Die Investitionsbank Schleswig Holstein (IB.SH) - das zentrale Förderinstitut des Landes mit derzeit rund 580 aktiven Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen - sucht einen Dienstleister für die Erbringung von Leistungen im Rahmen der Bewirtschaftung von Aktenarchiven, die organisatorisch im Bereich Betriebsservice angesiedelt sind.

a) Bereitstellung und Betrieb eines externen Aktendepots

Die IB.SH hat ca. 3.200 Meter laufende Akten (Archivierungsmaterial=Dokumente, Geschäftsbriefe, Kundenakten, Buchungsbelege und sonstige Geschäftsunterlagen), welche zurzeit von einem Dienstleister in einem externen Aktendepot bewirtschaftet werden.

Durchschnittlich werden im Monat durch die IB.SH aus diesem Bestand 326 Akten physisch abgerufen und zurückgenommen. Der monatliche Auslagerungsbestand beträgt ca. 20 lfd. Meter.

Es sind folgende Leistungen im Rahmen der Bewirtschaftung durch den Dienstleister zu erbringen:

— Betrieb und Bereitstellung eines externen Depots,

— Aktenübernahme.

O Einlagerung von Akten (EDV-System).

O Neuanlage/Erfassung/Labeln.

O Abrufe.

O Ausgabe und Rücknahme.

O Transport (IB.SH – ext. Depot / ext. Depot – IB.SH).

O Aktenvernichtung.

Es sind bei der Herausgabe von physischen Akten folgende Reaktionszeiten zu beachten:

Anforderungen von Akten aus dem Archiv sind innerhalb von maximal 18 Stunden zu zustellen.

b) Personalgestellung für das interne Archiv der IB.SH am Standort Kiel

Bereitstellung von einer Person, die das interne Archiv der IB.SH von Montag bis Freitag in der Zeit von 07:00 bis 14:30 Uhr (entspricht 7 Arbeitsstunden) bewirtschaftet.

Dies beinhaltet folgende Registraturtätigkeiten:

— Bereitstellung der Akten aus dem Archivdepot für den Umlaufdienst 07:30 Uhr,

— Bearbeitung des Aktenrücklaufs aus den Fachbereichen,

— elektronische Erfassung,

— IB.SH-Akten in Regale hängen,

— Akten für das Depot in Kartons legen,

— Ablagen abheften,

— 10:00 Uhr elektronische Aktenanforderungen drucken und sortieren,

— Akten gem. Anforderungen ziehen,

— Akten für den Umlaufdienst um 12:00 Uhr bereitstellen,

— 12:30 Uhr Aktenrücklauf aus den Fachbereichen bearbeiten wie oben,

— 13:15 Uhr elektronische Aktenanforderungen drucken und sortieren,

— 13.30 Uhr Akten aus Depot anfordern.

Bitte beachten Sie, dass im Falle von Krankheit oder Urlaub Ersatzpersonal durch Sie bereitzustellen ist.