Hankinta koskee korjaushuollon ja ylläpidon rakennuttamistehtäviä eli kiinteistöjen managerointia Suomen valtion ulkomailla olevissa, Ulkoasiainministeriön hallinnoimissa instituuteissa sekä näyttelykäytössä olevissa kiinteistöissä ja huoneistoissa.

Kohteet ovat:

A) Suomen instituutti Roomassa, Villa Lante sekä asuntola os. via Falda 18, Rooma;

B) Suomen instituutti Ateenassa, os. Zitrou 16, Ateena;

C) Suomen instituutin asuntola, os. Ioannou Soutsou 25, Ateena;

D) Suomen instituutti Pariisissa, os. 65 Rue des Écoles, Pariisi;

E) Yhteispohjoismainen näyttelypaviljonki, Venetsian Biennaalissa, Venetsia.

Kiinteistöjen manageroinnilla tarkoitetaan korjaus-, ylläpito-, ja muutostöiden teettämistä ja johtamista sekä niiden ohjelmointia ja suunnittelun valvontaa sekä kiinteistönhoidon ja käytön sekä kiinteistön kunnon seurantaa.

Noudatettava kiinteistöjen manageroinnin tehtäväluettelo koskee kaikkia edellä mainittuja kohteita ja on pääpiirteissään seuraava:

— kiinteistön hoidon, kiinteistön teknisten laitteiden ja huoltotoimenpiteiden seuranta ja ohjeistus,

— kiinteistön ja tilojen rakennusteknisen ja esteettisen kunnon seuranta,

— tehdä esitykset tilaajalle tarvittavien kiinteistön kuntokartoitusten sekä kuntotutkimusten ja kuntoselvitysten teettämisestä,

— kiinteistön korjaustöiden ohjelmointi ja kiinteistön käytön muutosten vaikutusten ennakoiminen pidemmällä aikavälillä sekä muutostöiden hankesuunnittelu,

— 5-vuotis-toiminta- ja taloussuunnitelmien laatiminen ja hyväksyttäminen tilaajalle,

— kohdekiinteistön seuraavan vuoden korjauksien kustannusarvion laadinta,

— tarvittavat neuvottelut ja yhteydenpito käyttäjän, suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden kanssa,

— korjaustöiden ohjelmointi alkavalle vuodelle,

— ohjelman hyväksyttäminen tilaajalla,

— hyväksytyn ohjelman toteuttaminen,

— korjaustarpeiden havaintojen keruu ja ohjelman täydentäminen,

— yhteistyö konsultoivien suunnittelijoiden kanssa ja suunnittelun ohjaus,

— ennalta sovittujen töiden suunnitelmien hyväksyttäminen tilaajalla,

— tarvittavien tutkimusten tilaaminen ja analysointi (valtuuksien puitteissa),

— tarvittavan työmaavalvonnan tilaaminen (valtuuksien puitteissa),

— korjaustöiden seuranta saatavien raporttien pohjalta,

— korjaustöiden suorittajien ja konsulttien laskujen tarkastus,

— tilaajan edunvalvonta urakoinneissa,

— tehtyjen korjaustöiden tarkastaminen, hyväksyminen ja dokumentointi,

— kustannus- ja muiden raporttien laatiminen tilaajalle,

— takuutarkastusten suoritus edellisen vuoden töistä,

— palautetiedon kerääminen ja käsittely edellisen vuoden korjaustöistä.

Muut laajemmat esim. peruskorjausluonteisten korjaustöiden edellyttämät rakennuttajatehtävät eivät sisälly kiinteistön manageroinnin tehtäviin, vaan niistä sovitaan erikseen osapuolten kesken hyvissä ajoin.