Die Stadt Ulm beabsichtigt für alle städtischen Gebäude und Einrichtungen Unified Communications einzuführen. Dazu gehören u.a. städtische Verwaltungsgebäude, Schulen, Kindertageseinrichtungen, Jugendhäuser, Friedhöfe, Feuerwehrgebäude, Museen, Bibliotheken etc. Dabei sollen multimediale Kommunikationskanäle wie insbesondere E-Mail, Telefon, Mobiltelefon, Voice-Mail, Computer-Telefonie-Integration (CTI), Präsenz-Informationen, Fax, Instant-Messaging (Chat) und Audio-/Web-/Videokonferenzen auf einer vereinheitlichen Kommunikations-Infrastruktur zusammengeführt und anhand einer einheitlichen sowie endgeräte- und standortunabhängigen Nutzeroberfläche abgebildet werden. Es soll eine On-Premise-Lösung (Vor-Ort-Lösung) beschafft werden. 2nd- und 3rd-Level-Support sind gemäß ITIL® durch den Auftragnehmer sicherzustellen.
Momentan betreibt die Stadt Ulm, mit knapp 2 900 Beschäftigten (Kernverwaltung ohne Eigenbetriebe und Gesellschaften), ca. 2 400 Teilnehmeranschlüsse für Telefone und Faxgeräte an ca. 150 Standorten. Die eingesetzte Hardware (hpts. 1 x TK-System Fabrikat Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise und mehrere Innovaphone TK-Systeme) ist dabei teilweise über 10 Jahre alt und kann neue Anforderungen so nicht erfüllen. Um den gestiegenen Erwartungen und Anforderungen an eine moderne Verwaltung gerecht zu werden, wird deshalb eine zukunftsorientierte Gesamtlösung in Form von Unified Communications (UC) angestrebt.
Die IT-Umgebung der Stadt Ulm beruht derzeit in der Mehrzahl auf Windows 7, Office 2007-Professional PC und Notebooks. Eine Umstellung auf Windows 10 und aktuelle Office-Versionen ist geplant, aber nicht innerhalb des UC-Projektes abgeschlossen. Im Bereich Smartphones/Tablets werden Geräte auf iOS-Basis unter der ENterprise Mobility-Lösung Airwatch eingesetzt.
Die Stadt Ulm betreibt eine Telefonzentrale, die zur Vermittlung von Telefonanrufen eingesetzt wird. Um den Bürgerservice zu verbessern, soll im Rahmen des UC-Projekts die bestehende Telefonzentrale zu einer zentralen, mandantenfähigen Multimedia-Contact-Center-Lösung ausgebaut werden. Reine Telefonauskünfte sollen dabei um weitere Kommunikationskanäle/Medien wie E-Mail, Chat, Messaging in Verbindung mit Sozialen Netzwerken usw. ergänzt und flexible Verteilungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten für die verschiedenen Kommunikationstypen realisiert werden. Eine Kompatibilität zu einer gesonderten Einführung eines 115-Bürgerservice in einem späteren eigenen Projekt muss ermöglicht werden.
Um künftigen technologischen Anforderungen, neuen Servicemöglichkeiten für die Bürgerinnen und Bürger sowie den Anforderungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht zu werden, ist eine Basis-Infrastruktur in Form von UC für die Stadt Ulm notwendig.
Da Anforderungen an Kommunikationsdienste stetig steigen, ist es das Ziel der Stadt Ulm, eine moderne Lösung mit möglichst hoher Zukunftsfähigkeit und modularem Aufbau auf standardisierten Technologien und Protokollen zu beschaffen.