Im Jahr 2023 findet die nächste Sozialversicherungswahl statt, Wahltermin ist der 31. Mai 2023. Die nachfolgend unter Ziff. 1.2. genannten AOKs (im Folgenden: "die Auftraggeberinnen") haben den AOK-Bundesverband GbR beauftragt, eine Ausschreibung zur Unterstützung der Durchführung der Sozialversicherungswahl 2023 vorzunehmen, mit dem Ziel, Rahmenvereinbarungen abzuschließen. Wesentlicher Gegenstand der Ausschreibung ist die rahmenvertraglich gesicherte, technische und organisatorische Abwicklung der Sozialversicherungswahl.
Bei der Sozialversicherungswahl wird zwischen Urwahl mit Stimmabgabe der Wahlberechtigten und Friedenswahl, bei der eine Stimmabgabe entfällt, unterschieden. Für 2023 besteht aufgrund einer Änderung der gesetzlichen Rahmenbedingungen die Erwartung, dass es innerhalb der AOK-Gemeinschaft zu einer Urwahl kommen kann. Für jede einzelne AOK ergibt sich aber gesondert, ob es zu einer Urwahl oder Friedenswahl kommt. Eine Information durch die jeweilige AOK erfolgt frühestens am 18.11.2022 und spätestens am 13.02.2023. Findet bei einer AOK keine Urwahl statt, teilt die AOK dies umgehend dem Auftragnehmer mit. Damit entfallen für diese AOK sämtliche zu den Fachlosen 1 und 2 beschriebenen Aufgaben. Hat der Auftragnehmer Vorbereitungshandlungen nach Ziff. 12.7.1 der Rahmenvereinbarung zu diesem Zeitpunkt bereits durchgeführt, werden diese nach Ziff. 12.7.2 der Rahmenvereinbarung vergütet. Nähere Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist ausschließlich die Wahl der Versichertenvertreter/innen für die Verwaltungsräte der AOKs im Rahmen der Sozialversicherungswahl des Jahres 2023. Die einzelvertragliche Leistungsbeauftragung auf rahmenvertraglicher Grundlage erfolgt eigenverantwortlich durch die jeweilige AOK. Die AOKs können ab der Zuschlagserteilung auf die Rahmenvereinbarung auf deren Grundlage Einzelverträge mit dem Auftragnehmer abschließen. In diesem Fall hat der Auftragnehmer die beschriebenen Leistungen zu erbringen. Eine Pflicht einer AOK zum Abschluss eines Einzelvertrages besteht hingegen nicht. Eine unmittelbare Leistungsbeziehung zwischen dem AOK-Bundesverband GbR und dem Auftragnehmer wird nicht begründet.
Die Leistung wird wie folgt in 2 Fachlosen mit je 4 Gebietslosen (Fachlos 1) bzw. 6 Gebietslosen (Fachlos 2) ausgeschrieben. Es kann auf ein Los, auf mehrere Lose oder alle Lose geboten werden. Es wird also für jede Fachlos-Gebietslos-Kombination eine gesonderte Rahmenvereinbarung ausgeschrieben.
FACHLOS 1: Produktion, Kuvertierung und Bereitstellung der Wahlunterlagen
Gebietslos 1 - AOK NordWest,
Gebietslos 2 - AOK Rheinland-Pfalz/Saarland
Gebietslos 3 - AOK Hessen
Gebietslos 4 - AOK PLUS
FACHLOS 2: Auswertung der eingegangenen Wahlunterlagen
Gebietslos 1 - AOK NordWest,
Gebietslos 2 - AOK Rheinland-Pfalz/Saarland
Gebietslos 3 - AOK Hessen
Gebietslos 4 - AOK PLUS
Gebietslos 5 - AOK AOK Baden-Württemberg
Gebietslos 6 - AOK Niedersachsen
Auftragsgegenstand ist die Herstellung der Wahlunterlagen (Anschreiben einschließlich Merkblatt auf der Rückseite - mit integriertem Wahlbrief, Stimmzettel, Versandumschlag). Hierzu hat der Auftragnehmer Produktionsleistungen inklusive Druck- und Weiterverarbeitungsleistungen, Datenverarbeitungsleistungen (Ver-/Entschlüsselung, Datenübermittlung) und Lettershopleistungen zu erbringen.
