Swissmedic, Institut suisse des produits thérapeutiques, est un organisme décentralisé et juridiquement autonome de l’administration fédérale, doté d’une comptabilité propre. Fort de quelque 410 collaborateurs répartis sur trois sites à Berne, il dispose d’un chiffre d’affaires annuel de plus de 80 mio. CHF. Pour plus d’informations, connectez-vous sur www.swissmedic.ch.
Swissmedic traite différents types de demandes, qui sont envoyées sous forme électronique ou sur papier. Ces activités sont réalisées soit via une application SAP (plate-forme de CRM) soit en employant des outils plus simples (comme des fichiers Excel).
Les documents rattachés aux dossiers doivent à l’avenir être gérés par l’intermédiaire d’un système de gestion électronique des documents (DMS), l’objectif étant de pouvoir traiter et clôturer les dossiers sans recourir à des documents papier. Selon les directives de l’architecture informatique qui a été définie, le DMS doit reposer sur Microsoft Sharepoint. Le courrier entrant doit être scanné de manière centralisée par un tiers, et certains documents doivent être mis directement à la disposition des parties prenantes sur un portail central de cyberadministration.
Le DMS doit être mis en service pour certains processus ciblés au premier trimestre 2014, puis progressivement élargi les années suivantes (2014 -2017).
L’environnement informatique de Swissmedic est géré au sein de l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT). Swissmedic recourt à l’OFIT pour différents types de services (centre de calcul, transmission des données et bureautique), pour les infrastructures des postes de travail et les services connexes (PC, ordinateurs portables, imprimantes multifonctions) ainsi que pour des solutions centrales de gestion de la sécurité, des portails, des identités et des accès.
Swissmedic s’appuie également, pour ses applications spécialisées, sur des prestations d’exploitation des systèmes de l’OFIT, y compris pour la prise en charge du système de gestion de la base de données. Il confie habituellement à des tiers l’assistance en matière d’applications, la maintenance des logiciels et le développement de solutions.
Le DMS doit être installé sur une plate-forme Sharepoint 2010 « dédiée ». Les prestations d’exploitation des systèmes, prise en charge du système de gestion de la base de données comprise, seront fournies par l’OFIT. La mise en place et le support de l’application DMS sur Sharepoint doivent par contre être réalisés par le prestataire ayant remporté le présent appel d’offres.
L’objectif visé consiste à conclure un contrat-cadre d’une durée de cinq ans avec une option de prolongation de deux ans. Pendant la période de validité du contrat-cadre, les missions seront régies par des contrats individuels séparés. Les prestations qui doivent être fournies en continu donneront lieu à des indemnités forfaitaires, et la réalisation de projets de maintenance et/ou de développement fera l’objet, au cas par cas, d’accords séparés.