Ordregiver ønsker at anskaffe et nyt Bolig- og Pladsstyringssystem til Social- og Sundhedsområdet, der kan understøtte de arbejdsgange, der styrer og fordeler ældreboliger, plejeboliger, botilbud, aktivitetstilbud, dagtilbud og midlertidige pladser til kommunes borgere, der har brug for pleje og omsorg. Der er behov for en løsning, der kan understøtte kommunens volumen og kompleksitet indenfor området, og som samtidig giver mulighed for en optimering af arbejdsgange, der sikrer en effektiv styring af området.
Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen anvender i dag et fælles system til styring af alle kommunens boliger og pladser på ældreområdet, handicapområdet og psykiatriområdet. Det efterspurgte system skal kunne understøtte en egentlig boligstyring, fra oprettelse af en borger på venteliste, til fremvisning og indflytning af borgeren i den tildelte bolig. Udover boligstyringen er der et behov for at kunne styre forskellige pladstyper, eksempelvis dagtilbud, aktivitetspladser og midlertidige pladser. Disse pladser har et andet registrerings- og styringsbehov, dels i forhold til detailstyringen og registreringen på den enkelte enhed, dels i forhold til optimering af kapaciteten.
De primære funktioner der skal understøttes, er oprettelse af alle enheder og pladser, specificeret på forskellige plejebehovstyper, som kan understøtte en korrekt tildeling til en borger. Ligeledes er der et behov for, at systemet kan registrere alle visiterede borger med deres ønsker og behov.
Hovedprocesserne er oprettelse af en ventesag, styring af ventelister, effektiv match af en borger til en bolig eller en plads, samt visning af hvem, der benytter de forskellige tilbud gennem en opholdssag.
Systemet skal hjælpe med at understøtte de politiske målsætninger, der er på området, herunder levering af et godt prognose- og økonomistyringsgrundlag af høj kvalitet. Kommunen har fokus på en høj belægningsprocent, minimering af tomgangsleje til almennyttige boligselskaber, samt en effektiv dag til dag styring af kommunens midlertidige pladser.
Der er vigtigt, at den tilbudte løsning kan understøtte kommunens volumen, kompleksitet, med brugere af systemet på flere niveauer. Ud over kommunens egne boliger og pladser, køber og sælger kommunen boliger og pladser i og til andre kommuner. Disse arbejdsprocesser skal systemet ligeledes understøtte.
Løsningen skal kunne muliggøre integration til andre systemer på området, hvorfor løsningen skal tilbyde en åben og standardiseret arkitektur.
Visiteringen til kommunens boliger og pladser foregår uden for det ønskede system i kommunens EOJ og ESJ.
Baggrunden for, at ordregiver ikke opdeler kontrakten i flere delkontrakter, jf. punkt II.1.6) er, at der forventes et tæt samarbejde mellem leverandør og ordregiver, hvor det findes mest hensigtsmæssigt, at den leverandør, som leverer systemet, også efterfølgende drifter og vedligeholder løsningen. Ligesom der ikke meningsfuldt kan laves en opdeling af selve systemet til forskellige leverandører, da dette vil skabe en meget stor risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem leverandørerne. Endvidere taler økonomiske hensyn for en samlet løsning, da der forventes at være besparelser ved selve udbudsprocessen samt ved den efterfølgende kontraktstyring.