Die für den Fall des Abschlusses eines Einzelvertrages auf Basis der Rahmenvereinbarung erforderliche Papiermenge ist bis zum 18. November 2022 (Stichtag) in der geforderten Qualität einzukaufen und zu bevorraten. Die Wahlunterlagen/Briefsendungen sind darüber hinaus vorzusortieren, fachgerecht zwischenzulagern und an die von der Auftraggeberin noch festzulegenden Versanddienstleister zu übergeben. Die Auftraggeberin gibt diese dem Auftragnehmer nach Vertragsabschluss bekannt.
Der Auftragnehmer erstellt bzw. nutzt ein Verschlüsselungsprogramm nach dem Stand der Technik, das mit einem nicht öffentlichen Verfahren die Versichertennummer in eine verschlüsselte Kennzeichnung (Wahlkennzeichen) umwandelt. Das Wahlkennzeichen (WKZ) wird durch den Auftragnehmer beim Personalisieren auf den Wahlbriefumschlag aufgedruckt.
Die Wahlunterlagen bestehen pro Sendung aus folgenden Komponenten:
- Anschreiben mit Adressfeld inkl. integrierter Wahlbriefumschlag (Rückumschlag) mit personenbezogener Kennzeichnung,
- Stimmzettel,
- Fensterbriefumschlag (Versandumschlag), in dem die Unterlagen konfektioniert und verschickt werden.
Die vorgenannten Wahlunterlagen dürfen je Sendung in ihrem Gesamtgewicht 20 g nicht überschreiten.
Voraussichtliche Menge bei 2.180.000 Wahlberechtigten = 2.180.000 Sendungen.
Der Auftragnehmer muss die Abholung der als Rücklauf unter der Aktionspostleitzahl eingegangenen Wahlbriefe, die Aufbewahrung und die Aufbereitung/Vorbehandlung sowie die Öffnung der Wahlbriefe, die Auswertung der Stimmzettel und die Meldung der ausgewerteten Stimmen erbringen. Die zeitlich befristete Lagerung der ausgewerteten Wahlunterlagen sowie deren datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und Freigabe durch die Auftraggeberin, voraussichtlich Ende Februar 2024, sofern keine Wahlanfechtungsklage eingeht (gemäß § 91 SVWO).
Mit einer Wahlbeteiligung von ca. 30 % bei einer Urwahl ist zu rechnen.
2.220.000 Wahlberechtigte
Auftragsgegenstand ist die Herstellung der Wahlunterlagen (Anschreiben einschließlich Merkblatt auf der Rückseite - mit integriertem Wahlbrief, Stimmzettel, Versandumschlag). Hierzu hat der Auftragnehmer Produktionsleistungen inklusive Druck- und Weiterverarbeitungsleistungen, Datenverarbeitungsleistungen (Ver-/Entschlüsselung, Datenübermittlung) und Lettershopleistungen zu erbringen.
Die für den Fall des Abschlusses eines Einzelvertrages auf Basis der Rahmenvereinbarung erforderliche Papiermenge ist bis zum 18. November 2022 (Stichtag) in der geforderten Qualität einzukaufen und zu bevorraten. Die Wahlunterlagen/Briefsendungen sind darüber hinaus vorzusortieren, fachgerecht zwischenzulagern und an die von der Auftraggeberin noch festzulegenden Versanddienstleister zu übergeben. Die Auftraggeberin gibt diese dem Auftragnehmer nach Vertragsabschluss bekannt.
Der Auftragnehmer erstellt bzw. nutzt ein Verschlüsselungsprogramm nach dem Stand der Technik, das mit einem nicht öffentlichen Verfahren die Versichertennummer in eine verschlüsselte Kennzeichnung (Wahlkennzeichen) umwandelt. Das Wahlkennzeichen (WKZ) wird durch den Auftragnehmer beim Personalisieren auf den Wahlbriefumschlag aufgedruckt.
