Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja oraz realizacja międzynarodowej konferencji w dniach 28-29 maja 2015 r. w woj. łódzkim, podczas której zostaną zaprezentowane wyniki projektu flagowego „Zrównoważony rozwój obszarów wiejskich Strategii Unii Europejskiej dla regionu Morza Bałtyckiego” dotyczącego innowacyjnych metod wspierania przedsiębiorczości młodzieży na obszarach wiejskich.
W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia.
W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:
a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację usług,
b) minimum jeden numer telefonu oraz adres mailowy i korespondencyjny,
c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu
i uczestnikom konferencji. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych.
Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni w szczególności:
A. Sprawną realizację programu dwudniowej konferencji, w ramach której odbędzie się szkolenie w terenie, w tym:
1) całodzienną obsługę techniczną, w tym obsługę prelegentów,
2) moderatora, który będzie prowadził całe spotkanie w pierwszym dniu – osobę ze stopniem naukowym doktora, doświadczeniem w prowadzeniu minimum
3 konferencji z zakresu przedsiębiorczości lub innowacyjności lub wspierania młodzieży na obszarach wiejskich,
3) co najmniej 2 ekspertów w drugim dniu konferencji z doświadczeniem w realizacji projektów z zakresu przedsiębiorczości lub adresowanych do młodzieży na obszarach wiejskich.
4) Program dwudniowej konferencji obejmie:
w pierwszym dniu w godz. 9.30-17.30 wystąpienia prelegentów, w drugim dniu
w godz. 9.00-18.00 szkolenie na terenie lokalnej grupy działania.
5) Szczegółowy program pierwszego dnia konferencji, jak również kontakty do prelegentów konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy.
6) Szczegółowy program konferencji będzie zawierał stałą i trwałą wizualizację logotypów i sloganów wskazanych w załączniku nr 8 do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.
B. Nabór uczestników konferencji.
Konferencja będzie skierowana do pracowników naukowych, przedstawicieli instytucji zajmujących się problematyką rozwoju przedsiębiorczości wśród młodzieży wiejskiej i innowacyjności (np. instytucjom zaangażowanym w realizację programów na rzecz rozwoju obszarów wiejskich, instytucjom edukacyjnym, jednostkom samorządu terytorialnego), partnerów projektu flagowego ze Szwecji, Estonii, Finlandii, Łotwy, Litwy i Polski. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę potencjalnych uczestników, do których Wykonawca wyśle zaproszenia. W pierwszym dniu konferencji weźmie udział maksymalnie 80 osób,
a minimalnie 70 osób. Osoby z listy przekazanej przez Zamawiającego będą miały pierwszeństwo w naborze. Wykonawca przygotuje listę rezerwową uczestników. Spośród osób zgłoszonych Wykonawca przeprowadzi nabór maksymalnie 80 uczestników,
a minimalnie 40 uczestników na szkolenia w terenie.
C. Zorganizowanie szkolenia w terenie, 29.5.2015 dla maksymalnie 80 osób,
a minimalnie 40 osób na obszarze lokalnej grupy działania/lokalnych grup działania
w województwie łódzkim:
LGD Dolina Pilicy http://www.dolinapilicy.pl/
LGD BUD-UJ RAZEM http://www.buduj.eu/
LGD STER http://www.lgd-ster.pl/.
Szkolenie będzie dotyczyć co najmniej dwóch spośród następujących zagadnień ukierunkowanych na osoby młode z obszarów wiejskich: przedsiębiorczość, innowacyjność, aktywność. Program szkolenia obejmie co najmniej 3 projekty zrealizowane przez LGD
w ww. obszarach oraz podsumowanie szkolenia w terenie i zamknięcie konferencji. Wykonawca zapewni prezentację działalności skansenu w Nagawkach i kolację regionalną
w skansenie. Wykonawca opracuje i dostarczy Zamawiającemu, w wersji elektronicznej, najpóźniej w terminie 2 dni od podpisania umowy, szczegółowy program szkolenia w terenie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do szczegółowego programu.
Do uwag Wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie.
Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom transport w dniu szkolenia w terenie.
