Monetra Oy hankintapalvelut pyytää tarjoustanne hankinnassa mukana oleville asiakkailleen (jäljempänä myös tilaajat) AV-järjestelmien kokonaisvaltaisesta suunnittelusta, toteutuksesta sekä ammattikäyttöön suunniteltujen ja valmistettujen AV-laitteiden ja tarvikkeiden toimituksesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinta on jaettu osatarjousryhmiin.
Saatujen tarjousten perusteella solmitaan puitesopimus ryhmään valittujen tarjoajien kesken tarjouspyynnössä jäljempänä kuvatusti. Hankinnassa mukana olevat hankintayhteistyökumppanit on ilmoitettu kohdassa I.1. Kaikki hankinnassa mukana olevat yhteisöt eivät liity kaikkien ryhmien sopimuksille (ks. ryhmäkohtaiset tiedot).
Tämän tarjouspyynnön ulkopuolelle jäävät aistihuoneet, terapiatilat, ulkokäyttöön tarkoitetut näytöt ja erikoisprojektorit, esim. 3D-projektorit ja tulostimet sekä kulttuuri - ja liikuntapaikkojen erikoistekniikka, esim. jäähalleissa ja konserttisaleissa (ks. myös ryhmä 4 II.2.4).
Ryhmä 1 sisältää uudisrakennuksiin sekä perusparannuskohteisiin hankittavat AV-esitystekniikan järjestelmät, laitteet sekä palvelut, kuten esimerkiksi asennuksen. Tyypillisesti ryhmästä 1 hankitaan suurempia kokonaisuuksia, jotka sisältävät esimerkiksi projektorit, dokumenttikamerat, kaiuttimet, näytöt sekä Info TV -järjestelmät sisältäen järjestämän, laitteet, lisenssit sekä mahdollisen hälytysjärjestelmän tilaajan valitsemalla tavalla. Laitteita ja palveluja hankitaan esimerkiksi seuraavanlaisiin kohteisiin: opetustilat, neuvottelutilat, salit, auditoriot sekä muut yleiset tilat.
Tarjoajalla tulee olla tarjolla kattavasti kaikkia yllä mainittuja laitteita sekä useita hankintakanavia (väh. viisi (5) hankintakanavaa). Tämä vaatimus todennetaan kohdassa: Hankinnan kohteen kriteerit – Tekninen suorituskyky. Tiedot tulee ilmoittaa ko. kohdassa pyydetyllä tavalla.
Tarjoajalla tulee olla riittävä osaaminen ja kokemusta AV-laitteiden ja järjestelmien toimittamisesta sekä asentamisesta. Tämä todennetaan mm. kohdassa: Hankinnan kohteen kriteerit – Tekninen suorituskyky sekä Referenssit. Tiedot tulee ilmoittaa ko. kohdissa pyydetyllä tavalla.
Hankittavat laitekokonaisuudet perustuvat yleensä jonkin ryhmään 2 valitun sopimustoimittajan tekemään suunnitelmaan. Ryhmään 1 valittu toimittaja vastaa tarjoamiensa laitteiden/järjestelmien yhteensopivuudesta sekä niiden toimivuudesta kohteessa. Ryhmän 1 hankinnat voivat olla osa kokonaisurakkaa tai sähköurakkaa. Valitun toimittajan tulee tehdä yhteistyötä mm. tilaajan, suunnittelijan ja kohteen urakoitsijan kanssa sekä kiinnitettävä erityistä huomiota toimintaansa, jotta mm. asennukset saadaan sujuvasti toteutettua urakoitsijan tai tilaajan määrittelemässä aikataulussa. AV-urakka/hankinta alistetaan tai sisällytetään kokonais- tai sähköurakkaan tilaajan niin halutessa tilaajan valitsemalla tavalla.
Hankinnat sopimuskaudella tehdään kevennetyllä kilpailutuksella puitesopimukselle valittujen sopimustoimittajien kesken. Kevennetty kilpailutus sisältää mm. kulloisenkin hankinnan tarkemman sisällön, ehdot, aikataulun sekä päätöksen teon perusteet. Päätöksen sekä tilauksen tekee tilaaja. Kevennetyn kilpailutuksen ehdot kohdassa: Muut tiedot – Sopimusmenettely.
