Deze opdracht omvat de conceptontwikkeling en projectbegeleiding van het SALK project Tijdreis en bestaat uit verschillende fases (onderdelen):

A. Conceptfase met als finaliteit een concept:

— de stakeholders hebben de voorbije maanden reeds gebrainstormd over het project. De verslagen van deze overleggen worden bij de aanstelling van de projectbegeleider aan de projectbegeleider overhandigd. De 4 betrokken erfgoedlocaties informeren de projectbegeleider uiteraard over hun huidige erfgoedaanbod, positionering en toekomstplannen. De projectbegeleider gaat in de conceptfase ook zelf actief met de stakeholders in overleg (minimaal met de opdrachtgever, de vertegenwoordigers van de 4 erfgoedlocaties en met Toerisme Vlaanderen);

— de projectbegeleider verdiept zich in de doelstellingen van het project. De projectbegeleider dient de wensen en verwachtingen definitief te bepalen, in overleg met de opdrachtgever:

• toerisme Limburg wenst een aantrekkelijk erfgoedproduct op voldoende schaalgrootte (versterken en verbinden erfgoedlocaties) te bekomen voor de doelgroep gezinnen met kinderen dat de logiessector ten goede komt (meer bezoekers op de erfgoedlocaties en meer toeristische overnachtingen in Limburg);

• de doelgroep gezinnen met kinderen heeft haar eigen beweegredenen. Het is belangrijk om de intrinsieke motivatie van de doelgroep steeds voor ogen te houden. Hoe zouden we een West-Vlaams gezin kunnen overtuigen om voor een vakantie in Limburg te kiezen, op basis van dit erfgoedproject? Waarom gaan gezinnen „willen” komen naar Limburg? Hiermee bedoelen we dat het resultaat van het tijdreisproject niet enkel „gebruiksvriendelijk” is voor kinderen én ouders (usability) maar ook echt „werkt en aanslaat” bij deze doelgroep. We geloven dat reeds in de conceptuele fase rekening dient te worden gehouden met de wensen, verwachtingen, gewoontes, …. van deze doelgroep, en dat conceptideeën hier ook tijdig aan getoetst moeten worden;

• daarnaast zijn er uiteraard nog de erfgoedlocaties zelf. Zij hebben elk, vanuit hun eigen positionering en instelling, hun eigen doelstellingen. Ze vertellen elk een eigen verhaal en bieden gevarieerde ervaringen aan aan hun bezoekers (kennis vergaren, iets creëren, ontspannen en genieten in een historisch decor,…).

Tijdens de conceptfase brengt de projectbegeleider deze verschillende motivaties samen. Belangrijk is dat de tijdreis een succesvol en gesmaakt toeristisch product wordt voor de doelgroep gezinnen met kinderen. Zonder marktvraag kan het project niet slagen. Maar het project moet tevens passen en aansluiten op de doelstellingen van de erfgoedlocaties en tot het uiteindelijk gewenste resultaat leiden voor de toeristische sector.

De projectbegeleider voorziet in de conceptfase een moment waarop de definitieve doelstellingen van het project voldoende verfijnd worden en vastgelegd worden voor het verdere projectverloop:

— de projectbegeleider creëert draagvlak bij de stakeholders. De 4 hoger vernoemde erfgoedlocaties zijn vandaag enthousiast, zien dat het project opportuniteiten biedt en willen deel uit maken van het project. Maar ze zijn, begrijpelijk, ook gereserveerd zolang het concrete concept en de impact op hun eigen erfgoedlocaties niet duidelijk is. De tijdreis moet een meerwaarde zijn voor alle partners. Ze moet naadloos passen binnen het reguliere aanbod en de toekomstplannen van de individuele sites. Het blijvend enthousiasmeren van de partners, draagvlak creëren met de partners en intensief samen met hen zoeken naar een geschikt concept is een aandachtspunt voor de projectbegeleider;

— de projectbegeleider houdt rekening met de brede toeristische sector (logies, horeca,…) die baat moet hebben bij dit project. Reeds vanaf de conceptfase wordt de nodige ruimte voorzien om de sector te informeren en te betrekken;

— de projectbegeleider toont de creatieve mogelijkheden van het project, lanceert eigen voorstellen voor invulling en concept en toetst deze af bij de opdrachtgever en de stakeholders. Hij/zij werkt een concept uit. De projectbegeleider voorziet een moment waarop een pre-concept door de opdrachtgever en stakeholders goedgekeurd kan worden. Dit pre-concept geeft ons een globaal idee wat het project gaat worden en wat voor ervaring het aan de gebruiker zal bieden;