Die Wahlunterlagen bestehen pro Sendung aus folgenden Komponenten:
- Anschreiben mit Adressfeld inkl. integrierter Wahlbriefumschlag (Rückumschlag) mit personenbezogener Kennzeichnung,
- Stimmzettel,
- Fensterbriefumschlag (Versandumschlag), in dem die Unterlagen konfektioniert und verschickt werden.
Die vorgenannten Wahlunterlagen dürfen je Sendung in ihrem Gesamtgewicht 20 g nicht überschreiten.
Voraussichtliche Menge bei 920.000 Wahlberechtigten = 920.000 Sendungen.
Auftragsgegenstand ist die Herstellung der Wahlunterlagen (Anschreiben einschließlich Merkblatt auf der Rückseite - mit integriertem Wahlbrief, Stimmzettel, Versandumschlag und mit gesondertem Merkblatt "Online-Wahlen"). Hierzu hat der Auftragnehmer Produktionsleistungen inklusive Druck- und Weiterverarbeitungsleistungen, Datenverarbeitungsleistungen (Datenübermittlung) und Lettershopleistungen zu erbringen.
Die für den Fall des Abschlusses eines Einzelvertrages auf Basis der Rahmenvereinbarung erforderliche Papiermenge ist bis zum 18. November 2022 (Stichtag) in der geforderten Qualität einzukaufen und zu bevorraten. Die Wahlunterlagen/Briefsendungen sind darüber hinaus vorzusortieren, fachgerecht zwischenzulagern und an die von der Auftraggeberin noch festzulegenden Versanddienstleister zu übergeben. Die Auftraggeberin gibt diese dem Auftragnehmer nach Vertragsabschluss bekannt.
Die Wahlunterlagen bestehen pro Sendung aus folgenden Komponenten:
- Anschreiben mit Adressfeld inkl. integrierter Wahlbriefumschlag (Rückumschlag) mit personenbezogener Kennzeichnung,
- Stimmzettel,
- zusätzliches Merkblatt mit Informationen zu den Online-Wahlen,
- Fensterbriefumschlag (Versandumschlag), in dem die Unterlagen konfektioniert und verschickt werden.
Die vorgenannten Wahlunterlagen dürfen je Sendung in ihrem Gesamtgewicht 20 g nicht überschreiten. Es erfolgt eine Abstimmung mit der jeweiligen Auftraggeberin bzgl. der Möglichkeit zur Einhaltung der o.g. Gewichtsgrenze.
Voraussichtliche Menge bei 1.320.000 Wahlberechtigten = 1.320.000 Sendungen.
Auftragsgegenstand ist die Herstellung der Wahlunterlagen (Anschreiben einschließlich Merkblatt auf der Rückseite - mit integriertem Wahlbrief, Stimmzettel, Versandumschlag und mit gesondertem Merkblatt "Online-Wahlen"). Hierzu hat der Auftragnehmer Produktionsleistungen inklusive Druck- und Weiterverarbeitungsleistungen, Datenverarbeitungsleistungen (Datenübermittlung) und Lettershopleistungen zu erbringen.
Die für den Fall des Abschlusses eines Einzelvertrages auf Basis der Rahmenvereinbarung erforderliche Papiermenge ist bis zum 18. November 2022 (Stichtag) in der geforderten Qualität einzukaufen und zu bevorraten. Die Wahlunterlagen/Briefsendungen sind darüber hinaus vorzusortieren, fachgerecht zwischenzulagern und an die von der Auftraggeberin noch festzulegenden Versanddienstleister zu übergeben. Die Auftraggeberin gibt diese dem Auftragnehmer nach Vertragsabschluss bekannt.
Die Wahlunterlagen bestehen pro Sendung aus folgenden Komponenten:
- Anschreiben mit Adressfeld inkl. integrierter Wahlbriefumschlag (Rückumschlag) mit personenbezogener Kennzeichnung,
- Stimmzettel,
- zusätzliches Merkblatt mit Informationen zu den Online-Wahlen,
- Fensterbriefumschlag (Versandumschlag), in dem die Unterlagen konfektioniert und verschickt werden.
Die vorgenannten Wahlunterlagen dürfen je Sendung in ihrem Gesamtgewicht 20 g nicht überschreiten. Es erfolgt eine Abstimmung mit der jeweiligen Auftraggeberin bzgl. der Möglichkeit zur Einhaltung der o.g. Gewichtsgrenze.
