TRE:8187/02.07.02/2014

24939

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat perustietotekniikka- ja integraatiopalvelujen hankinta. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettelyn käytölle hankinnassa on hankintalain 25 pykälän 2 momentin 2) kohdan mukainen peruste. Lopullinen hankinnan kohde ja palvelukokonaisuus määritellään neuvottelujen tuloksena syntyvässä tarjouspyynnössä. Hankinta jakaantuu seitsemään pääkokonaisuuteen. Ehdokkaan on tarjottava kaikkia kokonaisuuksia ja sopimus tullaan tekemään vain yhden toimittajan kanssa.

Kokonaisuudet:

1. Hallinnon päätelaiteympäristön palvelut

2. Opetuksen päätelaiteympäristön palvelut

3. Lisenssit ja elinkaaripalvelut

4. Service desk – ja käyttäjätukipalvelut

5. Kapasiteetti- ja pilvipalvelut

6. Integraatiopalvelut

7. Yhteistyö.

Alustava hankittavien kokonaisuuksien kuvaus on liitteessä 1 Hankinnan kohde. Tämä määrittely tarkentuu neuvotteluiden aikana.

Lisäksi hankinnan kohteena on perustietotekniikka- ja järjestelmäpalveluiden haltuunottoprojekti nykyisiltä toimittajilta.

Samaan aikaan on menossa puhe- ja tietoliikennepalveluiden kilpailutus.

Hankinnan laajuus

Hankinnan laajuus kattaa koko Tampereen kaupunkiseudun kaupunkien ja kuntien (Hämeenkyrö, Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Tampere, Vesilahti ja Ylöjärvi) perustietotekniikka- ja integraatiopalvelut. Tampereen kaupunkiseudun kaupungeilla ja kunnilla tarkoitetaan Asiakkaan toimialoja ja liikelaitoksia. Yhtiöt ja yhteisöt, joissa Asiakkaat käyttävät määräysvaltaa tai joiden rahoitukseen Asiakkaat merkittävästi osallistuvat, voivat halutessaan käyttää sopimusta Asiakkaan ehdoin samalla palveluratkaisulla.

Arvio seudullisen perustietotekniikkapalveluiden volyymistä on ohjeen liitteessä 2 Palveluluettelo ja työasemamäärät. Kaikki lukumäärätiedot osallistumishakemusohjeessa ja sen liitteissä ovat alustavia perustuen hankintailmoituksen julkaisuhetken tilanteeseen ja tarkentuvat neuvottelu- ja tarjouspyyntövaiheessa.

Sopimuskausi on viisi (5) vuotta. Sopimus on mahdollisuus irtisanoa sopimuskauden aikana lopullisen tarjouspyynnön mukaisesti. Seudullisen perustietotekniikan käyttöönottoprojekti alkaa heti sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Käyttöönottoprojektin alustava kesto on 0,5–1 vuotta. Tarkemmasta aikataulutuksesta ja vaiheittaisesta etenemisestä sovitaan toimitussopimusneuvotteluissa ja erikseen hyväksyttävässä siirtoprojektisuunnitelmassa. Sopimuksen tavoitteellinen alkamisajankohta on 1.2.2016.

Neuvottelumenettelyn eteneminen

Alla kuvataan hankintamenettelyn kulkua koskeva alustava suunnitelma. Suunnitelma voi muuttua hankintamenettelyn kestäessä.

Hankintamenettelyn ensimmäisessä vaiheessa:

— Hankintailmoitus on julkaistu HILMA – palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 11.12.2014.

— Osallistumishakemusohje on saatavilla sähköisenä osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi

— Ehdokkaiden osallistumishakemusten jättöaika on 12.1.2015 klo 16:00 mennessä.

— Osallistumishakemusten käsittely ja jatkoon päässeiden ehdokkaiden valinta tammikuussa 2015.

— Osallistumishakemuksen jättäneille ehdokkaille ilmoitetaan tarjouskilpailuun valitut tarjoajat.

— Lähetetään neuvottelukutsu ja mahdollinen alustava tarjouspyyntö tarjoajille.