D. Obiekt konferencyjny, zgodnie z poniższymi wymaganiami:
1) termin 28.5.2015
2) zakwaterowanie w obiekcie dysponującym co najmniej 80 miejscami noclegowymi ze śniadaniem w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych, w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym lub innym obiekcie o równorzędnym standardzie z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, z dostępem do wi-fi, gwarantującym co najmniej
15 pokoi jednoosobowych,
3) miejsce konferencji, na terenie działania lokalnych grup działania w województwie łódzkim:
LGD Dolina Pilicy http://www.dolinapilicy.pl/
LGD BUD-UJ RAZEM http://www.buduj.eu/
LGD STER http://www.lgd-ster.pl/
obiekt konferencyjny będzie zlokalizowany na obszarach wiejskich. Czas dojazdu do miejsc szkolenia w terenie, o których mowa w pkt. c) nie może przekroczyć 40 minut;
4) Wykonawca zapewni salę konferencyjną w miejscu zakwaterowania, w pierwszym dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób (wyposażoną w sprzęt audiowizualny, mikrofony, nagłośnienie, sprzęt do tłumaczenia symultanicznego), która będzie oznakowana w sposób zapewniający odpowiednią widoczność logotypów i sloganów, wskazanych w załączniku nr 8 do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.
E. Wykonawca zapewni tłumaczenie symultaniczne z języka polskiego na język angielski i odwrotnie podczas konferencji. Wykonawca zapewni wykwalifikowanych tłumaczy posiadających kwalifikacje i doświadczenie w tłumaczeniu tematyki dotyczącej rozwoju obszarów wiejskich. Wykonawca zapewni sprzęt do tłumaczenia symultanicznego dla uczestników dwudniowej konferencji w tym szkolenia w terenie.
F. Wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji:
1) obiad w pierwszym dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób, składający się minimalnie z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie z dodatkami), gotowane jarzyny i surówki, deser, napoje zimne: woda,
2) obiad w drugim dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób, składający się minimalnie
z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie z dodatkami), gotowane jarzyny i surówki, deser, napoje zimne: woda,
3) serwis kawowy dla maksymalnie 80 osób dostępny przez cały czas trwania pierwszego dnia konferencji bez ograniczeń: kawa z ekspresu, herbata, ciasta i ciasteczka słodkie
i wytrawne, owoce, napoje zimne: woda i soki owocowe (tłoczone na zimno);
4) uroczystą kolację w pierwszym dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób do wyboru gości co najmniej: dwie zupy z tradycyjnej polskiej kuchni, dwa rodzaje dań mięsnych (mięso białe i czerwone), ryba, danie wegetariańskie, ciepłe warzywa, dodatki do mięs, co najmniej 4 przystawki zimne: co najmniej dwa rodzaje sałat, deski tradycyjnych polskich serów, wędlin i wyrobów garmażeryjnych oraz napoje zimne – woda soki, i gorące - kawa, herbata.
5) kolację regionalną w Skansenie, w drugim dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób, składająca się z 3 dań regionalnych, gorących i zimnych przystawek, napoje zimne
i gorące.
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje menu uroczystej kolacji przewidzianej 28.5.2015, do wyboru i akceptacji Zamawiającego, w terminie 2 dni od daty podpisania umowy.
G. Materiały konferencyjne, w tym:
1) zestawy dla wszystkich uczestników przygotowanych w związku z konferencją:
a) program konferencji (wydruk w kolorze),
b) wydruk prezentacji/ opracowań merytorycznych przygotowanych przez prowadzących (minimalnie: 20 a maksymalnie 60 stron (4 slajdy na stronie.), wydruk czarno-biały
Zamawiający przekaże prezentacje/opracowania merytoryczne najpóźniej 3 dni przed dniem realizacji Konferencji.
Wykonawca oznaczy powyższe zestawy logotypami i sloganami stanowiącymi załącznik
nr 8 do SIWZ.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu na adres a.markuszewska@fapa.org.pl
i j.surowiec@fapa.org.pl informacje do zamieszczenia na portalu KSOW:
a) zaproszenie do udziału w konferencji zawierające podstawowe informacje o jej tematyce miejscu, czasie trwania, możliwościach rejestracji.
b) merytoryczną relację z konferencji wraz z min. 10 zdjęciami, najpóźniej na 3 dni od jej zakończenia.
Uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w konferencji.
Wykonawca poda w ofercie adres obiektu, w którym zapewni salę konferencyjną
i zakwaterowanie zgodnie z opisem zawartym w pkt D.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący Załącznik
nr 9 do SIWZ.