Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług polegających na kompleksowej organizacji centralnego etapu Olimpiady Wiedzy o Odnawialnych Źródłach Energii połączonej z konferencją pn. „Rozwój odnawialnych źródeł energii na obszarach wiejskich” w dniach 27–28.5.2015 w Poznaniu.

Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, koordynujące całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia.

W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:

a) kierownika projektu zapewniającego prawidłową i terminową realizację usług;

b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny;

c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych.

Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.

Wykonawca zapewni:

A. Nabór:

— minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników wydarzenia. Pierwszeństwo w naborze będą mieli laureaci eliminacji wojewódzkich Olimpiady, opiekunowie laureatów oraz osoby reprezentujące instytucje i organizacje działające na rzecz młodzieży na obszarach wiejskich, zgodnie z listą przekazaną przez Zamawiającego 2 dni od daty podpisania umowy.

B. Zakwaterowanie:

— w dniach od 27.5.2015–28.5.2015 r. dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników Olimpiady, nocleg ze śniadaniem w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub w innym równoważnym obiekcie, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych lub trzyosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w granicach administracyjnych miasta Poznań.

C. Wyżywienie dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników wydarzenia:

— w dniu 27.5.2015 r.:

— obiad z napojem oraz deserem, składający się co najmniej z 2 dań gorących, w tym zupy i drugiego dania oraz napojów (woda i soki), w miejscu odbywania się Olimpiady, w godz. 13:00–13:45,

— serwis kawowy, składający się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 2 rodzajów soków, ciastek i owoców, w miejscu odbywania się Olimpiady dostępny przez cały czas jej trwania tj. od 10:00–15:30,

— kolacja (w odległości nie większej niż 2 km od miejsca zakwaterowania) składająca się z gorącej przystawki oraz zimnej płyty w formie stołu szwedzkiego zawierająca co najmniej zestaw wędlin, serów, warzyw, pieczywa, masła, sałatek, napoje zimne i gorące, oraz z deseru.

— w dniu 28.05.2015 r.:

— obiad z napojem oraz deserem, składający się co najmniej z 2 dań gorących, w tym zupy i drugiego dania oraz napojów (woda i soki), w miejscu odbywania się Olimpiady, w godz. 13.00–14:00,

— serwis kawowy, składający się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 2 rodzajów soków, ciastek i owoców, w miejscu odbywania się Olimpiady dostępny przez cały czas jej trwania tj. od 10:00 do 15:00.

D. Transport – autokar lub bus dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników wydarzenia z sali konferencyjnej (miejsca przeprowadzenia Olimpiady) do miejsca zakwaterowania w dniu 27.5.2015 r. oraz z miejsca zakwaterowania do sali konferencyjnej (miejsca przeprowadzenia Olimpiady) w dniu 28.5.2015 r. Pojazdy powinny być wyposażone co najmniej w klimatyzację. Pojazdy powinny być sprawne technicznie oraz posiadać odpowiednią ilość miejsc siedzących, z miejscem na bagaże podręczne.

E. Salę konferencyjną, w tym:

— 1 salę konferencyjną lub powierzchnię przystosowaną do przeprowadzenia konferencji, zapewniającą co najmniej 120 miejsc siedzących, na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich, ul. Głogowska 14 w Poznaniu w dniach 27.5.2015 oraz 28.0.2015, w godzinach 9:00–16:30 w obu wskazanych dniach.

Sala wyposażona będzie co najmniej w laptop, rzutnik, ekran, nagłośnienie, minimum 2 mikrofony, stały oraz bezprzewodowy dostęp do Internetu, klimatyzację oraz miejsca siedzące przy stolikach w liczbie przewyższającej liczbę uczestników, podest o wymiarach minimalnie 12m x 4m, stół prezydialny dla 10 osób, oraz stół dla 5 osób w osobnym miejscu.

