Dem Logistik Zentrum Niedersachsen (LZN) obliegt die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für die unmittelbare niedersächsische Landesverwaltung (vgl. § 2 der Betriebsanweisung des LZN). Mit Zustimmung seiner Aufsichtsbehörde kann das LZN weitere Aufgaben für öffentlich-rechtliche Bedarfsträger innerhalb und außerhalb der niedersächsischen Landesverwaltung sowie für privatrechtliche Gesellschaften in vollständiger Eigentümerschaft der öffentlichen Hand übernehmen (vgl. § 3 Betriebsanweisung).
In dieser Zuständigkeit schreibt das LZN für die unmittelbaren Landesbehörden des Landes Niedersachsen inkl. der niedersächsischen Inseln eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung und den Aufbau von Büromöbeln aus. Der Rahmenvertrag soll mit einem Unternehmen (§ 4 Abs. 1 Satz 1 VOL/A-EG) abgeschlossen werden. Weitere Einzelheiten zur Art und Umfang der Büromöbel sind der Leistungsbeschreibung – Technischer Teil (Teil B) zu entnehmen.
Vertragsbeginn ist voraussichtlich der 1.8.2016. Es besteht eine Preisbindung von 24 Monaten sowie optional zwei einseitige Vertragsverlängerungen durch den Auftraggeber zu jeweils höchstens 12 Monaten.
Um sein einseitiges Optionsrecht zur zweimaligen einseitigen Vertragsverlängerung um jeweils höchstens 12 weitere Monate auszuüben, fordert der Auftraggeber den Auftragnehmer spätestens sechs (6) Monate vor Auslauf des Rahmenvertrages zu einer Stellungnahme auf, ob der Vertrag zu den geschlossenen Preisbindungen verlängert werden kann. Falls seitens des Auftragnehmers eine Preisänderung /-anpassung notwendig ist, soll dieser die Notwendigkeit einer solchen detailliert anhand objektiver Kriterien nachvollziehbar darlegen. Eine Preisänderung /-anpassung ist nur einvernehmlich nach Überprüfung und Feststellung der Wirtschaftlichkeit möglich.
Vor Zuschlagserteilung findet eine Qualitätsprüfung in Form einer Bemusterung statt. Die Bemusterung wird durch den Auftraggeber unter Einbeziehung der Endkunden erfolgen. Die Bieter sind an der Bemusterung nicht beteiligt.
Die Bieter sind aufgerufen die angebotenen Produkte für eine Bemusterung in der Zeit vom 26.5.2016 bis 10.6.2016 bereitzuhalten (siehe Anlage „Übersicht der zur Bemusterung zur Verfügung zu stellenden Produkte“). Die Produkte sind mit dem Bieternamen, des Abschnittes sowie der entsprechenden Positionsnummer aus dem Abschnitt zu kennzeichnen. Die Aufforderung zur Bemusterung erfolgt spätestens am 2.5.2016. Der Auftraggeber wird sich mit den Bietern in Verbindung setzen, um Termin und Ort für die Lieferung abzustimmen.
Die zu bemusternden, angebotenen Produkte sind kostenfrei an die in der Aufforderung genannte Lieferadresse zu übersenden und nach der Bemusterung kostenfrei, nach Aufforderung abzuholen. Die gesamte Bemusterung ist für den Auftraggeber kostenfrei.