— dit pre-concept wordt verder verfijnd tot een definitief concept, door de opdrachthouder en de stakeholders gedragen, bestaande uit enerzijds verbindende elementen gelieerd aan de 4 erfgoedlocaties. Anderzijds zijn er binnen dit SALK-dossier middelen voorzien voor concrete gezinsvriendelijke realisaties op 2 erfgoedlocaties, in Bokrijk en in het Gallo-Romeins museum. Het creatieve denkwerk over wat er in Bokrijk en in het Gallo-Romeins museum nog bijkomend kan ontwikkeld worden behoort dus ook tot deze opdracht.

Het concept omvat niet de gedetailleerde vormgeving (ontwerpplannen) maar geeft de opdrachthouder en de stakeholders wel een concreet idee over wat het project gaat worden. We verwachten minimaal ontwerpschetsen en referentiebeelden van de verschillende projectonderdelen en een beschrijving van wat de tijdreis inhoudt. Een beschrijving van de beleving die de gezinsleden ervaren. Zowel de beleving in het bijkomend te ontwikkelen gezinsvriendelijke aanbod in het Gallo-Romeins Museum en in Bokrijk, de beleving van de verbindende elementen die zichtbaar zijn op de 4 vernoemde erfgoedlocaties als de beleving van de projectonderdelen waarmee de gezinnen tijdens een voor- of natraject mee in contact komen:

— op basis van het concept dient de projectbegeleider voor het project een businessplan en exploitatiemodel uit te werken en ter goedkeuring aan de opdrachtgever en stakeholders voor te leggen.

De projectonderdelen die impact hebben op de erfgoedlocaties moeten in de eigen exploitatie van de erfgoedlocaties mee opgenomen kunnen worden. De impact moet duidelijk in beeld gebracht worden en moet door de erfgoedlocaties onderschreven worden. Het is geenszins de bedoeling dat dit project extra personeelskosten meebrengt, noch voor de opdrachtgever, noch voor de betrokken erfgoedlocaties. In het businessplan definieert de projectbegeleider alle mogelijke randvoorwaarden die voor het welslagen van het project belangrijk zijn.

Het businessplan omvat een realistische raming met onder andere:

— de realisatiekosten per projectonderdeel (incl. ontwerpplannen, installatiekosten,…);

— de kosten voor de verplichte screening door het toegankelijkheidsbureau;

— de (eventuele) exploitatiekosten;

— de (eventuele) herstelkosten op lange termijn;

— de (eventuele) rechtstreekse opbrengsten uit het project;

— de kosten voor de verdere projectbegeleiding in de volgende fases (aanbesteding, gunning, opvolging werken) (zie onderdeel B, C, D).

B. Fase voorbereiding overheidsaanbesteding met als finaliteit de opdrachtomschrijving(en) / technische fiche(s) die als basis dienen voor het bestek m.b.t. ontwerp en realisatie.

De projectbegeleider levert een gedetailleerde beschrijving van het concept en omschrijft de opdracht voor de firma(‘s) die in zullen staan voor het vertalen van het concept in concrete en gedetailleerde ontwerpplannen en voor de realisatie.

C. Aanbestedingsfase waarin de projectbegeleider een adviserende rol opneemt in de gunning van de opdracht(en) voor het ontwerp en de realisatie. De projectbegeleider leest de offertes en adviseert de opdrachtgever tijdens de gunningsprocedures.

D. Realisatiefase waarin de projectbegeleider als externe projectbegeleider optreedt. De projectbegeleider volgt de voortgang van de werken (zowel ontwerpplannen als effectieve realisatie) op tot op het moment van de definitieve oplevering. De projectbegeleider bewaakt het concept, de vooropgestelde doelstellingen, het vooropgestelde budget en de kwaliteit.

Algemeen:

— de projectbegeleider kan desgewenst de nodige externe expertise inschakelen. Het betrekken van externe experten dient aangegeven en meegerekend te worden in de offerte. Ook intekenen op dit bestek via een consortium, om op die manier de nodige expertise te bundelen, behoort tot de mogelijkheden;

— de opdracht tot projectbegeleiding bestaat uit 4 fases (onderdelen). De opdrachtgever behoudt het recht om na elk onderdeel de samenwerking stop te zetten, zonder juridische gevolgen of schadeclaims tot gevolg. De gunning van de opdracht aan de projectbegeleider gebeurt op basis van de totale offerte (voor alle onderdelen samen).

