Les prestations, objet du présent avis de marché, consistent en une assistance à la gestion documentaire et des commandes liée aux activités du Département de Services Nucléaires (DSN) du Service des Installations en Assainissement / Démantèlement (SIAD) ainsi que trois de ses laboratoires qui ont en charge l'exploitation des INB 25, 32, 52, 54, 56 et l'ICPE 307 afin de garantir la traçabilité du référentiel documentaire pour le compte du DSN/SIAD du CEA de Cadarache.

Les prestations, objet du présent marché, consistent en une assistance à la gestion documentaire et des commandes liée aux activités du Département de Services Nucléaires (DSN) du Service des Installations en Assainissement /Démantèlement (SIAD) ainsi que trois de ses laboratoires qui ont en charge l'exploitation des INB 25, 32, 52,54, 56 et l'ICPE 307 afin de garantir la traçabilité du référentiel documentaire pour le compte du DSN/SIAD duCEA de Cadarache.

Les prestations de base se décomposent comme suit:

— Assistance gestion documentaire, des bases électroniques et des archives courantes qui consiste à réaliser la gestion au fil de l'eau des documents originaux et de permettre à tout moment la consultation.

— Traitement et suivi de documents liées au fonctionnement des unités / INB:

Cette mission consiste à:

— La rédaction de document (mise en forme et/ou correction de CRR et de documents),

— La recherches et mise à disposition de documents à la demande du CEA,

— L'ordonnancement et le suivi des documents, de type FED/FVE: création, transfert aux relecteurs identifiés, rappels et suivi des échéances, compilation des remarques puis diffusion,

— réalisation des affichages.

— Saisie initiale de commandes et suivi des commandes:

Cette mission porte sur:

— Les saisies des demandes d'achats/commandes/ordres de service sous les applications informatiques dédiées (FEBIA, PACHA,…), suivi dans un tableau « Excel » de ces achats/commandes/ordres de service et transmission de l'état d'avancement ou de la demande aux chargés d'affaire/action concernés,

— L'enregistrement des colis ou courriers (archivage bon de livraison), information des destinataires pour vérification du contenu,

— Les saisies dans les applications informatiques dédiées des PV de réception préalablement validés par le CEA des commandes reçues,

— L'identification des dépenses afférentes aux commandes provisionnelles (renseignements des tableaux de suivi des dépenses),

— La gestion des stocks des fournitures de bureau, commandes des articles, distribution, suivi du stock et de la consommation,

— La gestion des demandes au service de reprographie (reproductions, cartes de visites, tampons…).

— Réalisation d'une note d'analyse à la date d'anniversaire du présent marché soit T0 + 12 mois:

Cette note a pour objectif de faire un bilan global de:

— La gestion documentaire des documents « papier » ou reçus par voie électronique liés au fonctionnement des installations et des entités qui constituent le SIAD,

— La gestion de bases électroniques de documents

— La gestion d'archives courantes

— Le traitement de documents liés au fonctionnement des unités/INB

— Le traitement initial de commandes et suivi des commandes.

— Le management de la prestation.

— Réalisation d'un état des lieux des encours:

Un état des lieux des encours sera réalisé 5 jours ouvrés avant la fin du marché afin d'identifier toutes les actions commencées et non terminées ainsi que l'état d'achèvement.

L'option 1 consiste à prolonger les prestations de base pour une durée de 2 mois renouvelable 3 fois.