Die Internationale Union für Geodäsie und Geophysik (IUGG) ist eine internationale, nichtstaatliche, gemeinnützige Organisation, die am 28. Juli 1919 in Brüssel gegründet wurde. Die 28. Generalversammlung IUGG findet vom 11. bis 20. Juli 2023 in Berlin statt. Das Programm der Veranstaltung umfasst 30 parallele Sitzungen in verschiedenen Formaten, Postersitzungen, Geschäftstreffen, eine Ausstellung und andere Veranstaltungen wie Workshops und Exkursionen. Wir planen auch eine Eröffnungs- und Abschlusszeremonie sowie eine Preisverleihung. Wir erwarten etwa 4 500 bis 5 000 Teilnehmer. Wir erwarten auch mindestens 20 Aussteller.

Zur Planung, Organisation, Koordination und Umsetzung der IUGG wird ein Professional Congress Organizer ausgeschrieben.

Die Leistungen teilen sich dabei in 2 Lose. Los 1 = Wissenschaftliches Programm Management; Los 2 = Projektmanagement & Kongress Technologie / Medienmanagement.

Die Aufgaben des PCOs für das Wissenschaftliche Programm Management beinhalten u.a. folgende Aufgaben:

— Online-Übermittlungswebsite erstellen (für die Einreichung der Abstracts),

— Richtlinien für die Einreichung der Abstracts erstellen,

— Website während der Übermittlungsphase verwalten,

— eine Online-Überprüfungswebsite mit Bewertungsmöglichkeiten bereitstellen,

— Bewertungsverfahren / Ranking-Verfahren organisieren,

— Erstellung & Layout des wissenschaftlichen Programms (aus übermittelten Daten),

— Autoren über die Annahme / Ablehnung von Vorträgen / Posterpräsentationen informieren,

— Erstellung der Druckdatei für ein Abstract-Book,

— Layout und Druck des Abstract-Book,

— Bereitstellung eines Online-Programmplanungstools zur Erstellung des wissenschaftlichen Programms,

— Bereitstellung eines Online-Zugangs für jeden Teilnehmer zur Erstellung eines individuellen Programms,

— Teilnahme an den Sitzungen des Wissenschaftlichen Programmausschusses (SPC) (1 Potsdam / Berlin, EGU Wien) und AGU Chicago),

— Teilnahme an den Sitzungen des Lokalen Organisationskomitees (LOC) (min. 3 Berlin / Potsdam),

— Erstellung/Bereitstellung einer Travel Grant-Webseite für das IUGG-Travel Grants-Programm und andere vom LOC einzurichtende Travel Grant-Programme,

— Organisation von Posterbesichtigungen (Logistik, Beschilderung usw.).

Die Aufgaben des PCOs für das Projektmanagement & Kongress Technologie/Medienmanagement beinhalten u.a. folgende Aufgaben:

— Projektmanagement,

— Kongressmarketing und Werbestrategie,

— Dienstleistungen im Bereich Sponsoring und Ausstellung (u.a. Gewinnung von Sponsoren und Ausstellern),

— Dienstleistungen im Bereich der Teilnehmer-Registrierung, Travel Grants,

— Organisation von sozialen Aktivitäten/Programmen und Touren,

— Organisation von Hotelunterkünften,

— Organisation von Transportdiensten (Zug- / Flughafentransfers, Kongress- / Hotel-Shuttle, VIP-Autos, Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel),

— Organisation rund um das Catering,

— Kongress-Technologie und Medienmanagement,

Die detaillierten Leistungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.