Die Bauabteilung der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e. V. (MPG-GV) ist ein fachkundiger öffentlicher Bauherr und betreut 82 Max-Planck-Institute (MPIs). Jährlich steht ein dreistelliger Millionenbetrag für das Bauen zur Verfügung, aktuell befinden sich ca. 400 Baumaßnahmen in der Umsetzung. Insgesamt beträgt der Gebäudebestand der MPG rund 700 000 m².

Im Rahmen des technisch-infrastrukturellen Gebäudemanagements setzt die MPG das FM-Tool „myFM“ ein. Es stellt die Plattform dar, die als zentrale Elemente das „Plan und Baudokumenten-Management“ und das „Raum-, Gebäude- und Anlagenbuch“ enthält, in dem die CAD-Pläne und die in den Datenstempeln integrierten Baudaten strukturiert abgelegt werden.

Diese Software ist eine Individualentwicklung für den Anwendungszweck der MPG und beinhaltet auch proprietäre Programmteile. Folgende Module sind Bestandteile des Systems:

— Desktop (Raum- und Gebäudebuch; Grundstücksverwaltung; Raumdatenblatt; Anlagenbuch);

— Bauinformationssystem BIS;

— Messwerterfassung;

— Mobile (mobile Raumbuch und Anlagenbuch);

— Auswertung (AutoCAD).

Die Software-Lösung myFM wird von verschiedenen Nutzergruppen innerhalb und außerhalb der MPG genutzt und mit im Bauprozess erhobenen Daten befüllt:

— Bauabteilung der MPG (intern);

— Max-Planck-Institute (Die Nutzung befindet sich hier noch im Rollout);

— Freie Architekten und Ingenieure (extern).

Nach Abschluss einer Baumaßnahme wird das Gebäude an das jeweilige Institut übergeben. Insbesondere im Zuge der Abnahme- und Inbetriebnahmephase vor Übergabe an den Nutzer müssen die Ausführungspläne der beteiligten Architekten und Ingenieure, die in der zentralen FM Datenbank abgelegt sind, auf CAFM-Konformität geprüft werden. Diese Prüfung erfolgt auf der Basis des mit den Architekten und Ingenieuren vereinbarten CAFM-Pflichtenheftes. Ergebnis ist jeweils das definierte Prüfprotokoll.