Hankinnan kohteena on Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointi osana kaupungin digitointiprojektia tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankintaan kuuluu digitoitavien asiakirjojen noutaminen kaupungilta, asiakirjojen skannaaminen sekä metatietojen poimiminen ja tuottaminen niihin, analogisten asiakirjojen palauttaminen kaupungille sekä digitoitujen asiakirjojen siirtäminen kaupungin osoittamalle palvelimelle tai tietojärjestelmään tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyllä tavalla. Hankintaan kuuluu lisäksi edellä mainittuihin toimenpiteisiin liittyvät projekti- ja asiantuntijapalvelut.
Digitoinnilla tavoitellaan viranomaistoiminnan tehokkuuden ja tuloksellisuuden lisäämistä, sillä digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat ovat paremmin käytettävissä kuin analogisessa muodossa olevat asiakirjat, jolloin työaikaa ei tarvitse käyttää tiedon etsimiseen arkistosta. Lisäksi viranomaisten asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen toteuttamiseen käytetyn ajan arvioidaan vähentyvän huomattavasti edellä esitetyistä syistä.
Hankinnan kohteena on Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointi osana kaupungin digitointiprojektia tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti.
Kaupungin digitointiprojektissa tarkoituksena on muuttaa digitaaliseen muotoon Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston lupa-aktiasiakirjat. Rakennusvalvontaviranomaisen lupa-aktit ovat tärkeitä ja käytettyjä viranomaisasiakirjoja, ja niille on käyttötarvetta niin rakennusvalvonnan viranomaistoiminnassa kuin ulkopuolisille toimijoille, kuten kuntalaisille ja yksityisille yhteisöille.
Rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkistossa on noin 720 hyllymetriä lupa-aktiasiakirjoja. Lupa-aktien lisäksi, jotka sisältävät muun muassa rakennuslupahakemuksia, pääpiirustuksia, lausuntoja ja katselmuspöytäkirjoja, on rakennusvalvontaviranomaisen arkistossa myös rakennuslautakuntien pöytäkirjoja sekä muita rakennuslautakuntien asiakirjoja. Lupa-arkisto muodostuu Mikkelin kaupungin eli niin sanotun kantakaupungin sekä liitoskuntien rakennusvalvontojen asiakirjoista. Digitointiprojektissa tarkoituksena on digitoida ensisijaisesti lupa-arkiston lupa-aktiasiakirjat. Digitoinnin ulkopuolelle rajataan lupa-akteista kuitenkin ne viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n perusteella salassa pidettävät asiakirjat, jotka ovat julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 18 §:n mukaisesti turvallisuusluokiteltuja.
Valtaosa lupa-arkiston hyllymetreistä koostuu kantakaupungin lupa-akteista, joita on noin 560 hyllymetriä. Kantakaupungin suuri asiakirjamäärä selittyy sillä, että kaupunkialueelle on rakennettu eniten, jonka lisäksi vuoden 2001 Mikkelin kaupungin, Mikkelin maalaiskunnan ja Anttolan kunnan kuntaliitoksen jälkeen, on liitettyjen kuntien uusia lupa-akteja alettu säilyttää osana kantakaupungin lupa-akteja. Mikkelin maalaiskunnan lupa-akteja on noin 75 hyllymetriä, Ristiinan kunnan lupa-akteja on noin 55 hyllymetriä ja Anttolan kunnan, Haukivuoren kunnan sekä Suomenniemen kunnan lupa-akteja on noin 10 hyllymetriä kuntaa kohden. Kantakaupungin lupa-aktien kohdalla lupa-arkistossa on käytetty paljon ohuita arkistokoteloita. Tämä aiheuttaa sen, että lupa-arkiston lupa-aktiasiakirjat täyttävät 720 hyllymetriä tilaa, mutta todellisuudessa itse aineisto ei tiiviimmin koteloituna täytä koko tätä tilaa, vaan todennäköisesti lupa-aktiasiakirjoja on noin 600-700 hyllymetriä tai mahdollisesti vähemmän. Mikkelin kaupunki ei sitoudu tämän tarjouspyynnön perusteella mihinkään minimiostoon, vaan palvelua hankitaan digitoitavan aineiston todelliseen määrään nähden tarvittava määrä.
Digitointiprojektissa tilaajan henkilöstö suorittaa digitoitavan aineiston digitointikuntoon saattamisen, mikä pitää sisällään aineiston järjestämisen, tiivistämisen, jälkiseulonnan ja kuvailevien metatietojen keräämisen.
Hankinnan kohteena on digitointiprojektin varsinainen digitointi- eli skannaustyö ja siihen liittyvät kuljetus-, siirto-, projekti- ja asiantuntijatehtävät. Tarjouskilpailun voittaneen toimijan tehtävinä on noutaa digitoitavat asiakirjat tilaajalta, skannata ne vaadituin kriteerein, poimia ja tuottaa niihin vaaditut metatiedot, palauttaa analogiset asiakirjat takaisin tilaajalle ja siirtää digitoidut asiakirjat tilaajan osoittamalle palvelimelle tai tietojärjestelmään. Edellä mainitut työvaiheet toistuvat useamman kerran projektin aikana, koska lupa-aktiasiakirjoja on tarkoitus digitoida erissä. Projektin alkaessa sovitaan tarkemmin, millaisissa erissä aineistoa on mahdollista digitoida.
Tilaajan henkilöstö tarkastaa palautettujen asiakirjojen kunnon, digitoitujen asiakirjojen laadun, lisää niihin tarvittavat kuvailevat metatiedot ja siirtää ne sähköiseen arkistoon.