In juni 2013 lopen bijna alle huurcontracten voor de kopieermachines van gemeente, OCMW en politiezone af.
Deze opdracht omvat zowel printers als kopieermachines (kopieermachines, multifunctionele kopieermachines, multifunctionele printers …) voor de gemeente, het OCMW en de politiezone van Zwijndrecht. De gemeente Zwijndrecht treedt op als aankoopcentrale. De gemeente is het enige aanspreekpunt in deze opdracht. Na de gunning van de opdracht zal de leverancier voor de gemeente, voor het OCMW en voor de politiezone afzonderlijk een contract opstellen. Deze contracten moeten allen dezelfde begin- en einddatum hebben, maar kunnen door het bestuur individueel opgezegd worden bij niet-naleving van de bepalingen van het bestek van deze opdracht.
We veronderstellen dat het faxverkeer in de toekomst nog verder zal afnemen, en dat we het gebruik van faxen in de meeste gevallen kunnen vervangen door andere communicatiemiddelen.
Dit zou ons moeten toelaten de volgende doelstellingen te verwezenlijken:
- efficiënter gebruik van de aanwezige afdrukcapaciteit
- behoud van de huidige functionaliteit
- eenvoudiger en efficiënter systeembeheer
- minder voorraad en eenvoudiger voorraadbeheer
- een vermindering van het papierverbruik door standaard op alle afdrukapparaten recto/verso afdrukken te activeren
- een vermindering van de afdrukkosten.
Het beheer van de afdruktoestellen is de verantwoordelijkheid van de dienst ICT, maar is voor de dienst geen kerntaak. We hechten daarom vrij veel belang aan oplossingen die de monitoring en het beheer van het printen en kopiëren vereenvoudigen of automatiseren, en aan oplossingen die de nood aan interventies door de dienst ICT verminderen. Een homogeen, rationeel, gestandaardiseerd printer/MFC-park is één van die oplossingen. Andere oplossingen situeren zich wellicht op het vlak van softwaretoepassingen, diensten die door uw bedrijf geleverd kunnen worden, enz.
Deze elementen zullen een rol spelen in de beoordeling van uw offerte.
Tenslotte geven wij ook de voorkeur aan duurzame, milieuvriendelijke oplossingen.
De opdracht is opgedeeld in percelen en het is toegelaten voor één of alle percelen een offerte in te dienen. Dit moet ons toelaten om verschillende klassen en types van machines met elkaar te vergelijken en desgewenst in ieder perceel het voor het bestuur meest interessante aanbod te kiezen.
Aangezien wij streven naar een homogeen, rationeel, gestandaardiseerd printer/MFC-park en een vermindering van de administratieve overhead, zullen wij (naast andere criteria, zie verder) de voorkeur geven aan een oplossing waarbij het aantal verschillende leveranciers, aanspreekpunten, soorten en types van toestellen, (enz.) klein is. Meer bepaald geven wij de voorkeur aan één firma die instaat voor de huur en het onderhoud.
In totaal zijn er 2 percelen: 1 voor printers en 1 voor kopieertoestellen.