— Neuvotellaan tarjoajien kanssa helmikuu – maaliskuu 2015.

— Laaditaan kirjallinen tarjouspyyntö.

Hankintamenettelyn toisessa vaiheessa:

— Lähetetään kilpailutuksen 1. vaiheessa valituille tarjoajille tarjouspyyntö huhtikuussa 2015.

— Tarjousaika on toukokuu – kesäkuu 2015.

— Mahdolliset tarkentavat neuvottelut kesäkuussa 2015.

— Tarjousten vertailu ja hankintapäätös kesäkuu – elokuu 2015.

— Sopimusneuvottelut syyskuu – lokakuu 2015.

— Sopimuksen alkaminen 1.2.2016.

Osallistumishakemuksessa, neuvotteluissa ja tarjouksessa on käytettävä suomen kieltä.

Neuvottelujen alustava sisältö

Neuvotteluissa käydään läpi, mitä odotuksia ja vaatimuksia tilaajalla on hankinnan osalta ja mitä ehdokkaalla on tilaajan odotuksiin tarjottavana.

Neuvotteluissa pyritään saamaan tietoa palveluntuottajan näkemyksestä tuottaa kilpailutuksen piirissä olevaa palvelua sekä saattamaan tarjoajien tarjoukset vastaamaan hankinnan tavoitteita ja hankintayksikön tarpeita.

Neuvotteluissa pyritään erityisesti saamaan tietoa seuraavista asioista:

— Käyttäjätuen järjestäminen

— Kapasiteettipalveluiden tuottaminen parhaalla mahdollisella tavalla huomioiden esim. pilvipalvelut

— Palvelumalli, palvelunhallintamalli ja niiden kehittäminen

— Itsepalvelun kehittäminen

— Asiakkaan saavuttama hyöty

— Siirtoprojekti.

Hankintaan liittyvät alustavasti em. mainitut neuvoteltavat asiakohdat sekä tässä osallistumispyynnössä ja liitteissä mainitut tuotteet ja palvelut. Edellä mainittujen sisältöä tarkennetaan neuvottelumenettelyn aikana ja kokonaisuuksien sisältöjä voidaan vielä muokata ja yhdistellä tai todeta että kaikkia kuvattuja kokonaisuuksia ei sisällytetä hankintaan. Hankinnan sisältöä voidaan siis supistaa esitetystä. Lopulliset hankinnan kohteet määritellään viimeistään lopullisessa tarjouspyynnössä hankintayksikön määrittelemien tarpeiden ja neuvotteluiden perusteella.

Valinta neuvottelumenettelyyn

Tarjoajat valitaan soveltuvuusvaatimukset täyttäneistä ehdokkaista. Jos ehdokkaita on enemmän kuin viisi (5) niin osallistumishakemukset vertaillaan seuraavien arviointiperusteiden mukaan valittaessa viisi parasta ehdokasta:

— Ehdokkaan referenssikohteille lähetetyn asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset (50 p).

Ehdokkaan on nimettävä kaksi osallistumishakemusohjeen Liitteen 3 Tarjoajan referenssit mukaista asiakasreferenssiä osallistumishakemuksessaan. Hankintayksikkö lähettää referenssikohteiden toimittajasopimuksesta vastaavalle henkilölle kyselyn, jossa selvitetään referenssikohteen tyytyväisyyttä toimittajan palvelutuotantoon ja palvelujen siirtoon sekä niiden kehittämiseen.

Kyselyssä on kymmenen (10) arvioitavaa kysymystä, jotka toimittajasopimuksesta vastannut henkilö arvioi arvosteluasteikolla 1–5 seuraavasti:

5 = erittäin tyytyväinen

4 = melko tyytyväinen

3 = ei tyytyväinen/ei tyytymätön

2 = melko tyytymätön

1 = erittäin tyytymätön.

— Ehdokkaan Suomessa hankinnan kohteena olevan palvelun tuottamiseen osallistuvan henkilöstön osaamisen kehittäminen (30 p)

Henkilöstö osaamisen kehityssuunnitelman pisteytys:

— Ehdokkaan koulutuspolitiikka ja siihen perustuva suunnitelma ovat olemassa, toteumaa on seurattu vuosina 2011–2013, ja vuoden 2014 tavoitetaso ja koulutuskalenteri ovat olemassa 30 p.

