Um die gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen, hat das Nationale Begleitgreimium (NBG) seit Mai 2020 die digitale Kommunikationstechnik, wie Videokonferenz, Livestream, etc. sowohl für die Veranstaltungen als auch für die regelmäßig stattfindenden Gremiensitzungen eingeführt. Dadurch wurde die Bürgerbeteiligung auch in der Krisenzeit ermöglicht.
Diese neue Maßnahme hat inzwischen deutlich positive Wirkung auf die Öffentlichkeitsbeteiligung gezeigt. Das NBG möchte deshalb diese Möglichkeit als sinnvolles Instrument in eigenen Sitzungen und Veranstaltungen fest verankern.
Ziel ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Durchführung von Livestream für die Sitzungen und Veranstaltungen des NBG.
Die Beauftragung von konkreten Einzelaufträgen erfolgt als jeweiliger Einzelabruf aus dem Rahmenvertrag. Der Bedarf wird auf bis 20 Einzelaufträge, darunter hybride (vor Ort & digital) und rein digitale Veranstaltungen jeweils 10 Aufträge pro Jahr geschätzt.
Ein Anspruch auf den vollständigen Abruf besteht nicht.
Konkret sind folgende Leistungen für jeden Einzelauftrag zu erbringen (diese werden bei der jeweiligen Beauftragung ggf. konkretisiert):
Rein digitale Sitzung/Veranstaltung (Dauer: 2-8 Stunden; bis 300 Teilnehmer*innen bei der Sitzung und bis 1000 Teilnehmer*innen bei der Veranstaltung)
Videokonferenztool WebEx (passwortgeschützt) mit folgenden Add-Ons: Whiteboard, Bildschirmfreigabe, zusätzliche Möglichkeit der Telefoneinwahl, Breakout-Rooms/Teilräume
Versendung der Zugangsdaten (Link Videoschalte/Passwort) und Handout „How to use“ (Anleitung Videotool) spätestens 1 Woche vor Eventtermin an Geschäftsstelle des NBG
Kurzeinführung in Videokonferenztool für Geschäftsstelle des NBG & Moderator 1 Woche vor Eventtermin (digital). Die Moderation wird vom NBG gestellt.
Technische Betreuung der Videoschalte vorab und während des Events (Bildregie, Zuschaltung von Präsentationen etc., technischer Support)
Livestream der Videoschalte über NBG-YouTube-Kanal inkl. Streaming-Technik
Format 16:9
WICHTIG! Abspielbar in allen üblichen Browsern (Internet Explorer, Edge, Mozilla, Chrome). Auch abspielbar auf Apple-Geräten, daher kein Flash-Stream. Abspielbar auf allen Endgeräten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone)
Testlauf Videoschalte & Test-Livestream spätestens 1 Woche vor Eventtermin
Einsetzen von Vorankündigungstafeln, Teaser auf YouTube (Tafeln und Teaser werden von Geschäftsstelle des NBG an Dienstleister gesendet)
Zusendung der Abspielauswertung / Statistik nach Veranstaltung
Zusendung Download-Link zu Mitschnitt in HD-Qualität (für die eigene Archivierung ohne YouTube-Komprimierung) nach Veranstaltung
Optional: Schnitt des Livestreams (Mittags- und Kaffeepause rausschneiden und Anfang und Ende des Livestreams bereinigen) & erneutes Hochladen auf dem NBG-YouTube-Kanal am Veranstaltungstag
Ansichtsbeispiel der digitalen NBG-Sitzung:
https://www.youtube.com/watch?v=9x9NjK7Rro8
Hybride Sitzungen und Veranstaltungen (Vor Ort in Berlin mit digitaler WebEx-Zuschaltung, ca. 8 Stunden, zzgl. Zeit für Auf- und Abbau; bis 40 Teilnehmer*innen vor Ort & bis 300 Teilnehmer*innen digital bei der Sitzung und bis 100 Teilnehmer*innen vor Ort & bis 1000 Teilnehmer*innen digital)
Videokonferenztool WebEx (passwortgeschützt) mit folgenden Add-Ons: Whiteboard, Bildschirmfreigabe, zusätzliche Möglichkeit der Telefoneinwahl, Breakout-Rooms/Teilräume und Einbindung in den Livestream
Versendung der Zugangsdaten (Link Videoschalte/Passwort) und Handout „How to use“ (Anleitung Videotool) spätestens 1 Woche vor Eventtermin an Geschäftsstelle des NBG
Kurzeinführung in Videokonferenztool für Geschäftsstelle des NBG & Moderator 1 Woche vor Eventtermin (digital)
Technische Betreuung der Videoschalte vorab und während des Events (Bildregie, Zuschaltung von Präsentationen etc., technischer Support)
Livestreaming vor Ort auf NBG-YouTube-Kanal
Format 16:9
WICHTIG! Abspielbar in allen üblichen Browsern (Internet Explorer, Edge, Mozilla, Chrome). Auch abspielbar auf Apple-Geräten, daher kein Flash-Stream. Abspielbar auf allen Endgeräten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone)
Komplettausstattung Kamera Standard
2 x Dome Cameras (einmal für die Totale und eine für die Nahansicht), mittig im Raum platziert und per Fernbedienung durch Camera Operator bedient
1x Camera Operator
Ton, Licht
Mikrofone
Sitzung:
Bestuhlung in U-Form
25-30 Tischmikrofone (je nach Räumlichkeit)
3-4 Handmikrofone mit Stativ
Veranstaltung:
Bestuhlung in Fishbowl-Form
bis 10 Tischmikrofone bzw. Headset
3-4 Handmikrofone mit Stativ
Bildmischer
Datenmischer zur Einbindung von unterschiedlichen Datenquellen während des Livestreams
Streamingtechnik
Techniksupport vor Ort (Kameramann, Tonassistent, Supportkraft)
1 Zusatzlaptop für Präsentationen auf Beamer mit Presenter / Einbindung von diesen Präsentationen in den Livestream
Beamer und Leinwand gehören NICHT zu den zu erbringenden Leistungen (werden von Location gestellt)
Testlauf Livestream in Location nach Aufbau / vor Event
Einsetzen von Vorankündigungstafeln, Teaser auf YouTube (Tafeln und Teaser werden von Geschäftsstelle des NBG an Dienstleister gesendet)
Zusendung der Abspielauswertung / Statistik nach Veranstaltung
Zusendung Download-Link zu Mitschnitt in HD-Qualität (für die eigene Archivierung ohne YouTube-Komprimierung) nach Veranstaltung
Kommunikation vorab und während der Veranstaltung mit der Geschäftsstelle des NBG
Aufbau und Kommunikation mit Veranstaltungsort
Schnitt des Livestreams (Mittags- und Kaffeepause rausschneiden und Anfang und Ende des Livestreams bereinigen) & erneutes Hochladen auf dem NBG-YouTube-Kanal am Veranstaltungstag
Optionale Zusatzleistungen
Multicard LTE Router für eine stabile LAN-Verbindung (falls keine stabile LAN-Verbindung am Veranstaltungsort möglich ist)
1 Zusatzlaptop für eventuelle Zwischendiskussionen im Videochat
Auf die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung wird verwiesen.