Die Universität zu Köln hat ihren Beschaffungsbedarf wie folgt festgelegt:
Das neu zu beschaffende Vertragsmanagementsystem bezieht seine Daten aus dem bereits bestehenden SAP-System und liefert zum Teil auch Daten in dieses SAP-System zurück. Es muss sich daher nahtlos in das bestehende SAP-System einfügen. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass die Schnittstellen zum SAP-System mittel- und langfristig funktionieren werden.
Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass es im laufenden Betrieb nicht zu Problemen kommt, die durch Updates des Vertragsmanagementsystems oder aus Updates des SAP-Systems ("neue Releases") verursacht werden. Der Updatezyklus für Standardsoftwareprodukte hat sich in den letzten Jahren allgemein deutlich beschleunigt. Probleme im Betrieb nach dem Einspielen von Updates können entsprechend häufig auftreten, wenn das Vertragsmanagement nicht optimal auf das bestehende SAP-System abgestimmt ist.
Störungen im Betrieb des Vertragsmanagements würden dazu führen, dass die Arbeit in diversen Abteilungen der Universität zu Köln massiv behindert wird. Insbesondere wird es nicht möglich sein, Rechnungen anhand der im System hinterlegten Vertragsdaten und Verträge zu prüfen und dement-sprechend Zahlungen auszulösen. Ein weiteres Beispiel für negative Folgen sind die Auswirkungen auf das Immobilienmanagement, welches ohne die hinterlegten Mietverträge in seiner Arbeit massiv eingeschränkt wäre.
Der beschriebene Beschaffungsbedarf wird nur von SAPAriba contracts gedeckt.
Zielsetzung ist die Einführung und Implementierung eines Vertragsmanagement Systems mit einer Schnittstelle zum vorhandenen SAP-Warenwirtschaftssystem, das die Vertragsverwaltung, -erstellung und -controlling umfasst, um mehr Effizienz, Effektivität und Transparenz zu erreichen. Verträge jeglicher Art sollen revisionssicher verwaltet und archiviert werden.
Die Vertragsmanagement-Gesamtlösung mit all ihren Komponenten muss so gestaltet sein, dass alle Vertragsarten bedient, d.h. im System abgelegt und auch darüber recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die Lösung über Schnittstellen (s. unter 3.2) in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur des Auftraggebers integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.