De werkmaatschappijen van SURF hebben momenteel verschillende financiële applicaties in gebruik. SURF wenst deze te vervangen door één bedrijfsinformatiesysteem die als dienst (software-as-a-service) afgenomen wordt en waar circa 450 medewerkers gebruik van maken.

Het bedrijfsinformatiesysteem ondersteunt de volgende functionele gebieden/functies:

— financiële debiteuren, crediteuren, grootboek, budgetten, reserveringen en verplichtingen administratie, vaste activa, declaraties, bank, consolidatie, klanten, leveranciers, grootboekrekenschema, rekeningcourant boekingen,

— verkoop: prijslijsten, verkoopofferte, verkooporder, verkoopcontract, verbruiksadministratie op projecten, verbruiksadministratie op contracten, verkoopfactuur,

— projecten: projecten, projectplanning, resource management, urenregistraties,projectfacturen,

— inkoop: inkoopprijslijsten, inkooporder, inkoopcontract, inkoopfactuur.

De aanbesteding van een Bedrijfsinformatiesysteem omvat de implementatie van de nieuwe financiële applicatie, inclusief garanties omtrent beschikbaarheid, veiligheid en functioneren van deze applicatie. De projectadministratie, voor wat betreft kwantitatieve verwerking van kosten en opbrengsten, maakt hiervan onderdeel uit. Binnen scope van deze aanbesteding vallen ook de begrotingsconstructie, ondersteuning van de overkoepelende, inhoudelijke projectbewaking en de registratie van uren. De functionaliteit ter ondersteuning van het bestel- en factuurafhandelingsproces zoals deze momenteel gefaciliteerd, worden door middel van de applicaties Magento, SURFmarket 3.0 en Consortia Manager zijn geen onderdeel van de opdracht, de koppelingen met deze applicaties behoort wel tot de scope van de opdracht. De opdracht omvat daarmee:

— het inrichten en hosten (beschikbaar stellen en houden) van een SaaS-oplossing (inclusief updates, upgrades, back-ups en dergelijke) voor een bedrijfsinformatiesysteem conform het in hoofdstuk 7 en bijlage C2 opgenomen Programma van Eisen,

— het volledig ondersteunen van SURF zowel bij de implementatie, transitie als bij gebruik gedurende de contractperiode. SURF vraagt een functionerende, gedocumenteerde, oplossing inclusief beschikbaarheid en ondersteuning, maar er wordt op een aantal plaatsen ook verwezen naar systeem of applicatie als er gedoeld wordt op specifieke onderdelen van deze oplossing,

— opdrachtnemer is volledig verantwoordelijk voor het verzorgen van de opleiding van de financiële medewerkers en de functioneel en technisch beheerders van SURF middels:

—— face to face training van de trainers binnen SURF op een SURF locatie (Amsterdam of Utrecht) of op locatie van Opdrachtnemer,

—— verzorgen van adequaat trainingsmateriaal (leerstof en oefeningen),

—— de overige medewerkers binnen de SURF worden getraind via het train de trainer principe,

— het verzorgen van de conversie van gschoonde stamgegevens van crediteuren en debiteuren. Overige gegevens conform voorstel van opdrachtnemer,

— het volledig ondersteunen van opdrachtgever bij het koppelen van de aangeboden oplossing (applicatie) aan de reeds bij opdrachtgever in gebruik zijnde systemen/componenten en toekomstige systemen/componenten.