Rahmenvertrag über die Überlassung sowie Pflege und Support von ECM-Standardsoftware

Bezugsberechtigt ist die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. die angeschlossenen Max-Planck-Institute sowie die asoziierten und bilaterale Einrichtungen (www.mpg.de).

Die Generalverwaltung der MPG hat bis Ende 2016 in allen Abteilungen der GV ein zentrales Dokumentenmanagementsystem eingeführt.

Das vorhandene Dokumentenmanagementsystem soll nun auch allen Max-Planck-Instituten zur Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Die für die Generalverwaltung aufgebaute Infrastruktur kann mandantenfähig ausgebaut werden und allen Instituten der MPG für eine zentrale Verwaltung von Dokumenten bereitgestellt werden. Somit kann ein immenser doppelter Invest hinsichtlich Infrastruktur, Aufbaukosten und Individualisierungsanpassungen vermieden werden. Das Vergabeverfahren begrenzt sich daher auf diese ausgewählte Software-Lösung. Die im Rollout der Dokumentenmanagementsoftware in der GV gesammelten Erfahrungen können für die Einführung an den Instituten weiterverwendet werden. Daher ist für die MPG die Nutzung der bestehenden Dokumentenmanagementlösung auch für alle Institute die wirtschaftlichste Möglichkeit und somit alternativlos. Bezugsberechtigt ist die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V., die angeschlossenen Max-Planck-Institute sowie die asoziierten und bilaterale Einrichtungen (www.mpg.de).

Die Einführung eines konkurrierenden Dokumentenmanagementsystems an den Instituten der Max-Planck-Gesellschaft ist für die MPG wirtschaftlich nicht sinnvoll, da die Gesellschaft eine zentrale Dokumentenablage für alle Bereiche der Verwaltung als auch für die Wissenschaft benötigt. Die Notwendigkeit einer zentralen Dokumentenablage für die gesamte MPG liegt in den gesetzlichen Vorgaben zu Vorhaltefristen von Dokumenten und zur definierten Löschung von Dokumenten gem. der EU-Datenschutzgrundverordnung.

Die Auswahl der bestehenden Infrastruktur des am Hauptsitz der MPG bereits etablierten, zentralen Dokumentenmanagementsystems wurde in einem öffentlichen, EU-weitem Verhandlungsverfahren durchgeführt. Ausgeschrieben wurden 2010 sowohl ein Produkt als auch ein Dienstleistungspartner in einem öffentlichen Verfahren Nr. 2010/S 225-344422. In diesem Ausschreibungsverfahren fiel die Produktauswahl auf den Hersteller d.velop und dessen Dokumentenmanagementsystem d.3ecm.

Die MPG möchte über die einheitliche Dokumentenmanagement-Software den zentralen Zugriff auf unterschiedlichste Dokumententypen sowohl für die Verwaltungsmitarbeitern als auch für alle übrigen Mitarbeiter der Gesellschaft ermöglichen.