UM:n kiinteistö- ja hankintapalveluyksikkö (HAL-60) on hankintatoimen yleinen vastuutaho hallinnonalalla, jonka lisäksi kehitysyhteistyömäärärahoin tehtävien hankintojen osalta kehitysyhteistyön hallinto- ja oikeusyksikkö (KEO-80) tarjoaa oikeudellista asiantuntijatukea.

Omia resursseja täydentämään kilpailutetaan puitesopimus ulkoisista hankintaoikeudellisista palveluista, jota eri osastot ja yksiköt sekä edustustot voivat käyttää, sekä kiinteistö- ja rakennusjuridisista palveluista, jota palvelua käyttää lähinnä HAL-60.

Lisäksi palvelu sisältää assistenttipalvelun ja tuen hanki-palvelun käytölle, joita ei arvioida laadullisesti, mutta niiden hinta tulee sisällyttää tarjoukseen.

Hankintaoikeudellisten palvelujen osalta kyseessä on juridinen tuki ulkoasiainministeriön tai edustustojen hankintojen valmisteluun ja toteutukseen liittyen.

Valitun palveluntarjoajan tulee varautua siihen, että tarjotut asiantuntijat pystyvät avustamaan UM:n henkilöstöä Hanki-palvelun käytössä. Hanki-palvelu on valtiolla käytössä oleva nimitys Cloudia Oy:n toteuttamalle tietojärjestelmälle, jossa tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat luodaan rakenteisina asiakirjoina ja tarjouskilpailun toteutuksessa hyödynnetään sähköistä portaalia.

Assistenttipalvelu sisältyy molempiin osa-alueisiin ja on luonteeltaan tarjouskilpailujen toteutuksen tekninen ja sisällöllinen tuki tarjouspyyntöasiakirjojen viimeistelyyn ja erilaisten ilmoitusten julkaisuun liittyen.

Palveluntarve vaihtelee hankinnasta riippuen. Palveluntarjoajan asiantuntija voi toimia vastuullisena hankintaoikeudellisena asiantuntijana hankinnan valmisteluvaiheesta ja tarjouspyynnön laatimisesta aina hankintasopimuksen sopimuskauden päättymiseen asti. Palveluntarve voi koskea myös yksittäistä tehtävää, kuten tarjouspyynnön tai hankintapäätöksen tarkistamista, yksittäiseen kysymykseen vastaamista tai juridisten selvitysten laadintaa hankintaoikeudellisista kysymyksistä tai toteutuneista hankinnoista. Palveluntarve voi liittyä myös hankintatoimen kehittämiseen, esimerkiksi mallisopimusten laatimiseen.

Vaativaa esim. teknistä erityisosaamista vaativissa kilpailuttamishankkeissa hankintaoikeudellisen asiantuntijan tulee olla valmis tekemään yhteistyötä ulkoasiainministeriön osoittamien ko. alan erityisosaajien kanssa. Toimintamenettelyistä sovitaan tapauskohtaisesti kunkin hankkeen (toimeksiannon) osalta erikseen.

Tarjoajan tulee tarjota palveluaan paikan päällä, esimerkiksi osallistumalla valmistelupalavereihin, sekä sähköpostitse ja puhelimitse. Tyypillisesti toimeksiannot edellyttävät palavereihin osallistumista ulkoasiainministeriön toimitiloissa Helsingissä. Tilaajan on toimitettava osallistumispyyntö viimeistään 3arkipäivää ennen suunniteltua tapaamista.

Ulkoasiainministeriölle saattaa syntyä palvelutarve lyhyellä varoitusajalla samanaikaisesti eri toimeksiantojen osalta, joten tarjoajalta edellytetään riittävästi asiantuntijaresursseja (vähimmäisvaatimuksena on 3 vähimmäisvaatimukset täyttävää asiantuntijaa).

Lisäksi ulkoasiainministeriöllä voi olla sopimuksen aikana tarvetta järjestää henkilökunnalleen tilauskoulutusta hankinta- ja sopimusjuridiikasta. Koulutus voidaan tarpeen mukaan järjestää esimerkiksi luentona suurelle ryhmälle tai räätälöitynä puolipäivä/kokopäivä seminaarina. Koulutus järjestetään pääsääntöisesti ministeriön tiloissa Helsingissä ministeriön huolehtiessa tilojen, tarpeellisten varusteiden ja tarjoilujen kustannuksista.