Ryhmään 1 sopimuskaudelle valitaan puitesopimustoimittajaksi tämän tarjouspyynnön Hankinnan kohteen kriteerit toimittajaksi ryhmään 1 tarjonneet (vastannut 'Kyllä') tarjoajat, jotka täyttävät soveltuvuusvaatimukset, kelpoisuusvaatimukset sekä kaikki muut tarjouspyynnön ja liitteiden ehdot ja ovat tehneet hyväksyttävän tarjouksen.
Ryhmään 1 liittyvät seuraavat mukana olevat yhteisöt:
– Oulu,
– Ii,
– Lumijoki,
– Liminka,
– Monetra Oy.
Tyypillisesti ryhmän 2 kohteet ovat uudisrakennuksia sekä perusparannuskohteita. Tarjoajalla on riittävä osaaminen ja kokemusta kokonaisvaltaisesta AV-suunnittelusta sekä koko projektin loppuunsaattamisesta. Tämä todennetaan mm. kohdassa Hankinnankohteen kriteerit: Tekninen suorituskyky sekä Referenssit. Tiedot tulee ilmoittaa ko. kohdissa pyydetyllä tavalla.
Ryhmään 2 valitut toimittajat vastaavat AV-esitystekniikan laitteiston (ryhmä 1) kokonaisvaltaisesta suunnittelusta, tarjouspyyntöasiakirjojen laatimisesta, tuotekuvauksista sekä laitetoimitusten ja asennusten valvonnasta sekä testaamisesta tilaajan ohjeiden mukaisesti. Ryhmään 2 valittu toimittaja määrittelee laitteet niin, että mahdollisimman moni toimija voi suunnitelman toteuttaa. Ryhmään 2 valittu toimittaja vastaa myös siitä, että kohteeseen valituksi tulevat laitteet vastaavat määrityksiä, ja varmistaa niiden yhteensopivuuden sekä toimivuuden kohteessa. Hankinnan suorittavan yksikön on myös varmistettava, että suunnittelu (ryhmän 2 toimittaja) ei vääristä ryhmässä 1 toteutettavaa kilpailua. Jos ehdokkaan tai tarjoajan osallistuminen hankinnan valmisteluun on vääristänyt kilpailua, eikä vääristymää voida poistaa muilla vähemmän rajoittavilla toimenpiteillä, hankintayksikkö voi sulkea ehdokkaan tai tarjoajan tarjouskilpailusta hankintalain 81 §:n 1 momentin 8 kohdan mukaan.
Ryhmän 2 hankinnat voivat olla osa kohteen kokonaisurakkaa tai sähköurakkaa, jolloin valitun toimittajan tulee tehdä yhteistyötä mm. tilaajan, laitteiden toimittajan ja kohteen urakoitsijan kanssa sekä kiinnitettävä erityistä huomiota toimintaansa, jotta kohde saadaan sujuvasti toteutettua urakoitsijan tai tilaajan määrittelemässä aikataulussa. AV-suunnittelija toimii kokonaisvastuukonsortiossa pääsuunnittelijan alaisena alikonsulttina.
Hankinnat sopimuskaudella tehdään kevennetyllä kilpailutuksella puitesopimukselle valittujen toimittajien kesken. Kevennetyn kilpailutuksen ja päätöksen sekä tilauksen suorittaa tilaaja. Kevennetyn kilpailutuksen ehdot kohdassa: Muut tiedot – Sopimusmenettely.
Ryhmään 2 sopimuskaudelle valitaan puitesopimustoimittajaksi tämän tarjouspyynnön Hankinnan kohteen kriteerit toimittajaksi ryhmään 2 tarjonneet (vastannut 'Kyllä') tarjoajat, jotka täyttävät soveltuvuusvaatimukset, kelpoisuusvaatimukset sekä kaikki muut tarjouspyynnön ja liitteiden ehdot ja ovat tehneet hyväksyttävän tarjouksen.
Ryhmään 2 liittyvät seuraavat mukana olevat yhteisöt:
– Oulu,
– Ii,
– Lumijoki,
– Liminka,
– Monetra Oy.
Ryhmästä 3 hankitaan tyypillisesti esimerkiksi yksittäiseen opetustilaan tai neuvottelutilaan tulevat kokonaisuudet sekä yksittäiset AV-esitystekniikan laitteet. Kyseessä voi olla esimerkiksi yksittäisen tilan AV-laitteiston ja/tai -järjestelmän uusinta tai tilan käyttötarkoituksen muutokseen liittyvä AV-laitteiston ja/tai -järjestelmän hankinta. Hankinnat voidaan tehdä myös asennettuna, tilaajan parhaaksi katsomalla tavalla.
