsträgern im Einzelfall bestellt werden. Die Bedarfsträger der MPG müssen im vom Auftragnehmer zu erstellenden Online-Shop die Möglichkeit haben, die benötigten Arbeitsplatzdrucker und das dazu passende Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile innerhalb des vereinbarten Sortiments individuell zusammenzustellen, soweit eine Individualisierung (z.B. Speichergröße, Papierkassettengröße) technisch möglich ist.
Sog. „Refurbished Geräte“ (z.B. werksüberholte oder nach Auslieferung an einen Kunden wieder zurückgenommene Geräte) sind nicht zugelassen. Im Online-Shop sind ausschließlich fabrikneue Geräte auf dem jeweiligen aktuellen Stand der Technik anzubieten.
Es müssen für jeden Drucker stets die jeweiligen Originalersatzteile und Originalverschleißteile für das entsprechende Gerät angeboten werden. Darüber hinaus angebotene Ersatz- und Verschleißteile, die nicht vom jeweiligen Hersteller, sondern von einem Drittanbieter als für ein Gerät kompatibel angeboten werden, müssen hinsichtlich der wesentlichen technischen Eigenschaften (z.B. Anzahl der bedruckbaren Seiten) den Original-Ersatz- und Verschleißteilen entsprechen.
Zu den Druckern muss optional eine 36 Monate Vor-Ort-Garantie im Online-Shop auswählbar sein. Die Auswahl Kauf ohne Wartungsleistungen (aber mit der gesetzlichen Gewährleistung) ist für jeden Drucker vorausgewählt zu hinterlegen.
Über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung werden sich die technologischen Gegebenheiten durch Fortentwicklungen ändern. Das Spektrum des anzubietenden Sortiments ist deshalb vom Auftragnehmer während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf dem aktuellen Stand der Technik zu halten.