— Ehdokkaan koulutuspolitiikka ja siihen perustuva suunnitelma ovat olemassa, ja toteumaa on seurattu vuosina 2011–2013, 20 p.

— Ehdokkaan koulutuspolitiikka ja siihen perustuva suunnitelma ovat olemassa, 10 p.

— ei suunnitelmaa, 0 p.

— Ehdokkaan tarjoaman palvelun laadunhallinta (20 p).

Tarjottavan palvelun laadunhallinnan tulee olla jatkuvaa ja sen tulee olla puolueettoman, ulkopuolisen tahon tarkastamaa. Ehdokas esittää tarjouksessaan kirjallisen todistuksen ulkopuolisen tahon tekemästä ehdokkaan palvelun laadunvarmistuksesta. Todistus tai selvitys voi olla enintään kolme (3) vuotta vanha. Selvyyden vuoksi todettakoon, että tämä arviointi kohdistuu hankinnan kohteen laatuun, ei tarjoajan ominaisuuksiin.

Ehdokkaan tarjoaman palvelun laadunhallintaa arvioidaan seuraavin perustein:

Ehdokkaalla on puolueettoman, ulkopuolisen tahon tarkastama laatujärjestelmä ISO 9001 tai muu vastaava Euroopan unionin jäsenvaltioiden toimielimen antama vastaava todistus tai todistus ulkopuolisen, puolueettoman tahon suorittamasta ehdokkaan tarjoaman palvelun laaduntarkastuksesta, 5 p.

Ehdokkaalla on puolueettoman, ulkopuolisen tahon tarkastama tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä ISO 27001 tai muu vastaava Euroopan unionin jäsenvaltioiden toimielimen antama vastaava todistus tai todistus ulkopuolisen, puolueettoman tahon suorittamasta ehdokkaan palvelun tietoturvallisuuden laaduntarkastuksesta, 5 p.

Ehdokkaalla on puolueettoman, ulkopuolisen tahon tarkastama palvelunhallintajärjestelmä ISO 20000 tai muu vastaava Euroopan unionin jäsenvaltioiden toimielimen antama vastaava todistus tai todistus ulkopuolisen, puolueettoman tahon suorittamasta ehdokkaan palvelun palvelunhallinnan laaduntarkastuksesta, 10 p.

Korjaus:

Korjauksena julkaistaan Korjattu Liite 1 Hankinnan kohde 20141216.pdf. Sinne oli jäänyt kohtaan 2.1 ”Kuntaytimestä on lyhyt kuvaus Osallistumispyynnön liitteessä X.” Tekstin olisi pitänyt olla: ”Tämän hetkisen käsityksen mukaan asiakas tulee liittymään ns. Kuntaytimeen johon tulevan palveluntarjoajan edellytetään liittyvän ja tarjoavan kapasiteetti-palvelun kuntaytimen kautta. Kuntaydin on tällä hetkellä vielä pilottivaiheessa mutta sen uskotaan olevan tuotantovaiheessa sopimuksentekovaiheessa. Kuntaytimestä on lyhyt kuvaus hankintailmoituksen liitteessä 4.” Korjauksena julkaistaan lisäksi Liite 4_Kuntien yhteinen verkko prestool v9.

Korjattu myös vaatimus: ”Ehdokkaan liitteen 1 kaltaisen palvelutoiminnan volyymin 31.12.2013 tulee olla vähintään 20 000 työasemaa.” Korjattu muotoon: ” Korjattu Ehdokkaan liitteen 1 kaltaisen palvelutoiminnan volyymin 31.12.2014 tulee olla vähintään 20 000 työasemaa.”

Huom. Ilmoituksen lisätiedot löytyvät Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Suoran linkin ilmoituksen lisätietoihin löydät tästä Hilma-ilmoituksesta: https://tarjouspalvelu.fi/tampere/?id=50479&tpk=7c5e6554-64c2-41e8-a187-88a32b875543