Commissaris voor PMV nv en vennootschappen van PMV groep

1. Situering van de opdracht

Het mandaat van de commissaris van PMV nv vervalt op de eerstvolgende gewone algemene vergadering die zal gehouden worden op dinsdag 21 mei 2013. Omdat PMV om redenen van o.a. efficiëntie, effectiviteit, confidentialiteit, consolidatie en goede samenwerking er de voorkeur aan geeft deze mandaten aan één of een beperkt aantal commissarissen toe te wijzen, is dit een opdracht voor de ganse PMV-groep, inclusief eventueel nieuw op te richten vennootschappen.

Deze Opdracht heeft met andere woorden betrekking op het aanstellen van een commissaris bij PMV nv en de door haar gecontroleerde vennootschappen telkens er een mandaat openvalt of voor het eerst moet ingevuld worden en dit vanaf de gewone algemene vergadering van Novovil, één van de door PMV gecontroleerde dochtervennootschappen, op 29 april 2013 tot aan de gewone algemene vergadering van Novovil in 2016. Het mandaat van de commissaris kan één maal worden verlengd per vennootschap (telkens voor 3 boekjaren).

Hoewel de PMV-groep hiertoe momenteel niet wettelijk verplicht is, maakt zij jaarlijks ook een geconsolideerde balans en resultatenrekening op voor intern gebruik; er wordt daarentegen geen geconsolideerde jaarrekening opgemaakt noch neergelegd. Dit onderdeel behoort niet tot de opdracht van de commissaris van PMV nv.

2.Beschrijving van de Opdracht

De PMV-groep bestaat momenteel uit de volgende vennootschappen:

PMV nv, Via-Invest Vlaanderen nv, Nautinvest nv, PMV re Vinci nv, Waarborgbeheer nv, ARKimedes Management nv, Vlaams Innovatiefonds Comm. VA (‘Vinnof'), Novovil nv, Textiel Vlaanderen nv, ARKimedes Fonds II nv, PMV Fund Management nv, LAK Invest nv, UP36 nv, Zakencentrum Vilvoorde nv, Novagora nv en PMV-TINA Comm. VA.

Voor een beschrijving van de activiteiten binnen de PMV-groep verwijzen we naar de website www.pmv.eu en de jaarverslagen die via deze weg ook geraadpleegd kunnen worden.

De (boekhoudkundige) verrichtingen binnen de PMV-groep bestaan voornamelijk uit:

- De registratie van aankoopfacturen met toepassing van de btw onder een stelsel van volledig, gemengde of niet btw-plichtige. Het gaat vooral om de afname bij Belgische btw-plichtigen, het aantal buitenlandse facturen is beperkt. De aankoopfacturen worden geregistreerd met zowel een algemene als een analytische code.

- De registratie van verkoopfacturen aan Belgische btw-plichtigen, groepsondernemingen en overheidsinstanties. De verkoopfacturen worden geregistreerd met zowel een algemene als een analytische code.

- Het inboeken van rekeninguittreksels van banken. Dat kan betrekking hebben op vrij algemene boekingen zoals het betalen van leveranciers, het ontvangen van betalingen door klanten. Er zijn heel wat bewegingen van en naar eigen rekeningen van PMV en intragroepstransfers van en naar PMV dochtervennootschappen.

- Specifieke boekingen zijn er voor wat betreft investeringen in bedrijven zoals het nemen van een participatie of het verstrekken van een lening. Er zijn ook terugbetalingen op deze leningen zowel in hoofdsom als in interesten. Voor de meer gestandaardiseerde leningen wordt gebruik gemaakt van een geautomatiseerd systeem voor de berekening van interesten en aflossingen.

- Het inboeken van financiële transfers afkomstig van de belegging van de geldbeleggingen en de liquide middelen. Dat gaat van het boeken van intresten uit klassieke bankproducten, tot het boeken van meerwaarden uit fondsen, gestructureerde producten en discretionaire mandaten.

- Het inboeken van kostennota's van het personeel. Maandelijks brengen de personeelsleden hun kostenstaat binnen die vervolgens naar grootboekrekening dient uitgesplitst en ingeboekt te worden.

- Het boeken van wedden. Het sociaal secretariaat levert boekingsdocumenten af die dienen ingeboekt te worden.

- Het inboeken van diverse correcties in het divers postenboek.

- Periodieke afsluitingsboekingen zoals afschrijvingen, waardeverminderingen, overlopende rekeningen, correcties op grootboekrekeningen.

- Periodieke correcties op analytische boekingen.

In de Bijlage 2 aan het Bestek is een overzichtstabel opgenomen met een aantal kerncijfers per vennootschap.

De taak van de commissaris bestaat uit de controle op de financiële toestand, de jaarrekening en de naleving van het Wetboek van vennootschappen en de statuten van PMV nv en de andere vennootschappen waar de commissaris zal aangesteld worden, alsook van de in de jaarrekeningen weergegeven verrichtingen.

Bovendien zal de commissaris op semesteriële basis een tussentijdse controle moeten uitvoeren op de enkelvoudige semesteriële jaarrekening van de voormelde vennootschappen. De PMV-groep doet jaarlijks tussentijdse afsluitingen op 30 juni en 30 september. Voor wat betreft de afsluiting op 30 juni worden de Inschrijvers erop gewezen dat op de tussentijdse cijfers alleszins een vooruitgangscontrole dient te gebeuren voor wat betreft de belangrijkste financiële vaste activa, vorderingen op langer dan één jaar en de thesaurie. Het staat de commissaris vrij om, desgevallend, de cijfers van 30 juni aan een volledige en diepgaande controle te onderwerpen. Voor wat betreft de afsluiting op 30 september worden de Inschrijvers erop gewezen dat er geen tussentijdse controle uitgevoerd dient te worden op deze cijfers.

Verder moet de commissaris alle taken uitvoeren zoals bepaald in de Belgische wetgeving met betrekking tot het mandaat van commissarissen.

Voor Waarborgbeheer nv dient de commissaris tevens jaarlijks een verslag uit te brengen over de financiële informatie opgenomen in het activiteitenverslag opgesteld door Waarborgbeheer teneinde de bevoegde minister informatie te verschaffen over de activiteiten van Waarborgbeheer in het kader van de oude en de nieuwe waarborgregelingen . In dit kader dient de commissaris te attesteren dat het financieel beheer uitgeoefend door Waarborgbeheer in het kader van de oude en de nieuwe waarborgregelingen gebeurt conform die waarborgregelingen. Verder wordt voor Waarborgbeheer nv gewezen op de bepalingen van het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2012 betreffende controle en single audit.

Deze Opdracht kan uitgebreid worden tijdens de loop van het mandaat met een aantal bijzondere opdrachten in overeenstemming met de vennootschapswetgeving.

Momenteel is PMV nv de enige vennootschap van de PMV-groep waar er een auditcomité is ingesteld in de schoot van de raad van bestuur. Aan de commissaris wordt gevraagd om aanwezig te zijn op de vergaderingen van het auditcomité. Op jaarbasis worden er 4 à 5 vergaderingen gehouden.

Voor meer informatie betreffende de Aanbestedende overheid en

een situering van de Opdracht wordt verwezen naar het Bestek