Deze opdracht omvat de conceptontwikkeling en projectbegeleiding van het SALK project Tijdreis en bestaat uit verschillende fases (onderdelen):

A. Conceptfase met als finaliteit een concept

— de stakeholders hebben de voorbije maanden reeds gebrainstormd over het project. De verslagen van deze overleggen worden bij de aanstelling van de projectbegeleider aan de projectbegeleider overhandigd. De 4 betrokken erfgoedlocaties informeren de projectbegeleider uiteraard over hun huidige erfgoedaanbod, positionering en toekomstplannen. De projectbegeleider gaat in de conceptfase ook zelf actief met de stakeholders in overleg (minimaal met de opdrachtgever, de vertegenwoordigers van de 4 erfgoedlocaties en met Toerisme Vlaanderen);

— de projectbegeleider verdiept zich in de doelstellingen van het project. De projectbegeleider dient de wensen en verwachtingen definitief te bepalen, in overleg met de opdrachtgever:

• toerisme Limburg wenst een aantrekkelijk erfgoedproduct op voldoende schaalgrootte (versterken en verbinden erfgoedlocaties) te bekomen voor de doelgroep gezinnen met kinderen dat de logiessector ten goede komt (meer bezoekers op de erfgoedlocaties en meer toeristische overnachtingen in Limburg);

• de doelgroep gezinnen met kinderen heeft haar eigen beweegredenen. Het is belangrijk om de intrinsieke motivatie van de doelgroep steeds voor ogen te houden. Hoe zouden we een West-Vlaams gezin kunnen overtuigen om voor een vakantie in Limburg te kiezen, op basis van dit erfgoedproject? Waarom gaan gezinnen „willen” komen naar Limburg? Hiermee bedoelen we dat het resultaat van het tijdreisproject niet enkel „gebruiksvriendelijk” is voor kinderen én ouders (usability) maar ook echt „werkt en aanslaat” bij deze doelgroep. We geloven dat reeds in de conceptuele fase rekening dient te worden gehouden met de wensen, verwachtingen, gewoontes, …. van deze doelgroep, en dat conceptideeën hier ook tijdig aan getoetst moeten worden;

• daarnaast zijn er uiteraard nog de erfgoedlocaties zelf. Zij hebben elk, vanuit hun eigen positionering en instelling, hun eigen doelstellingen. Ze vertellen elk een eigen verhaal en bieden gevarieerde ervaringen aan aan hun bezoekers (kennis vergaren, iets creëren, ontspannen en genieten in een historisch decor,…).

Tijdens de conceptfase brengt de projectbegeleider deze verschillende motivaties samen. Belangrijk is dat de tijdreis een succesvol en gesmaakt toeristisch product wordt voor de doelgroep gezinnen met kinderen. Zonder marktvraag kan het project niet slagen. Maar het project moet tevens passen en aansluiten op de doelstellingen van de erfgoedlocaties en tot het uiteindelijk gewenste resultaat leiden voor de toeristische sector.

De projectbegeleider voorziet in de conceptfase een moment waarop de definitieve doelstellingen van het project voldoende verfijnd worden en vastgelegd worden voor het verdere projectverloop:

— de projectbegeleider creëert draagvlak bij de stakeholders. De 4 hoger vernoemde erfgoedlocaties zijn vandaag enthousiast, zien dat het project opportuniteiten biedt en willen deel uit maken van het project. Maar ze zijn, begrijpelijk, ook gereserveerd zolang het concrete concept en de impact op hun eigen erfgoedlocaties niet duidelijk is. De tijdreis moet een meerwaarde zijn voor alle partners. Ze moet naadloos passen binnen het reguliere aanbod en de toekomstplannen van de individuele sites. Het blijvend enthousiasmeren van de partners, draagvlak creëren met de partners en intensief samen met hen zoeken naar een geschikt concept is een aandachtspunt voor de projectbegeleider;

— de projectbegeleider houdt rekening met de brede toeristische sector (logies, horeca,…) die baat moet hebben bij dit project. Reeds vanaf de conceptfase wordt de nodige ruimte voorzien om de sector te informeren en te betrekken;

— de projectbegeleider toont de creatieve mogelijkheden van het project, lanceert eigen voorstellen voor invulling en concept en toetst deze af bij de opdrachtgever en de stakeholders. Hij/zij werkt een concept uit. De projectbegeleider voorziet een moment waarop een pre-concept door de opdrachtgever en stakeholders goedgekeurd kan worden. Dit pre-concept geeft ons een globaal idee wat het project gaat worden en wat voor ervaring het aan de gebruiker zal bieden;

