Dienstleistungsrahmenvertrag - Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Stadtfestes in Wiesbaden inklusive Sponsorenakquise (Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb)
Gegenstand der Ausschreibung ist die Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Wiesbadener Stadtfestes inklusive der Akquise von Sponsoren, Künstlern und der Werbeleistungen in den Jahren 2022 und 2023 zuzüglich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr.
Gegenstand der Ausschreibung ist die Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Wiesbadener Stadtfestes inklusive der Akquise von Sponsoren, Künstlern und der Werbeleistungen in den Jahren 2022 und 2023 zuzüglich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr.
Maßgeblich für die inhaltliche Ausgestaltung der ausgeschriebenen Leistungen ist das bereits bestehende, auf der Basis des Programmheftes für das Stadtfest 2019 erstellte Grundkonzept. Dieses setzt die Erstellung, Abstimmung und Umsetzung folgender Teilkonzepte durch den Auftragnehmer voraus:
(1) Konzept zur Besucherlenkung: Entwicklung eines Besucher-Leitsystems
(2) Sicherheitskonzept und Hygienekonzept: Abstimmung mit den örtlichen Gefahrenabwehrbehörden; unter Einbeziehung der Parallelveranstaltungen Herbstmarkt, Erntedankfest und Wiesbadener Automobilausstellung
(3) Logistik- und Personalkonzept: Planung bzgl. Infrastruktur, Ver- und Entsorgungsleistungen, Personalbereitstellung, Bereitstellung der Technik; Gewinnung und Steuerung ggfs. notwendiger Nachunternehmer
(4) Programmkonzept: auf Grundlage des Programmheftes für das Stadtfest 2019 und in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin zu entwickeln; soll Bühnenprogramm, Einbindung der örtlichen Gewerbetreibenden und des Publikums sowie Programm-Highlights mit Professionals, nach Möglichkeit aber auch Veranstaltungen in Kooperation mit Wiesbadener Unternehmen, Verbänden, Initiativen, Einzelhandel, kulturellen Einrichtungen, Schulklassen, Gastronomie umfassen; Akquise, Koordination, Betreuung der Akteure und Künstler inkl. Vertragsabwicklung, Kostenabrechnung; ein Hauptact ist nur dann durchzuführen, wenn dafür zusätzliche, ausreichende finanzielle Mittel durch Sponsoring eingeworben werden können
(5) Detailkonzept zur Belebung der Innenstadt: Entwicklung eines Maßnahmenplanes zur Belebung der Innenstadt, Integration von Handel und Gastronomie in die Planung eines Bühnenprogrammes, enge Abstimmung mit den Veranstaltern der Parallelveranstaltungen Herbstmarkt, Erntedankfest und Wiesbadener Automobilausstellung
(6) Sponsorenkonzept: Konzept für die Akquirierung von Sponsoren und Werbepartnern zur Finanzierung der Künstler und des Programms, inkl. Vertragserstellung und Kommunikation mit den Sponsoren sowie deren Betreuung
(7) Kommunikationskonzept: Gestaltung und Druck eines Flyers/Handzettels mit einer Auflage von ca. 10.000 Stück, Einbeziehung von digitalen Plattformen und Social Media, Entwicklung weiterer Kommunikations- und Werbeelemente und der Werbestrategie mit der Auftraggeberin unter Einbeziehung der WALL AG als Vertragspartner für die Außenwerbung Wiesbaden; durchgängige Umsetzung der städtischen CI
Leistungsort ist das Stadtgebiet der Landeshauptstadt Wiesbaden, insbesondere die Fußgängerzone von der Rheinstraße bis zur Langgasse und dem Mauritiusplatz, Dern'sches Gelände.
Die Veranstaltung findet jeweils am letzten vollständigen Wochenende im September statt.
Die Auftraggeberin stellt für die Deckung der gesamten Kosten für die Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Wiesbadener Stadtfestes inklusive Sponsorenakquise, Kommunikation und Werbeleistungen ein Budget in Höhe von maximal 167.000 EUR pro Jahr (netto) zur Verfügung.
Das Budget muss sämtliche Kosten - insbesondere auch die des Auftragnehmers - decken. Dies gilt auch für die Kosten für Veranstaltungssicherheit, sanitäre Anlagen, Veranstaltungstechnik, Grundlagenermittlung, Vor-Ort-Termine, Abstimmungstermine mit der Auftraggeberin und Genehmigungsbehörden, Präsentationsmittel, Unterkünfte, Bereitstellung von Werkzeugen, Hubarbeitsbühnen, Entsorgung, Gebühren u.a. für Genehmigungen, städtische Gebühren (Plätze, Einfahrgenehmigungen), Infrastruktur Dritter, Künstler und Künstler-Nebenkosten, Gebühren für Gema und Künstlersozialversicherung, Fahrt- und Transportkosten, Agentur- und Handlingskosten.