Hankinnat sopimuskaudella (ryhmä 3):
Hankittaessa Hankinnan kohteen kriteereissä (ostoskori) määriteltyjä tuotteita ostot tehdään valituilta puitesopimustoimittajilta ensisijaisesti edullisuusjärjestyksessä. Hankittaessa ostoskorin ulkopuolisia tuotteita tilaaja tekee hintatiedustelun ryhmään valituilta puitesopimustoimittajilta. Tilaajalla on oikeus huomioida ostopaikkaa valitessaan myös mm. yksittäisen tuotteen hinta, toimittajan tuotevalikoiman laajuus, muiden ostoskorin ulkopuolisten tuotteiden hinnoittelu, tuotteiden laatu ja soveltuvuus tilaajan tarpeisiin, toimitusaika, asennus, takuuaika sekä tilaajan olemassa olevat laitteet. Tilaaja tekee ostot kokonaistaloudellisen edullisuuden huomioon ottaen tilaajan kannalta soveltuvimmalta puitesopimukseen valitulta toimittajalta. Ryhmässä 3 pyydetään hinta asennukselle (EUR/tunti) ja se myös vertaillaan. Tilaaja varaa oikeuden myös minikilpailuttaa (kevennetty kilpailutus) hankinnat ryhmään valittujen puitesopimustoimittajien kesken. Minikilpailutuksen/Kevennetyn kilpailutuksen ehdot kohdassa: Muut tiedot – Sopimusmenettely. Ryhmässä 3 tarjoaja voi saada hinnasta korkeintaan 87 pistettä sekä laitteelle myönnetystä takuuajasta korkeintaan 13 pistettä.
Ryhmään 3 solmitaan kilpailutuksen perusteella puitesopimus kolmen (3) vertailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan kanssa, jotka täyttävät soveltuvuusvaatimukset, kelpoisuusvaatimukset sekä muut tarjouspyynnön ja liitteiden ehdot ja ovat tehneet hyväksyttävän tarjouksen.
Ryhmään 3 liittyvät seuraavat mukana olevat yhteisöt:
– Oulu,
– Ii,
– Lumijoki,
– Liminka,
– Oulun seudun koulutuskuntayhtymä (Osekk), liittyvät yksiköt liitteessä 1,
– Monetra Oy.
Yhä suurempi osa tilaajien viestinnästä tapahtuu internetissä ja sosiaalisissa medioissa, mikä korostaa tarvetta tuottaa laadukkaita audiovisuaalisia sisältöjä. Myös opetuskäytössä korostuu nykyisin omien mediasisältöjen tekeminen, mikä vaatii hyviä ja kestäviä välineitä. AV-tuotantotekniikan laitteilla tarkoitetaan välineitä, joiden avulla tuotetaan kuva- ja äänisisältöjä, kuten videoita, still-kuvamateriaalia ja äänitteitä. Laitteet ovat tyypillisesti kameroita, mikrofoneja, valoja, editointilaitteita ja näihin liittyviä tarvikkeita, kuten tallennusmedioita ja jalustoja.
Hankinnat sopimuskaudella (ryhmä 4):
Hankittaessa Hankinnan kohteen kriteereissä (ostoskori) määriteltyjä tuotteita ostot tehdään valituilta puitesopimustoimittajilta ensisijaisesti edullisuusjärjestyksessä. Hankittaessa ostoskorin ulkopuolisia tuotteita tilaja tekee hintatiedustelun ryhmään valituilta puitesopimustoimittajilta. Tilaajalla on oikeus huomioida ostopaikkaa valitessaan myös mm. yksittäisen tuotteen hinta, toimittajan tuotevalikoiman laajuus, ostoskorin ulkopuolisten tuotteiden hinnoittelu, tuotteiden laatu ja soveltuvuus tilaajan tarpeisiin, toimitusaika, takuuaika sekä tilaajan olemassa olevat laitteet. Tilaaja tekee ostot kokonaistaloudellisen edullisuuden huomioon ottaen tilaajan kannalta soveltuvimmalta puitesopimukseen valitulta toimittajalta. Tilaaja varaa oikeuden myös minikilpailuttaa (kevennetty kilpailutus) kaikki hankinnat ryhmään valittujen puitesopimustoimittajien kesken. Minikilpailutuksen/Kevennetyn kilpailutuksen ehdot kohdassa: Muut tiedot – Sopimusmenettely. Ryhmässä 4 tarjoaja voi saada hinnasta korkeintaan 90 pistettä sekä myönnetystä takuuajasta korkeintaan 10 pistettä.
