Deze overheidsopdracht beoogt het afsluiten van een raamovereenkomst voor leveringen van Customised Procedure Trays (CPT), afdekmateriaal en basissets.

Een meer gedetailleerde beschrijving van dit materiaal en de eisen waaraan het dient te voldoen, is terug te vinden in dit bestek onder het hoofdstuk „Technische bepalingen”.

Toelichting procedureverloop:

Het betreft een raamovereenkomst (conform art. 32 van de wet van 15.6.2006) met meerdere deelnemers per perceel, niet alle voorwaarden gekend.

In een 1e fase zal een raamovereenkomst afgesloten worden met alle firma's die dergelijk materiaal kunnen aanleveren, mits zij voldoen aan de in het bestek gestelde minimumeisen.

Tijdens deze eerste fase zullen we in eerste instantie focussen op (1) de selectiecriteria en (2) de gunningscriteria, die, met uitzondering van de prijs, op een „high level” beoordeeld worden.

Zo zal er ingezoemd worden op de integriteit van de totale toeleveringsketen (supply chain), steriliteitsaspecten, productondersteuning, certificaten, kwaliteitsgaranties, leveringstermijnen en dergelijke meer.

Tijdens deze 1e fase zullen geen prijzen gevraagd worden en zal dit gunningscriterium bijgevolg niet beoordeeld worden.

De raamovereenkomst zal gegund worden aan een „pool” van „preferred suppliers”.

Enkel de inschrijvers die een raamovereenkomst gegund kregen, krijgen toegang tot de 2e fase.

In de 2e fase worden de concrete deelopdrachten uitgeschreven en in mededinging geplaatst.

Deze deelopdrachten kunnen bestaan uit meerdere percelen, die elk meerdere posten kunnen bevatten.

De deelopdracht kan uitgeschreven worden door een individuele instelling, maar het kan ook een opdracht betreffen voor een aantal instellingen tezamen.

Er wordt duidelijk aangegeven welke instellingen het betreft.

Indien de deelopdracht enkel posten bevat, zal de opdracht aan 1 inschrijver gegund worden.

Indien de deelopdracht uit meerdere percelen bestaat, dan kunnen percelen aan verschillende inschrijvers gegund worden.

De resultaten van deze deelopdracht zullen gehonoreerd worden door de instellingen die in de deelopdracht vermeld worden en waarvoor de opdrachtencentrale optreedt.

In de deelopdracht zullen de beoogde resultaten, voorwaarden, producten en diensten nader gespecificeerd worden.

De door de inschrijvers ingediende offertes worden beoordeeld aan de hand van de vooropgestelde gunningscriteria.

Deze beoordeling zal nu gaan over de concrete producten en diensten die aangeboden worden, bovenop hetgeen reeds tijdens de eerste fase beoordeeld werd.

Inschrijvers kunnen voor de deelopdracht dus extra zaken aanbieden die ten opzichte van de 1e fase tot een hogere score kunnen leiden.

De mededinging tijdens de 2e fase verloopt in principe als volgt:

(1) De prijsvraag voor de deelopdracht wordt naar de verschillende inschrijvers (preferred supliers) gezonden.

(2) Deze inschrijvers dienen binnen een redelijke termijn een offerte in te dienen zoals bepaald in de deelopdracht.

(3) De offertes worden beoordeeld door de instellingen die de deelopdracht uitgeschreven hebben.

(4) Alle inschrijvers die een conforme offerte ingediend hebben, worden uitgenodigd voor een onderhandelingsgesprek. Tijdens dit gesprek krijgt de leverancier feedback over de ingediende offerte. De inschrijver krijgt de gelegenheid om toelichtingen te verstrekken, die schriftelijk bevestigd dienen te worden als een addendum van de offerte.

(5) Op basis van bovenstaand onderhandelingsgesprek krijgt de leverancier eenmalig de kans om, binnen een gestelde redelijke termijn, een verbetervoorstel in te dienen (= BAFO = Best And Final Offer).

(6) De opdrachtencentrale gunt de deelopdracht.

Opmerkingen:

* Instellingen die vermeld staan in de raamovereenkomst, kunnen niet verplicht worden om een deelopdracht uit te schrijven of om aan een deelopdracht deel te nemen.

* De vermelde geraamde hoeveelheden hebben in principe enkel betrekking op instellingen die de reële intentie hebben om dit af te nemen.

* Behoeftes van instellingen kunnen per deelopdracht verschillen. Hierdoor is het niet uitgesloten dat verschillende resultaten bekomen worden voor verschillende deelopdrachten. De gunning van een deelopdracht, en de motivatie waarop deze beslissing gestoeld is, is de verantwoordelijkheid van de instelling(en) die de deelopdracht uitschrijft (uitschrijven).

* Indien een instelling voor het in mededinging plaatsen van een deelopdracht, een andere werkwijze wenst te hanteren dan hierboven beschreven, dan dient dit duidelijk in de deelopdracht vermeld te worden.

Zie II.1.4.