Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy on on pyytänyt tarjouksia sähköisestä säilytysjärjestelmästä toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella. Hankintapäätös on tehty ja sopimus on solmittu xx.x.2022

Sähköinen säilytysjärjestelmä (SÄHKE2-arkistointimäärityksen mukainen säilytysjärjestelmä (v. 2.0 (23.4.2015))

Hankinnan kohde on Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun (Xamk) digitaalisten tietoaineistojen (asiakirjan ja muu aineisto metatietoineen) säilyttämiseen soveltuva järjestelmä. Hankittava järjestelmä täyttää kaikilta osin ajantasaiset tiedonhallintaa koskevan lainsäädännön vaatimukset, pysyvälle säilyttämiselle että arkistoinnille asetetut vaatimukset sekä on SÄHKE2-määrittelyn mukainen.

Järjestelmä mahdollistaa useiden erillisten loogisten aineistokokonaisuuksien tallentamisen, säilyttämisen, hallinnoinnin ja käyttämisen. Esimerkkejä kokonaisuuksista ovat tehtäväluokkakohtaiset ja/tai muulla perusteella (muun muassa alkuperä, omistaja, sisältö) rajatut säilytyskokonaisuudet.

Säilytettävä aineisto voi olla sähkösyntyistä tai digitoitua ja säilytysjärjestelmässä voidaan hallita aineiston koko säilytyksenaikainen elinkaari. Aineistot pysyvät säilytysjärjestelmässä säilytyksen aikana muuttumattomina ja todistuskelpoisina. Järjestelmän on huolehdittava, että tiedostot säilyvät luettavina. Aineistosta ja sen metatiedoista voidaan tehdä monipuolisia hakuja ja niitä voidaan koostaa julkaistavaksi ja jaettavaksi järjestelmän kautta. Aineistot voidaan hävittää (tuhota) järjestelmästä, kun niille määritelty säilytysaika umpeutuu tai siirtää pitkäaikaissäilytykseen esimerkiksi kansalliseen pitkäaikaissäilytys- tai arkistopalveluun.

Järjestelmässä tulee huomioida kansalliset pitkäaikaissäilytyksen ja tiedonhallinnan standardit. Kansallisista normeista Kansallisarkiston SÄHKE2-normi. Säilytysjärjestelmän tulee olla SÄHKE2-sertifioitu.

Palvelu hankitaan SaaS-palveluna.