Wykonawca zapewni oznakowanie sali logotypami i sloganami zgodnymi z załącznikiem nr 8a do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl

F. Moderator zgodnie z poniższymi wymaganiami:

— w dniach 27–28.5.2015 r. – moderator z wykształceniem wyższym, posiadający co najmniej 3-letnie doświadczenie w moderowaniu konferencji lub prowadzeniu szkoleń z udziałem minimum 50 osób. Moderator będzie czuwał nad przebiegiem Olimpiady i prelekcji, zgodnie z ramowym programem Olimpiady stanowiącym załącznik nr 11 do SIWZ.

G. Ekspert zgodnie z poniższymi wymaganiami:

— w dniu 27.5.2015 r. – 2 ekspertów z wykształceniem wyższym z zakresu ochrony środowiska, rolnictwa, nauk ekonomicznych, każdy z nich posiadający co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu zajęć dydaktycznych związanych z tematyką prelekcji i Olimpiady. Eksperci powinni posiadać doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 2 warsztatów dot. odnawialnych źródeł energii.

Tematy prelekcji:

— „Biogazowanie rolnicze szansą niezależności energetycznej wiejskich gospodarstw domowych”.

— „Nowelizacja ustawy o odnawialnych źródłach energii, a wpływ na obszary wiejskie”.

— w dniu 28.5.2015 r. – 1 eksperta z wykształceniem wyższym z zakresu ochrony środowiska, rolnictwa, nauk ekonomicznych, posiadającego co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu zajęć dydaktycznych związanych z tematyką prelekcji i Olimpiady. Ekspert powinien posiadać doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 2 warsztatów.

Temat prelekcji:

— „Fotowoltaika – niezależność energetyczna czy również pomysł na biznes”.

H. Opracowanie oraz druk testów dotyczących odnawialnych źródeł energii.

Wykonawca zapewni druk testów w ilości min. 55 kompletów oraz pytań ustnych pogrupowanych w koperty po 3 pytania w każdej, oznaczone cyfrą od 1 do 10. Testy oraz pytania ustne Zamawiający przekaże Wykonawcy 3 dni przed realizacją wydarzenia. Wykonawca dostarczy materiały w dniu 27.5.2015 r. do sali konferencyjnej wymienionej w ppkt E) do godz. 9:00.

I. Zapewnienie materiałów promocyjnych dla uczestników Olimpiady przeznaczonych do dystrybucji podczas i w związku z Olimpiadą:

— długopisy, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.):

— długopis w kolorze białym,

— wyposażony w niebieski wkład.

— notesy, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.):

— notes minimum 45-kartkowy w kratkę,

— klejony na górnej krawędzi,

— format A5 (210 mm x 148 mm),

— teczki, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.):

— teczka tekturowa w kolorze białym,

— gładka,

— format A4 x 2,

— karton 300 g/m²,

— powierzchnia laminowana.

— identyfikatory, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.):

— wymiary: 90 mm x 55 mm,

— smycz o długości ok. 800 mm,

— dopuszczalna tolerancja +/- 5 mm,

— 55 sztuk z nadrukiem „Uczestnik”, 25 „Opiekun”.

— dyplomy, z zachowaniem poniższych wymagań (75 szt.):

— format A4,

— papier co najmniej 230 g/m²,

— kolor biały,

— tekstura ozdobna kartka,

— miejsce na odręczne wpisanie imienia i nazwiska,

— 10 sztuk dla laureatów Olimpiady z gradacją miejsc od pierwszego do dziesiątego, 40 podziękowań dla pozostałych uczestników oraz 25 podziękowań dla opiekunów.

Wszystkie materiały promocyjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 8a do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl, przy czym długopisy będą zawierać jedynie logotypy z załącznika nr 8b do SIWZ. Materiały promocyjne nie mogą zawierać reklam komercyjnych.

Projekty graficzne wszystkich ww. materiałów promocyjnych Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy.

J. Zapewnienie wejścia dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników na Green POWER Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej odbywające się w Poznaniu na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich, ul. Głogowska 14, w dniach 27.5.2015 oraz 28.5.2015 r., potwierdzone protokołem odbioru według załącznika nr 12 do SIWZ.

K. Wykonawca zapewni realizację Olimpiady zgodnie z Ramowym programem Olimpiady, stanowiącym załącznik nr 11 do SIWZ.

Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący Załącznik nr 10 do SIWZ.