Palvelun tarve määritellään tarkemmin jokaisen tilauksen kohdalla erikseen. Vaativista hankkeista ja aina ulkoasiainministeriön niin vaatiessa laaditaan hankesuunnitelma, jossa sovitaan tarkemmin mm. käytännöistä ja aikatauluista sekä laaditaan alustava kustannusarvio.

Kiinteistö- ja rakennusjuridiikan osalta tuki liittyy nimenoaman ulkoasiainministeriön kiinteistö- ja hankintapalveluyksikön (HAL-60) vastuulla oleviin Suomen ulkomaanedustustojen kiinteistöihin, sekä Suomen valtion ulkomailla olevien, UM:n hallinnoimiin instituutteihin sekä näyttelykäytössä oleviin kohteisiin ja niissä kaikkiin kiinteistö- ja rakennusoikeudellisiin kysymyksiin liittyen mm. vuokrasopimuksiin, osto- ja myyntisopimuksiin, urakkasopimuksiin, erilaisiin rakennusteknisiin lupaprosesseihin yms. Kiinteistö- ja rakennusjuridinen osaaminen ei siis liity Suomessa toteutettaviin hankkeisiin, vaan Suomen ulkomaanedustustoissa maailmalla toteuttaviin rakennusurakoihin, joissa sopimukset laaditaan pääasiassa paikallisesti, toimitilojen ja edustustojen päälliköiden virka-asuntojen vuokrauksia koskevat paikallisesti tehtävät vuokrasopimukset, kiinteistöjen ja huoneistojen osto- ja myyntisopimukset. Näissä valittu toimija tekee yhteistyötä tilaajan järjestämän paikallisen lakimiehen ja/tai lakitoimiston kanssa.

Palveluntarve vaihtelee hankinnasta riippuen. Palveluntarjoajan asiantuntija voi toimia vastuullisena hankintaoikeudellisena asiantuntijana hankinnan valmisteluvaiheesta ja tarjouspyynnön laatimisesta aina hankintasopimuksen sopimuskauden päättymiseen asti. Palveluntarve voi koskea myös yksittäistä tehtävää, kuten tarjouspyynnön tai hankintapäätöksen tarkistamista, yksittäiseen kysymykseen vastaamista tai juridisten selvitysten laadintaa hankintaoikeudellisista kysymyksistä tai toteutuneista hankinnoista. Palveluntarve voi liittyä myös hankintatoimen kehittämiseen, esimerkiksi mallisopimusten laatimiseen.

Vaativaa esim. teknistä erityisosaamista vaativissa kilpailuttamishankkeissa hankintaoikeudellisen asiantuntijan tulee olla valmis tekemään yhteistyötä ulkoasiainministeriön osoittamien ko. alan erityisosaajien kanssa. Toimintamenettelyistä sovitaan tapauskohtaisesti kunkin hankkeen (toimeksiannon) osalta erikseen.

Tarjoajan tulee tarjota palveluaan paikan päällä, esimerkiksi osallistumalla valmistelupalavereihin, sekä sähköpostitse ja puhelimitse. Tyypillisesti toimeksiannot edellyttävät palavereihin osallistumista ulkoasiainministeriön toimitiloissa Helsingissä. Tilaajan on toimitettava osallistumispyyntö viimeistään 3arkipäivää ennen suunniteltua tapaamista.

Ulkoasiainministeriölle saattaa syntyä palvelutarve lyhyellä varoitusajalla samanaikaisesti eri toimeksiantojen osalta, joten tarjoajalta edellytetään riittävästi asiantuntijaresursseja (vähimmäisvaatimuksena on 3 vähimmäisvaatimukset täyttävää asiantuntijaa).

Lisäksi ulkoasiainministeriöllä voi olla sopimuksen aikana tarvetta järjestää henkilökunnalleen tilauskoulutusta hankinta- ja sopimusjuridiikasta. Koulutus voidaan tarpeen mukaan järjestää esimerkiksi luentona suurelle ryhmälle tai räätälöitynä puolipäivä/kokopäivä seminaarina. Koulutus järjestetään pääsääntöisesti ministeriön tiloissa Helsingissä ministeriön huolehtiessa tilojen, tarpeellisten varusteiden ja tarjoilujen kustannuksista.

Palvelun tarve määritellään tarkemmin jokaisen tilauksen kohdalla erikseen. Vaativista hankkeista ja aina ulkoasiainministeriön niin vaatiessa laaditaan hankesuunnitelma, jossa sovitaan tarkemmin mm. käytännöistä ja aikatauluista sekä laaditaan alustava kustannusarvio.