Ryhmään 4 solmitaan kilpailutuksen perusteella puitesopimus kolmen (3) vertailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan kanssa, jotka täyttävät soveltuvuusvaatimukset, kelpoisuusvaatimukset sekä muut tarjouspyynnön ja liitteiden ehdot ja ovat tehneet hyväksyttävän tarjouksen. Mikäli hankittavan kohteen AV-urakka/tuotteet on liitetty kokonaisurakkaan tai sähköurakkaan, ei tämän tarjouspyynnön pohjalta solmittava sopimus koske niitä.
Ryhmään 4 liittyvät seuraavat mukana olevat yhteisöt:
– Oulu,
– Ii,
– Liminka,
– Lumijoki,
– Monetra Oy.
Ryhmässä 5 pyydämme optiona tarjousta AV-laitteiden (esitystekniikan ja tuotantotekniikan) takuuajan jälkeisestä huollosta ja korjauksista sekä ns. ylläpitohuollosta ja kuntotarkastuksesta. Tilaajat päättävät itsenäisesti, ottavatko tämän palvelun käyttöön ja missä laajuudessa, koska myös esim. tilaajan oma henkilökunta suorittaa näitä tehtäviä.
AV-laitteden takuuajan jälkeinen huolto ja korjaus:
Toimittaja ilmoittaa tilaajalle huollon/korjauksen kustannusarvion (sisältää myös varaosat). Takuuajan jälkeinen huolto ja korjaus tapahtuu tilaajan tiloissa, mikäli muuta ei ole sovittu. Pyydettäessä toimittaja toimittaa korjauksen/huollon ajaksi tilaajalle korvaavan laitteen toimintakuntoon asennettuna tai mikäli tilaajalla on oma korvaava laite toimittajan asentaa sen toimintakuntoon. Mikäli laite täytyy siirtää huollon/ korjauksen ajaksi, huolehtii siitä toimittaja pyydettäessä.
AV-laitteiden ylläpitohuolto ja kuntotarkastus:
AV-laitteiden ylläpitohuollon ja kuntotarkastuksen avulla pyritään mm. ennakoimaan tulevia huoltotarpeita, pidentämään laitteiden ikää sekä saamaan kustannussäästöjä. Pääasiallisena kohteena ovat koulujen luokat sekä neuvotteluhuoneet. Samalla toimeksiannolla pyritään toteuttamaan suuremman kokonaisuuden, esimerkiksi koko koulun tai muun tilan huolto/tarkastus. Huolto/tarkastus voi ajoittua esim. koulujen lomien ajalle.
Ylläpitohuolto ja kuntotarkastus voi sisältää esimerkiksi seuraavat toimenpiteet:
– AV-laitteiston testaus,
– laitteiden puhdistus, esim. suodattimien puhdistus pölystä ja liasta,
– kaapeloinnin sekä liittimien tarkistus sekä korjaus,
– laitteiden säätö,
– olemassa olevien laitteiden kartoitus,
– raportin laatiminen.
Ylläpitohuolto ja kuntotarkistus suoritetaan tilaajan ohjeiden mukaisesti tilaajan määrittelemässä aikataulussa. Kyseisen huollon/tarkastuksen yhteydessä havainnot myös kirjataan sekä raportoidaan tilaajalle tilaajan ohjeistuksen mukaan.
Ryhmässä 5 pyydetään tarjoamaan erikseen tuntihinta takuuajan jälkeiselle huollolle ja korjaukselle sekä ylläpitohuollolle, joka sisältää kuntotarkastuksen.
Tilaaja voi myös halutessaan minikilpailuttaa (kevennetty kilpailutus) nämä palvelut puitesopimustoimittajien kesken. Minikilpailutuksen/Kevennetyn kilpailutuksen ehdot kohdassa: Muut tiedot – Sopimusmenettely.
Ryhmässä 5 solmitaan kilpailutuksen perusteella puitesopimus kolmen (3) vertailussa edullisimman tarjoajan kanssa, jotka täyttävät soveltuvuusvaatimukset, kelpoisuusvaatimukset sekä muut tarjouspyynnön ja liitteiden ehdot ja ovat tehneet hyväksyttävän tarjouksen.
Ryhmään 5 liittyvät seuraavat mukana olevat yhteisöt:
– Oulu,
– Ii,
– Lumijoki,
– Liminka.