— dit pre-concept wordt verder verfijnd tot een definitief concept, door de opdrachthouder en de stakeholders gedragen, bestaande uit enerzijds verbindende elementen gelieerd aan de 4 erfgoedlocaties. Anderzijds zijn er binnen dit SALK-dossier middelen voorzien voor concrete gezinsvriendelijke realisaties op 2 erfgoedlocaties, in Bokrijk en in het Gallo-Romeins museum. Het creatieve denkwerk over wat er in Bokrijk en in het Gallo-Romeins museum nog bijkomend kan ontwikkeld worden behoort dus ook tot deze opdracht.

Het concept omvat niet de gedetailleerde vormgeving (ontwerpplannen) maar geeft de opdrachthouder en de stakeholders wel een concreet idee over wat het project gaat worden. We verwachten minimaal ontwerpschetsen en referentiebeelden van de verschillende projectonderdelen en een beschrijving van wat de tijdreis inhoudt. Een beschrijving van de beleving die de gezinsleden ervaren. Zowel de beleving in het bijkomend te ontwikkelen gezinsvriendelijke aanbod in het Gallo-Romeins Museum en in Bokrijk, de beleving van de verbindende elementen die zichtbaar zijn op de 4 vernoemde erfgoedlocaties als de beleving van de projectonderdelen waarmee de gezinnen tijdens een voor- of natraject mee in contact komen:

— op basis van het concept dient de projectbegeleider voor het project een businessplan en exploitatiemodel uit te werken en ter goedkeuring aan de opdrachtgever en stakeholders voor te leggen.

De projectonderdelen die impact hebben op de erfgoedlocaties moeten in de eigen exploitatie van de erfgoedlocaties mee opgenomen kunnen worden. De impact moet duidelijk in beeld gebracht worden en moet door de erfgoedlocaties onderschreven worden. Het is geenszins de bedoeling dat dit project extra personeelskosten meebrengt, noch voor de opdrachtgever, noch voor de betrokken erfgoedlocaties. In het businessplan definieert de projectbegeleider alle mogelijke randvoorwaarden die voor het welslagen van het project belangrijk zijn.

Het businessplan omvat een realistische raming met onder andere:

— de realisatiekosten per projectonderdeel (incl. ontwerpplannen, installatiekosten,…);

— de kosten voor de verplichte screening door het toegankelijkheidsbureau;

— de (eventuele) exploitatiekosten;

— de (eventuele) herstelkosten op lange termijn;

— de (eventuele) rechtstreekse opbrengsten uit het project;

— de kosten voor de verdere projectbegeleiding in de volgende fases (aanbesteding, gunning, opvolging werken) (zie onderdeel B, C, D).

B. Fase voorbereiding overheidsaanbesteding met als finaliteit de opdrachtomschrijving(en) / technische fiche(s) die als basis dienen voor het bestek m.b.t. ontwerp en realisatie. De projectbegeleider levert een gedetailleerde beschrijving van het concept en omschrijft de opdracht voor de firma(‘s) die in zullen staan voor het vertalen van het concept in concrete en gedetailleerde ontwerpplannen en voor de realisatie.

C. Aanbestedingsfase waarin de projectbegeleider een adviserende rol opneemt in de gunning van de opdracht(en) voor het ontwerp en de realisatie. De projectbegeleider leest de offertes en adviseert de opdrachtgever tijdens de gunningsprocedures.

D. Realisatiefase waarin de projectbegeleider als externe projectbegeleider optreedt. De projectbegeleider volgt de voortgang van de werken (zowel ontwerpplannen als effectieve realisatie) op tot op het moment van de definitieve oplevering. De projectbegeleider bewaakt het concept, de vooropgestelde doelstellingen, het vooropgestelde budget en de kwaliteit.

Algemeen:

— de projectbegeleider kan desgewenst de nodige externe expertise inschakelen. Het betrekken van externe experten dient aangegeven en meegerekend te worden in de offerte. Ook intekenen op dit bestek via een consortium, om op die manier de nodige expertise te bundelen, behoort tot de mogelijkheden;

— de opdracht tot projectbegeleiding bestaat uit 4 fases (onderdelen). De opdrachtgever behoudt het recht om na elk onderdeel de samenwerking stop te zetten, zonder juridische gevolgen of schadeclaims tot gevolg. De gunning van de opdracht aan de projectbegeleider gebeurt op basis van de totale offerte (voor alle onderdelen samen).