Voraussichtliche Menge bei 2.730.000 Wahlberechtigten = 2.730.000 Sendungen.
Der Auftragnehmer muss die Abholung der als Rücklauf unter der Aktionspostleitzahl eingegangenen Wahlbriefe, die Aufbewahrung und die Aufbereitung/Vorbehandlung sowie die Öffnung der Wahlbriefe, die Auswertung der Stimmzettel und die Meldung der ausgewerteten Stimmen erbringen. Die zeitlich befristete Lagerung der ausgewerteten Wahlunterlagen sowie deren datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und Freigabe durch die Auftraggeberin, voraussichtlich Ende Februar 2024, sofern keine Wahlanfechtungsklage eingeht (gemäß § 91 SVWO).
Mit einer Wahlbeteiligung von ca. 30 % bei einer Urwahl ist zu rechnen.
2.180.000 Wahlberechtigte
Der Auftragnehmer muss die Abholung der als Rücklauf unter der Aktionspostleitzahl eingegangenen Wahlbriefe, die Aufbewahrung und die Aufbereitung/Vorbehandlung sowie die Öffnung der Wahlbriefe, die Auswertung der Stimmzettel und die Meldung der ausgewerteten Stimmen erbringen. Die zeitlich befristete Lagerung der ausgewerteten Wahlunterlagen sowie deren datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und Freigabe durch die Auftraggeberin, voraussichtlich Ende Februar 2024, sofern keine Wahlanfechtungsklage eingeht (gemäß § 91 SVWO).
Mit einer Wahlbeteiligung von ca. 30 % bei einer Urwahl ist zu rechnen.
920.000 Wahlberechtigte
Der Auftragnehmer muss die Abholung der als Rücklauf unter der Aktionspostleitzahl eingegangenen Wahlbriefe, die Aufbewahrung und die Aufbereitung/Vorbehandlung sowie den Abgleich der Online-Briefwahlstimmen, die Öffnung der Wahlbriefe, die Auswertung der Stimmzettel und die Meldung der ausgewerteten Stimmen erbringen. Die zeitlich befristete Lagerung der ausgewerteten Wahlunterlagen sowie deren datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und Freigabe durch die Auftraggeberin, voraussichtlich Ende Februar 2024, sofern keine Wahlanfechtungsklage eingeht (gemäß § 91 SVWO).
Mit einer Wahlbeteiligung von ca. 30 % bei einer Urwahl ist zu rechnen.
1.320.000 Wahlberechtigte
Der Auftragnehmer muss die Abholung der als Rücklauf unter der Aktionspostleitzahl eingegangenen Wahlbriefe, die Aufbewahrung und die Aufbereitung/Vorbehandlung sowie den Abgleich der Online-Briefwahlstimmen, die Öffnung der Wahlbriefe, die Auswertung der Stimmzettel und die Meldung der ausgewerteten Stimmen erbringen. Die zeitlich befristete Lagerung der ausgewerteten Wahlunterlagen sowie deren datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und Freigabe durch die Auftraggeberin, voraussichtlich Ende Februar 2024, sofern keine Wahlanfechtungsklage eingeht (gemäß § 91 SVWO).
Mit einer Wahlbeteiligung von ca. 30 % bei einer Urwahl ist zu rechnen.
2.730.000 Wahlberechtigte
Der Auftragnehmer muss die Abholung der als Rücklauf unter der Aktionspostleitzahl eingegangenen Wahlbriefe, die Aufbewahrung und die Aufbereitung/Vorbehandlung sowie die Öffnung der Wahlbriefe, die Auswertung der Stimmzettel und die Meldung der ausgewerteten Stimmen erbringen. Die zeitlich befristete Lagerung der ausgewerteten Wahlunterlagen sowie deren datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und Freigabe durch die Auftraggeberin, voraussichtlich Ende Februar 2024, sofern keine Wahlanfechtungsklage eingeht (gemäß § 91 SVWO).
Mit einer Wahlbeteiligung von ca. 30 % bei einer Urwahl ist zu rechnen.
3.450.000 Wahlberechtigte