Der Auftragnehmer soll dem Oldenburgisch Ostfriesischen Wasserverband (OOWV) insgesamt 154 Geräte - sowohl Drucker (Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendruckern als Mono- und Farbgeräte) als auch Multifunktionsgeräte (für den Druck-, Kopier-, Fax- und Scan-Bedarf) - nebst Zubehör für eine Vertragslaufzeit von 60 Monaten (mit 12 Monaten Verlängerungsoption) zur Verfügung stellen. Die Überlassung der Geräte durch den Auftragnehmer erfolgt in Form eines Leasingvertrages inklusive Service, Wartung und Verbrauchsmaterial (ohne Papier und Heftklammern). Die Multifunktionsgeräte und Drucker müssen den technischen Voraussetzungen des OOWV entsprechen und mit den vorhandenen System- und Softwareumgebungen kompatibel sein.

Der Auftragnehmer soll darüber hinaus Systeme zur Verwaltung, Authentifizierung und Tonerbelieferung bereitstellen. Die Systeme sollen im Datennetz des Auftraggebers betrieben werden. Für den Betrieb von Servern stellt der OOWV einen virtualisierten Server bereit. Die Kommunikation von Verbrauchs-, Wartungs- und Bestellinformationen vom OOWV zum Auftragnehmer muss den Anforderungen der IT-Sicherheit und dem Datenschutz des OOWV gerecht werden.

Der Auftragnehmer liefert und installiert die Geräte an den - derzeit - 66 Standorten des OOWV. Der Auftragnehmer ist - auch während der Vertragslaufzeit - verpflichtet, die Geräte betriebsbereit zu installieren (mit IP-Adresse des alten Tauschgerätes) und dem OOWV die Inbetriebnahme nachzuweisen (z. B. durch Statusseite des Gerätes). Nach Auftragserteilung wird der Auftragnehmer zusammen mit dem OOWV einen Rollout-Plan erstellen und umsetzen. Der Abbau der installierten Altgeräte erfolgt im Rahmen des Rollouts für den OOWV unentgeltlich. Der Abbau der neuen Geräte am Ende der Mietzeit ist mit dem Mietpreis bereits abgegolten.

Der Auftragnehmer hat für den Betrieb der Dokumentenverarbeitungsgeräte zu sorgen. Das ausgeschriebene Betriebsmodell umfasst insbesondere

- die technische Unterstützung über eine zentrale Service-Hotline, die Instandsetzung der Geräte (Reparaturservice) durch autorisiertes und fachlich qualifiziertes Fachpersonal vor Ort,

- die Instandhaltung durch regelmäßige Wartungen der Geräte (proaktiver Wartungsservice),

- ein automatisches Abrufsystem für Verschleißteile und Verbrauchsmaterialien,

- die Bereitstellung eines zentralen Serviceansprechpartners bzw. Servicemanagers,

- die Gewährleistung von Kostentransparenz über ein vereinfachtes und klar strukturiertes Abrechnungsmodell, und eine verursachergerechte Kostenverrechnung auf Systembasis,

- Reports über die Auslastung der betriebenen Geräte,

- Verbesserung von Nachbestellungen während der Vertragslaufzeit,

- analoge Faxfunktion für die gewünschten Multifunktionsgeräte,

- ein vereinheitlichtes Service-Level-Agreement sowie

- die Einführung einer performanten, zentralen Flottenverwaltungs- und Managementlösung.

Die Multifunktionsgeräte müssen schließlich über eine Anwenderauthentifizierungs-Möglichkeit verfügen. Durch den Einsatz von Multifunktionsgeräten und die geplante Zentralisierung von Output Systemen muss eine sichere Verarbeitung / Druckausgabe von Dokumenten gewährleistet sein. Allen authentifizierten Mitarbeitern des OOWV soll es überdies ohne Aufwand möglich sein, von mobilen Endgeräten über zentrale Multifunktionsgeräte im gesamten Unternehmen zu drucken. Der OOWV wird nur solche Geräte für den Betrieb zulassen, die vor nicht autorisierten Administrations- und Konfigurationszugriffen geschützt werden können. Die Daten, die auf den integrierten Festplatten gespeichert sind, müssen nach den Schreibvorgängen unwiderruflich gelöscht werden. Beim Austausch von Systemen oder Datenträgern während der Betriebsphase und bei der Rückgabe der Systeme am Ende einer Vertragslaufzeit sind vom Aufragnehmer sämtliche Daten zu löschen.