Askolan kunta hakee kiinteistöhuoltopalveluiden palveluntuottajaa. Sopimus on määräaikainen kestoltaan
neljä vuotta ajalla 1.7.2022–30.6.2026. Sopimukseen sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden mittaista optiokautta (1.7.2026–30.6.2027 ja 1.7.2027–30.6.2028). Kiinteistöhuoltopalveluun kuuluu 18 kiinteistöä joita ovat Askolan kunnan koulut, päiväkodit, sosiaali-ja terveyspalvelun käytössä olevat kiinteistöt, hallinnon käytössä olevat kiinteistöt sekä muut kiinteistöt. Kiinteistöhuoltopalveluiden työn sisältö ja laajuus sekä kiinteistöistä olevat tiedot on selvitetty tämän tarjouspyynnön liitteenä olevissa tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Askolan kunta hakee kiinteistöhuoltopalveluiden palveluntuottajaa hoitamaan Askolan kunnan kiinteistöjen hoitoa ja kiinteistöjen ulkoalueiden hoitoa sopimuskaudelle. Tehtäviin kuuluvat kiinteistönhoitopalvelujen tuottaminen sopimuksen ja palvelukuvauksen mukaisesti. Rakennusten ja teknisten järjestelmien hoitoon kuuluu toiminnan varmistaminen, havaittujen virheiden raportoiminen ja palvelukuvauksen mukaiset hoitotehtävät.
Ulkoalueiden hoito kohdistuu viherrakenteisiin, päällysrakenteisiin, aluevarusteisiin ja ulkopuolisiin rakenteisiin. Hoito sisältää myös kohteiden kunnon tarkkailun kiinteistönhoitosuunnitelman mukaisesti ja vioista raportoimisen esimiehelle ja tilaajalle sekä huoltokirjaan. Ulkoalueiden hoitoon kuuluvat puhtaanapito, talvikunnossapito ja kasvillisuustyöt. Tehtävien sisältö on kuvattu tarkemmin palvelukuvauksessa ja kohdekohtaisissa huolto-ohjelmissa. Toteutunut työ- ja työn suoritusaika kiinteistöittäin on todennettava tilaajalle tarvittaessa.
Kiinteistönhoitopalvelut tuotetaan pääsääntöisesti arkipäivisin (ma-pe) klo 7.00–16.00 välillä, ellei palvelukuvauksessa tai olosuhteista muuta johdu. Esimerkiksi lumitöiden sekä liukkaudentorjunnan osalta on palvelukuvauksessa kirjattuna normaalista poikkeavia työaikoja. Kiinteistönhoitopalvelu sisältää ympärivuorokautisen päivystyksen kaikkina viikonpäivinä. Päivystyksellä varmistetaan kiinteistön käyttötarkoituksen mukainen toiminta sekä tilojen käyttöön liittyvä turvallisuus kaikkina aikoina.
Alustava hankinta-aikataulu on esitetty tarjouspyyntöasiakirjassa " Hankinta-aikataulu"
Kohteiden esittelyt järjestetään viikolla 10, 7 -10.3.2022 välisenä ajankohtana. Tilaaja edellyttää että tarjoaja on tutustunut kohteisiin ennen tarjouksensa jättämistä. Tarjoajan tulee ilmoittaa tilaajalle osallistumisestaan kohde esittelyihin tarjouspyyntöasiakirjoissa olevalla " Kohteiden esittelyyn osallistuminen" lomakkeella ja merkitä lomakkeeseen rastilla ne ajankohdat milloin aikoo osallistua esittelyyn. Tarjoajan tulee lomake täyttää ja palauttaa sähköpostin liitteenä sähköpostiin esko.halmesmaki@askola.fi 3.3.2022 mennessä. Lomake on tarjouspyyntöasiakirjoissa sekä pdf että word muodossa. Tutustumiskäynnit järjestetään ensisijaisesti esitettynä ajankohtana mutta tilaaja voi poikkeustapauksessa järjestää vielä erikseen esittelyajankohtia uudella ajalla. Poikkeustapauksessa järjestetty esittelyajankohta ei kuitenkaan muuta lisäkysymysten esittämisen määräajan ajankohtaa tai tarjouksen määräaikaa.
Tutustumiskäynnillä tutustumiskäyntiin osallistujan tulee esittää nimensä ja mitä yritystä edustaa. Tutustumiskäynnillä esiin tulleet havainnot ja lisäkysymykset tulee esittää sähköisen Tarjouspalvelu.fi Cloudia hankintajärjestelmän kautta 16.3.2022 klo14.00 mennessä. Lisätietokysymyksiin annetaan vastaukset viimeistään 21.3.2022 tämän tarjouspalvelu.fi
kautta. Tarjoukset tulee jättää 31.3.2022 klo 14.00 mennessä tarjouspyyntöasiakirjoissa olevalla tarjouslomakkeella. Tarjouslomakkeella tulee täyttää kaikki pyydetyt kohdat. Tarjouslomake on tarjouspyyntöasiakirjoissa sekä pdf että word muodossa. Tarjouslomaketta ei saa muuttaa missään muodossa vaan ainoastaan täytetään puuttuvat ja pyydetyt asiat. Puutteellisesti täytetty tarjouslomake johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Tarjoukseen ei hyväksytä tarjoajan esittämiä omia ehtoja. Tarjous tulee jättää pyydetyssä muodossa.
Tilaaja käyttää hyväksyttyjen tarjouksien vertailussa kokonaistaloudellisesti edullisuutta missä vertailuna käytetään hintaa ja laatua. Tarjousten vertailussa hintaa painotetaan 70 % ja laatua 30 %. Tarjouspyyntöasiakirjoissa on Tarjousten vertailulaskelma mallilaskelma esimerkki exell muodossa. Tilaaja tekee tarjousten vertailun tämän mallilaskelman mukaisin perustein. Hankinnan tarkemmat sopimusehdot, tehtävien kuvaukset ja aikataulu on esitettynä tarjouspyyntöasiakirjoissa.